Ввод данных и редактирование

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трёх типов: текст, число или формула.

Текстовыми считаются те данные, которые Excel не смог распознать как число, дату или время. Во время ввода слева от строки формул появляются кнопки управления вводом: Ввод (Enter), Отмена (Cancel) и Вставка функции ( ) .

Кнопка Ввод предназначена для подтверждения введённого значения. При щелчке на ней происходит выход из режима ввода и введённое значение присваивается ячейке. Кнопка Отмена отменяет ввод набранного значения. При этом также происходит выход из режима ввода. При нажатии на кнопку Вставка функции появляется окно Мастер функций. В этом окне предлагаются несколько вариантов поиска нужной функции. Ввод текста в ячейку заканчивается нажатием клавиши <Enter> или переходом в следующую ячейку любой из 4 клавиш <>,<>,<>,<>. Введённый текст выравнивается по левому краю ячейки и может содержать буквы, цифры и специальные символы. Длина текстового значения ячейки не может превышать 255 символов.

Числа вводятся так же, как и текст, но выравниваются по правому краю. Чтобы данные соответствовали числовому формату, они должны содержать только следующие символы:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - () , / $ % . Е

В Excel при вводе данных в ячейку устанавливается формат, то есть форма их представления. Например, у чисел формат определяет такие параметры, как количество знаков после запятой, наличие и вид разделителей между тысячными разрядами, обозначение отрицательных чисел, характеристики используемого шрифта и т.д. В Excel существуют следующие форматы представления чисел: целые числа (например, 123), десятичные дроби (123,4), простые дроби (1/5) и числа в степенной форме (12 Е+2).

Чтобы изменить формат представления данных в выделенной ячейке (диапазоне):

1. Выполните команду Формат | Ячейки  откроется диалоговое окно Формат ячеек.

2. Перейдите на вкладку Число.

3. В списке Числовые форматы выделите все форматы (рис.4.2).

4. Н ажмите кнопку <Оk>. Символ # обозначает наличие одной цифры, 0- наличие одной цифры, если нет цифр до неё, то на этом месте будет выведен ноль. Число 2,678 по формату ###.## будет выведено как 2,68.

Рис. 4.2 Выбор формата числа

Символ ? обозначает значащую цифру, при этом нули перед и после числа не выводятся. Символ / обозначает, что число будет выводиться в дробном формате.

Упражнение 1. Представьте число 2,57689 в следующих форматах: 2 4/7; 2,58; 2,6Е+0.

Способы редактирования и форматирования содержимого ячеек.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки в строке формул:

1. Выделите ячейку, содержимое которой требуется изменить.

2. Выберите строку формул для перехода в режим редактирования в этой строке.

3. Сделайте необходимые изменения.

4. Нажмите кнопку Ввод слева от строки формул или клавишу <Enter>.

Чтобы произвести непосредственное редактирование содержимого ячейки:

1. Выделите ячейку и нажмите клавишу <F2>.

2. Отредактируйте содержимое ячейки.

3. Нажмите клавишу <Enter> или кнопку Ввод, чтобы принять сделанные изменения.

В любой момент во время редактирования можно отказаться от внесённых изменений, нажав кнопку Отмена слева от строки формул, или клавишу <Esc>.

Если нужно полностью заменить содержимое ячейки, выделите её и начните набирать новое значение. Старое значение будет замещаться новым.

Вводимая в ячейки Excel информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа информации Excel использует средства форматирования и защиты.

Изменение параметров шрифта

Установка шрифта для данной ячейки или диапазона производится с помощью команды Формат | Ячейки, вкладка Шрифт | Выравнивание

Для выравнивания данных в ячейке нужно предварительно выделить эту ячейку, затем выполнить команду Формат | Ячейки и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Выравнивание.

Для упрощения и повышения эффективности процесса ввода в Excel предусмотрено несколько дополнительных способов ввода. Одним из способов ввода в Excel повторяющихся значений является выбор из списка.

Упражнение 2.

1. Заполните ячейки таблицы данными как показано на рис.4. 3.

2. Щёлкните правой кнопкой мыши на ячейке В7, в которую нужно ввести данные.

3. В появившемся контекстном меню выполните команду Выбрать из списка.

4. Выберите нужное значение из списка.

П ри работе с большим объёмом данных, например со списками, возникает необходимость ввода последовательности однородно возрастающих или убывающих значений. Для облегчения таких операций в Excel существует удобная альтернатива – автозаполнение.

Рис. 4.3 Исходные данные

Последовательности чисел, дат и времени основаны на изменении какого-то базового значения с некоторым шагом. Например, если в первую ячейку занесено значение 10, а шаг последовательности равен 2, то во второй ячейке последовательности будет храниться значение 12, в третьей – 14 и т.п.

Чтобы создать последовательность:

1. Введите начальное значение в первую ячейку последовательности.

2. Выделите диапазон ячеек, в котором должна содержаться последовательность.

3. Выполните команду Правка | Заполнить | Прогрессия и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задайте параметры последовательности .

4. С помощью переключателя Расположение выберите направление заполнения – по строкам или по столбцам.

5. С помощью переключателя Тип определите тип последовательности: арифметическая прогрессия, геометрическая прогрессия или последовательность дат – положение даты.

6. Для последовательности дат выберите единицу изменения даты посредством переключателя Единицы.

7. В поле Шаг введите шаг последовательности. Для геометрической прогрессии это значение является знаменателем прогрессии, для последовательности дат задаётся количество периодов времени, выбранных в предыдущем пункте.

8. Поле Предельное значение определяет конец последовательности.

9. Нажмите кнопку <Ок>.

Самым удобным средством занесения информации является маркер заполнения, находящийся в правом нижнем углу активной ячейки. Механизм использования маркера заполнения следующий:

1. Выделите ячейку или прямоугольный диапазон, содержащий исходную информацию, подлежащую распространению.

2. Указатель мыши подведите к маркеру заполнения.

3. Маркер заполнения захватываете с помощью левой кнопки мыши и протаскиваете в нужном направлении, пока не будет «охвачена» подлежащая заполнению область.

4. Нажатую кнопку мыши отпускаете.

При выделении диапазона ячеек путём перетаскивания маркера заполнения правой кнопкой мыши появляется контекстное меню, в нём содержатся команды, описанные в таблице № 4.2.

Возможности, предоставляемые контекстным меню маркера заполнения:

1. Введите в первую ячейку последовательности начальное значение, а во вторую  значение, увеличенное на шаг.

2. Выделите этот диапазон ячеек.

С помощью правой кнопки мыши перетащите маркер заполнения так, чтобы выделить диапазон, который нужно заполнить.

Таблица 4.2

Команды контекстного меню при автозаполнении

Команда	Действие
Копировать ячейки	Копирует выделенную ячейку или диапазон в ячейки, выделенные с помощью маркера заполнения. Копируются значения и форматы.

Окончание таблицы 4.2

Заполнить	Заполняет последовательностью. Шаг последовательности выбирается автоматически.
Заполнить только форматы	Присваивает выделенным с помощью маркера заполнения ячейкам форматы исходной ячейки. Значения ячеек не меняются
Заполнить только значения	Присваивает выделенным с помощью маркера заполнения ячейкам значения исходной ячейки. Форматы ячеек не меняются
Заполнить по дням	Заполняет выделенные с помощью маркера заполнения ячейки последовательностью дат с шагом в один день, начиная с даты, содержащейся в исходной ячейке.
Заполнить по рабочим дням	Действие аналогично предыдущей команде, но пропускаются выходные дни.
Заполнить по месяцам	Заполняет выделенные ячейки последовательностью дат с шагом в один месяц, начиная с даты в исходной ячейке.
Заполнить по годам	Заполняет выделенные ячейки последовательностью дат с шагом в один год, начиная с даты в исходной ячейке.
Линейное приближение	Заполняет выделенные ячейки значениями, полученными при линейной аппроксимации значений, содержащихся в исходном диапазоне.
Экспоненциальное приближение	Заполняет выделенные ячейки значениями, полученными при экспоненциальной аппроксимации значений, содержащихся в исходном диапазоне.
Прогрессия	Открывает окно Прогрессия.

Упражнение 3. Создайте последовательности различных типов, как показано на рис. 4.4 двумя способами: командой Правка | Заполнить | Прогрессия и с помощью маркера заполнения.

При работе в Excel может возникнуть потребность в создании текстовых последовательностей. Excel может создать последовательность на основе заданного ранее так называемого списка автозаполнения. Если при автозаполнении в первой ячейке диапазона находится значение, принадлежащее одному из списков, то остальные ячейки будут последовательно заполнены значениями из данного списка.

Чтобы создать, изменить или удалить список автозаполнения:

1. Выполните команду Сервис | Параметры.

2. В появившемся окне Параметры перейдите на вкладку Списки (рис. 4. 5).

3. Чтобы изменить список, выделите его в перечне Списки, отредактируйте список элементов в поле Элементы списка и нажмите кнопку <Добавить>.

4. Чтобы удалить список, выделите его в перечне Списки и нажмите кнопку <Удалить>.

После завершения работы со списками нажмите кнопку <Ok>. Если вы хотите отменить сделанные изменения, нажмите кнопку <Отмена>.

Рис. 4.4 Примеры последовательностей

Упражнение 4. Создайте текстовые последовательности: знаки Зодиака, основные узлы компьютера, изучаемые дисциплины.

Рис. 4. 5 Работа со списками автозаполнения

Для выхода из Excel можно использовать несколько способов:

1. Выполните команду Файл | Выход.

2. Нажмите кнопку (кнопка закрытия окна) в правом верхнем углу окна приложения Microsoft Excel.

3. Используйте сочетание клавиш <Alt>+<F4>.

4. Дважды щёлкните на значок системного меню в левом верхнем углу окна Word.

Если во время работы вы вносили какие-либо изменения в рабочие книги Excel автоматически выводит диалоговое окно о сохранении результатов работы.