6.5. Процесс согласования между Специалистом и Заказчиком решений, от которых зависят дальнейшие действия Специалиста.

6.5.1. Специалист должен стремиться к тому, что бы Заказчик в максимальной степени владел содержанием тех решений, проекты которых готовит Специалист.

Это становится особенно важным, если речь идет об организационных решениях, о действиях организационных механизмов, основанных на таких решениях. Если Заказчик владеет содержанием таких решений, то риск возникновения каких-либо отрицательных последствий от реализации этих решений существенно снижается, а их положительное влияние на качество и эффективность работы существенно увеличивается.

Кроме того, значительная доля содержания организационных решений – это установление обязанностей для различных работников Заказчика. Такие обязанности невозможно установить без участия уполномоченных лиц Заказчика.

Если Заказчик желает подробно знать содержание предлагаемых Специалистом решений, желает получить от Специалиста различные пояснения, то Специалист обязан предоставить Заказчику всю необходимую информацию, комментарии, пояснения.

6.5.2. Однако, у уполномоченных лиц Заказчика не всегда в нужном объеме имеются ресурсы, необходимые для вдумчивого изучения проектов решений, предлагаемых Специалистом, для их обсуждения, принятия по ним решений, а также для осуществления действий, направленных на их реализацию. В этом и состоит главная проблема процесса согласования решений между Специалистом и Заказчиком.

6.5.3. В результате может возникать ситуация, характеризующаяся следующими обстоятельствами. Применительно к некоторой задаче на Предприятии Заказчика решения либо не приняты вовсе, либо действующие решения существенно устарели и перестали способствовать качественному и эффективному решению задачи. В результате такой работы возникает существенный вред для Заказчика.

6.5.4. На наш взгляд, для указанной ситуации имеются, как минимум, следующие варианты решения.

Первый вариант. Уполномоченное лицо предприятия идет на затраты некоторого объема ресурсов (своего личного времени, сил, энергии), направленные на согласование проектов решений, предлагаемых Специалистом. Отрицательными последствиями этого варианта является необходимость трудозатрат уполномоченного лица.

Второй вариант – наделить организационно-распорядительными полномочиями Специалиста. В этом случае как для Заказчика так и для Специалиста возникают различные риски, связанные с неверным использованием Специалистом полученных полномочий.

Третий вариант – ждать, ничего не делать, оставлять все в том же положении. Отрицательные последствия – наличие ежедневного существенного вреда для Заказчика.

6.5.5. На наш взгляд, лучший из трех представленных вариантов – первый. Его отрицательные последствия, на наш взгляд, меньше чем у двух других вариантов.

Тем не менее, задача Специалиста – постараться уменьшить отрицательные последствия для Заказчика от применения этого первого сценария. Как уже говорилось, в рамках первого способа отрицательными последствиями для Заказчика является необходимость тратить труд, время, силы уполномоченных лиц.

Механизмы уменьшения указанных отрицательных последствий мы и рассмотрим в дальнейшем.

6.5.6. Явный, Условно Явный и Неявный методы согласования.

Процесс согласования между Специалистом и Заказчиком содержания каких-либо решений может быть организован, как минимум, следующими способами.

Явный метод согласования – такой, при котором первая или новая редакция некоторого решения считается согласованной с Заказчиком и вступает в силу только после подписания этого документа Заказчиком и Исполнителем и обмена между ними подписанными экземплярами. В качестве такого экземпляра допустим, в том числе, сканированный экземпляр, переданный по e-mail. При применении Явного метода в письме Заказчику должно быть указано, что при отсутствии реакции Заказчика без получения подписи Заказчика Исполнитель не сможет реализовать предлагаемое решение и применяться по-прежнему будет действующий в настоящий момент вариант.

Условно Явный метод согласования – такой, при котором первая или новая редакция некоторого решения считается согласованной с Заказчиком и вступает в силу после того, как Заказчик выразит свое согласие любым явным образом, кроме подписания документа, при условии, что у Специалиста останутся доказательства этого согласия (например, аудиофайл или электронное письмо).

Неявный метод согласования – такой, при котором первая или новая редакция некоторого решения считается согласованной с Заказчиком и вступает в силу в случае отсутствия отрицательной реакции Заказчика в течение указанного Специалистом времени.

При применении Неявного метода в письме Заказчику должно быть указано следующее:

А) Содержание предлагаемого варианта решения. В случае Неоднозначной задачи – содержание различных вариантов решения, их преимуществ и недостатков и указание на один из них в качестве варианта «по умолчанию»;

Б) Сообщение о том, что указанный вариант решения будет применяться Специалистом в случае отсутствия отрицательной реакции Заказчика в течение указанного Специалистом времени

6.5.7. Недостатки Неявного метода.

А) Существенно увеличивается вероятность того, что Заказчик не осознает содержание решения, которое будет реализовываться. Так как именно Заказчик, а не Исполнитель, в существенно большей степени владеет целями, к которым предприятие стремится, и организационным устройством его бизнес-процессов, то применение каких-либо новых организационных решений без их осознания Заказчиком существенно увеличивает риск возникновения вреда для Предприятия от их применения. Это главный вид отрицательных последствий Неявного метода согласования.

Б) Возникает риск неоплаты со стороны Заказчика некоторого объема работы, выполненной Исполнителем. Дело в том, что реализация новых организационных решений может повлечь за собой, в том числе, увеличение объема работы Исполнителя и, соответственно, увеличение стоимости этой работы. Но так как способ согласования – Неявный, то велика вероятность, что Заказчик не осознает, что объем работы Исполнителя и стоимость этой работы будут увеличены. И когда дело дойдет до платежа – откажется платить. Этот вид отрицательных последствий от применения неявного метода имеет место скорее для Исполнителя. Но наступление отрицательных последствия для Исполнителя наступлению благоприятных последствий для Заказчика тоже не способствует.

6.5.8. Преимущества Неявного метода.

Преимущества Неявного метода согласования могут возникнуть только в случае, если у Заказчика нет в достаточном объеме ресурсов (времени и др.) на процесс Явного согласования. В этом случае отрицательные последствия для Заказчика от бездействия (которые были описаны выше) могут оказаться больше, чем отрицательные последствия от применения Неявного метода.

В этом и есть единственное преимущество Неявного метода. Он сокращает затраты времени Заказчика, тем самым позволяет все же согласовать содержание решения и избежать отрицательных последствий бездействия.

6.5.9. Условно Явный метод по своим преимуществам и недостаткам является промежуточным между Явным и Неявным методом.

6.5.10. Отметим, что применять Условно Явный метод согласования целесообразно только в случае, если у Заказчика отсутствуют в достаточном объеме ресурсы (время) на применение Явного метода, а Неявный метод – только в случае, если у Заказчика отсутствуют в достаточном объеме ресурсы (время) на применение даже Условно Явного метода.