21.2. Формат бд.

21.2.1. Информационные регистры могут вестись на бумажных или электронных носителях информации. В современном обществе в подавляющем большинстве случаев для информационных регистров используются электронные носители информации. Поэтому, в дальнейшем под словосочетанием «База Данных» (БД) мы будем понимать совокупность связанных между собой электронных информационных регистров.

БД состоит из информационных регистров, связанных между собой в рамках определенной структуры. В свою очередь, каждый информационный регистр имеет свою структуру. Каждый вид информации, который может храниться в регистре, имеет свои характеристики (тип информации, максимальный размер и т.п.). Все это вместе составляет формат БД.

21.2.2. Если некоторый формат БД направлен на хранение информации, предназначенной для решения задач в области бухгалтерского учета, то БД такого формата можно назвать бухгалтерской БД.

21.2.3. Компьютерные программы, формирующие для пользователя возможности по влиянию на БД (добавление, изменение, удаление, просмотр информации) обычно называют Средствами по Управлению Базами Данных (СУБД). Если некоторое СУБД управляет именно бухгалтерской БД, и если к возможностям СУБД добавить возможности по проведению определенных расчетов и формированию определенного вида документов и отчетов, связанных с налоговым правом и бухгалтерским учетом, то образуется компьютерная программа, которую можно назвать бухгалтерской компьютерной программой.

Формат БД и компьютерная программа по ее управлению имеют жесткую взаимосвязь между собой. Конкретный формат БД создан под конкретную компьютерную программу, и наоборот – конкретная компьютерная программа создана для управления БД, имеющей конкретный формат. Поэтому, часто под словосочетанием «Бухгалтерская программа» понимают не только саму компьютерную программу, но и прилагаемый к ней формат бухгалтерской БД, которая управляется этой программой. Поэтому идентифицировать (называть) конкретный формат бухгалтерской БД проще всего через наименование компьютерной бухгалтерской программы, в связке с которой создан этот формат. Именно так мы и будем действовать в дальнейшем.

В РФ в малом и среднем бизнесе общераспространенными бухгалтерскими программами являются продукты компании «1С», такие, как «1С. Бухгалтерия», «1С. Управление предприятием» и другие. На рынке присутствуют и другие бухгалтерские программы. ГК «ВостокИнвест» в своей деятельности для обслуживания существенной доли Заказчиков использует бухгалтерскую программу собственной разработки «ЭкспрессБухгалтерия».

21.2.4. Формат БД оказывает существенное влияние на процесс регистрации информации и на другие бухгалтерские процессы. Например, при регистрации информации о реализации товаров или готовой продукции перечни конкретных параметров, значения которых необходимо зарегистрировать в БД формата «1С. Бухгалтерия» и в БД формата «ЭкспрессБухгалтерия», существенной отличаются. Отличаются также конкретные механизмы регистрации параметров. Все это вместе в существенной степени влияет на объем трудозатрат, необходимых для процесса регистрации.

21.2.5. Краткое сравнение форматов БД «1С» и «ЭкспрессБухгалтерия» и соответствующих видов программного комплекса

Недостатки формата «1С»:

А) Сложность и многочисленность настроек. Как следствие - большая вероятность наличия некорректных настроек, что может привести к некорректным отчетам.

Б) Большее количество трудозатрат при регистрации данных.

Недостатки формата «ЭкспрессБухгалтерия»:

А) Менее строгий формат данных. Как следствие - большая вероятность «ошибок пользователя» при регистрации данных.

Б) Неспособность хранить и обрабатывать большие объемы информации.