9.3. Ответственность.

9.3.1. Слово «ответственность» имеет два значения – позитивная ответственность и негативная ответственность.

Позитивная ответственность за некоторую функцию означает наличие лица, на которого возложена обязанность по осуществлению этой функции.

Негативная ответственность за некоторую функцию означает неблагоприятные последствия (санкции), которые могут быть наложены на лицо, не исполнившее обязанность по осуществлению этой функции.

В дальнейшем в настоящем тексте под словом «ответственность» будет пониматься позитивная ответственность.

9.3.2. Если по некоторому виду действий не установлено лицо, обязанностью которого является выполнение этого вида действий (то есть за этот вид действий не установлена ответственность), это приводит к существенному увеличению вероятности следующих событий:

А) Указанная функция не будет осуществляться;

Б) Указанная функция будет осуществляться некачественно.

Поэтому, необходимым условием для обеспечения качественного выполнения некоторого вида действий является установление ответственности за этот вид действий.

9.3.3. Ответственность за какое-либо действие не возникает сама собой, а является следствием каких-либо организационных решений и сопутствующих механизмов контроля. Поэтому, любые методы установления ответственности приводят к возникновению дополнительных трудозатрат, связанных исключительно с установленными механизмами ответственности.

9.3.4. Принцип "Выполнить или предупредить".

У ответственных лиц имеются обязательства по осуществлению тех или иных действий. Обязательства могут возникать не только «по вертикали» (решение руководителя или коллективного органа), но и «по горизонтали» (договоренность).

Если у лица возникло обязательство, оно должно быть исполнено.

Если по какой-либо причине обязательство не может быть исполнено, информация об этом, а также о причинах невозможности исполнить обязательство должна быть доведена до лиц, перед которыми принято обязательство, в как можно более ранний срок.

Если к моменту исполнения обязательства обстоятельства изменились таким образом, что, по мнению исполняющего обязательство, исполнение обязательства может нанести вред лицу, перед которым оно принято, то исполняющий обязательство должен представить свое мнение лицу, перед которым принято обязательство, в срок до момента, установленного для выполнения обязательства. Если это сделать невозможно, то обязательство должно быть выполнено в том виде, в котором оно принято.

Ситуация, при которой принятое обязательство не исполняется и при этом информация о его неисполнении не доводится до лиц, перед которыми принято обязательство, является категорически недопустимой с точки зрения организации и управления процессами.

9.4. Сроки.

9.4.1. Если по некоторому виду действий не установлены сроки выполнения, это равносильно тому, что обязанность по совершению действий этого вида не установлена.

Например, если установить, что каждый налогоплательщик обязан представлять декларацию по НДС, но не установить срок выполнения этой обязанности, то получится, что обязанность не установлена, так как представить декларацию при таких условиях можно в любой бесконечно длительный срок – то есть можно вообще не представлять.

Поэтому, необходимым условием для обеспечения качественного выполнения некоторого вида действий является установление сроков выполнения.

9.4.2. Установить срок совершения будущего действия – это значит установить период времени, в течение которого это действие должно быть выполнено.

9.4.3. Период времени может быть определен путем его прямого указания.

Примеры: Март 2017 года; 2-й квартал 2019 года.

9.4.4. Период времени может быть определен двумя моментами времени (начальным и конечным) или только конечным моментом.

Если указан только конечный момент времени, это означает, что действие должно быть совершено в любое время до этого момента. Если указан как начальный, так и конечный моменты времени, это означает, что действие должно быть совершено между этими моментами.

9.4.5. Вид указываемого момента времени (начальный или конечный) обычно обозначается с помощью специальных наречий или предлогов, а именно:

Начальный момент времени обозначается, в частности, словами «После», «От», «С», «Не ранее».

Конечный момент времени обозначается, в частности, словами «До», «Не позднее».

9.4.6. Момент времени может быть определен путем прямого указания конкретного момента времени (пример: 27.12.2016, 13-00);

9.4.7. Момент времени может быть определен путем указания на некоторые события, которые уже произошли или могут произойти в будущем. В качестве таких событий может быть использовано как одно событие, так и совокупность нескольких событий.

Примеры:

Не позднее последнего рабочего дня месяца;

Не ранее формирования бухгалтерской отчетности;

Не позднее более раннего из следующих событий: реализации товара или получения оплаты за товар.

9.4.8. Момент времени может быть определен путем указания на некоторое событие и отрезка времени, отсчитываемого от этого события вперед или назад.

Примеры:

Не позднее 2-х рабочих дней с момента передачи …;

Не позднее 3-х дней до начала календарного месяца;

Не ранее 10-ти дней с момента получения предоплаты.