Лабораторная работа Базы данных в Excel
Текущая и две последующие лабораторные работы посвящены изучению средств и методов работы с таблицами данных предоставляемых табличным процессором Excel. Работы могут проводиться на компьютерах с различными операционными системами. Поэтому большая часть рисунков представлена как для ОС Windows так и для ОС Mac-OS-X. Рисунки для ОС Mac-OS-X имеют те же номера что и для ОС Windows но завершаются пометкой «mac».
Цель занятия.
Изучение ввода данных, поиска данных, сортировки и фильтрации данных, подведение промежуточных итогов по данным базы.
Теоретическое обоснование.
Таблицы Excelможно использовать в качестве баз данных. В этом случае применяется следующая терминология: столбцы таблицы называются полями, верхняя строка – заголовками полей, остальные строки – записями (рис.1).
Рис.1
Основными задачами при работе с базами данных являются:
ввод данных,
поиск данных,
сортировка и фильтрация данных,
подведение промежуточных итогов по данным базы.
Эти операции доступны через пункт меню ДАННЫЕ (DATA)(рис.2).
Рис.2
Рис.2-mac
Ввод данныхв таблицу можно осуществлять обычным заполнением или копированием ячеек, так и используя режим формы. Вызов формы осуществляется следующим образом:
Выделяется любая ячейка таблицы
Выбирается пункт меню: ДАННЫЕ -> Форма (DATA-Form…).
На экране появится форма, приведенная на рис.3.
Рис.3
Рис.3-mac
Перемещение по записям:
Стрелки вверх и вниз.
Переход к первой или последней записи:
Ctrl+стрелка вверх,Ctrl+стрелка вниз.
Перемещение по полям формы:
Клавиши TAB и SHIFT+TAB.
Добавление или удаления записи:
Кнопки Добавить (New)иУдалить (Delete).
Копирование данных из поля предыдущей записи:
Ctrl+кавычки (клавиша с буквой Э).
Поиск данных (записей) по критерию.
Этот режим позволяет отображать в форме только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.
Переход в режим поиска записей по критерию осуществляется выбором команд: ДАННЫЕ -> Форма -> Критерии (DATA-Form…-Criteria). Затем следует задать в полях условия поиска. При этом можно использовать следующие символы-заменители:
?- заменяет один символ,
*- заменяет любое количество символов,
< > <= >= =используются для записи условий.
После задания критерия нажатие кнопок Назад и Далее будет приводить к переходам только на те записи, которые удовлетворяют заданным условиям.
Для нашего примера таблицы (рис.1) при задании критериев как на рис.4 отобрана будет только 1-я запись (рис.3).
Рис.4
Для упорядочивания данныхслужит операциясортировки:ДАННЫЕ -> Сортировка… (DATA-Sort…)
Перед вызовом команды надо поставить курсор в одно из полей таблицы. После выбора команды ДАННЫЕ -> Сортировка(DATA-Sort…) откроется диалоговое окно рис.5.
Рис.5
Рис.5-mac
Как видно в этом окне можно задать три критерия сортировки. В полях Сортировать по (Sort by),Затем по (Then by),В последнюю очередь по (Then by)задаются названия сортируемых полей. Справа размещены переключатели направления сортировки: по возрастанию (Ascending) – от первой буквы алфавита к последней, от меньшего числа к большему, от более ранней даты к более поздней и по убыванию (Descending)– в обратном направлении. Переключатели Идентифицировать поля по подписям и Идентифицировать поля по обозначениям позволяют соответственно включать и не включать верхнюю строку таблицы в процессе сортировки. Кнопка Параметры открывает диалоговое окно, позволяющее установить последовательность нестандартной сортировки.
Для базы представленной на рис.1 зададим критерии сортировки рис.6.
Рис.6
Рис.6-mac
Сортировка будет осуществляться по полю Жанра затем Цены и в последнюю очередь по Количеству заказанных экземпляров. Результат сортировки представлен на рис.7.
Рис.7
Рис.7-mac
Для +задаваемым условиям и перевода остальных в скрытое состояние служит фильтрацияданных:ДАННЫЕ->Фильтр->Автофильтр (Data-Filter-AutoFilter)илиДАННЫЕ->Фильтр->Расширенный фильтр… (Data-Filter-Advanced Filter…)
Рассмотри сначала работу с автофильтром. При выборе команды ДАННЫЕ->Фильтр->Автофильтр (Data-Filter-AutoFilter)в строке названий полей размещаются кнопки раскрывающихся списков (рис.8). С помощью этих кнопок в выпадающих окнах можно задавать критерии отбора строк (фильтрации). При задании критериев в нескольких полях они объединяются по принципу логического умножения.
Рис.8
Рис.8-mac
Кроме выбора одного критерия в выпадающем окне (например, ЖЗЛ на рис.8) можно выбрать пункт Условие (Custom Filter…). В этом случае откроется окно, в котором можно задать более сложный критерий выбора для текущего поля. На рис.9 для поля Ценазадан диапазон цен больше 80 и по 240 рублей.
Рис.9
Рис.9-mac
Результат выполнения сложного условия фильтрации представлен на рис.10.
Рис.10
Кнопки полей, для которых выполнена фильтрация, выделяются синим цветом. Чтобы отменить автофильтр снимите флажок Автофильтр(Data-Filter-AutoFilter)(повторное выполнение командыДАННЫЕ->Фильтр->Автофильтр).
Теперь рассмотрим использование расширенного фильтра (ДАННЫЕ->Фильтр->Расширенный фильтр…)(Data-Filter-Advanced Filter…)для более сложных критериев фильтрации.
Возможности расширенной фильтрации рассмотрим на примере решения следующей задачи.
На основе имеющейся базы (таблицы) нам надо сформировать таблицу из полей Заказчик,Адрес заказчика,Автор,Название,Жанрс записями соответствующими условиям:
заказ оформлен в период 04.01.2000-30.05.2000 на книги издательства Молодая гвардия при цене книги более 50 рублей,
а также (или) заказ оформлен в период 02.02.2000-14.02.2000 на книги издательства Чужое ЭХО а также при цене книги менее 400 рублей,
а также (или) все заказы, оформленные в период 01.05.2000-30.05.2000,
а также (или) все заказы на книги Издательства Крымский мост-9Д.
Для решения задачи необходимо выполнить следующие действия:
Создать область критерия. Для этого заполнить ячейки как показано на рис.11.
Рис.11
Здесь столбцы соответствуют критериям, отобранным для фильтрации. Каждая строка описывает соответствующее условие из четырех условий фильтрации сформулированных выше. Условия, записываемые в одной строке, объединяются условием И. Условия, записанные в разных строках, объединяются условием ИЛИ.
Такую таблицу удобно расположить на отдельном листе. Мы так и сделаем. Создадим такую таблицу на листе 2.
Далее на том же листе где находится база справа или ниже ее заполняем ячейки именами полей таблицы, которая будет создана после фильтрации (Заказчик, Адрес заказчика, Автор, Название, Жанр). Мы сделаем это в области расположенной справа от базы.
Рис.12
Устанавливаем курсор на любую ячейку базы данных и вызываем диалоговое окно Расширенный фильтр (ДАННЫЕ->Фильтр->Расширенный фильтр…)(Data-Filter-Advanced Filter…) (Рис. 13).
Рис.13
Рис.13-mac
Устанавливаем переключатель скопировать результат в другое место. В этом случае мы сможем видеть и исходную базу и таблицу с отфильтрованными данными. Задаем исходный диапазон (соответствует координатам базы). Задаем диапазоны условий и размещения результата. Для понимания координат см. рис.11 и рис.12.
Нажимаем OKи получаем результат представленный на рис.14.
Рис.14
Теперь перейдем к рассмотрению процесса получения итоговпо данным базы. Эту процедуру рассмотрим на примере решения конкретной задачи. Но прежде чем сформулировать эту задачу внесем некоторые изменения в базу данных. После поля количество, обозначающее количество книг в заказе, добавим поле сумма, обозначающее сумму заказа. В ячейки записей на пересечении с полемСуммавставим формулу произведения содержимого ячеек полейЦенаиКоличество. Для этого, предварительно выделив ячейку первой записи поляСуммав поле ввода формулы введем формулу =I3*J3; в ячейку поляСуммавторой записи введем формулу =I4*J4 и т.д. Для ускорения этого процесса после ввода формулы в ячейку первой записи можно выделить эту ячейку однократным нажатием и отпусканием левой кнопки мыши, затем поставить курсор мыши на правый нижний угол ячейки и нажав левую кнопку мыши тянуть ее вниз до конца таблицы. Произойдет копирование формулы во все ячейки. В результате будем иметь таблицу как на рис.15.
Рис.15
Теперь сформулируем задачу получения итогов по базе данных. Требуется получить результаты продаж книг в натуральном и денежном эквиваленте по книгам каждого жанра отдельно и вместе. Для решения данной задачи вначале отсортируем порядок записей по полю Издательство (ДАННЫЕ -> Сортировка…)(Data-Sort…). Результат на рис.16.
Рис.16
Теперь вызываем команду Итоги… (ДАННЫЕ ->Итоги…)(Data-Subtotals…). Результатом станет появление диалогового окна рис.17. Задаем значение полей как показано на рисунке. В полеПри каждом изменении в: (At each change in)указываем имя поля по группам позиций которого требуется получение итогов. В полеОперация (Use function)указываем операцию над значениями ячеек. В нашем случае это сумма как для количеств книг так и для величин сумм заказов. В поле добавить итоги по: указываем те поля для которых собственно требуется получение итогов. ЭтоКоличествоиСумма заказа. НажимаемOKи получаем результат рис.18.
Рис.17
Рис.17-mac
Рис.18
Слева появилась карта структуры базы данных. Кнопки со знаком минус позволяют свернуть соответствующую ей группу данных, от которой остается только одна итоговая строка, а на кнопке появляется знак плюс (рис.19).
Рис.19
Задание.
Изучить теоретическое обоснование.
В соответствии со структурой базы данных показанной на рис.15 создать собственное наполнение ее данными. Сохранить файл. Не менее двадцати записей. Таблицу или копию экрана поместить в файл отчета.
Предложить три критерия поиска и выполнить поиск по ним. Описание критериев и выборки записей, удовлетворяющие им поместить в файл отчета.
Предложить три критерия сортировки и выполнить их. Описание критериев или копии экрана с ними, а также получаемые после сортировок таблицы поместить в файл отчета.
С помощью Автофильтра произвести фильтрацию по сложному условию по одному полю, двум полям и трем полям одновременно. Описание сложных условных фильтраций или копии экранов с ними, а также виды получаемых таблиц поместить в отчет.
Сформулировать критерии расширенной фильтрации. Выполнить расширенную фильтрацию. Таблицы с заданием критериев расширенной фильтрации и полученную таблицу поместить в отчет.
Предложить и сформулировать виды итогов. Получить таблицу итогов. Описание получаемых итогов и таблицу с ними поместить в отчет.
Оформить отчет.
Заключение.
В результате выполнения лабораторной работы вы должны знать и уметь выполнять:
ввод данных,
поиск данных в базе,
сортировку и фильтрацию данных,
подведение промежуточных итогов по данным базы.