Описание процесса
Бизнес-процесс «Ведение договорной работы в системе SAP ERP» является вспомогательным на предприятии ООО «Газпром нефтехим Салават». В таблице 2 представлена общая характеристика данного бизнес-процесса.
Таблица 2. Общая характеристика бизнес-процесса «Ведение договорной
Работы в системе sap erp»
Параметр |
Описание |
Название |
Ведение договорной работы в системе SAP ERP |
Тип |
Вспомогательный |
Цель |
Выполнение всех обязательств в установленные договором сроки |
Периодичность проведения |
Постоянная |
Входы |
Заявка на проведение конку-рентной закупки |
Выходы |
Заархивированный исполнен-ный договор, расторгнутый до-говор, судебное заключение, до-полнительное соглашение |
Блок описываемого в таблице бизнес-процесса «Исполнение условий по договору» непосредственно связан с описанной выше проблемой, его подробная декомпозиция в нотации IDEF0 представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 – Декомпозиция существующего блока «Исполнение условий по договору»
Бизнес-процесса «Ведение договорной работы в системе sap erp»
Для решения проблемы несвоевременного архивирования кураторами карточек договоров в системе SAP ERP создана подсистема оповещения кураторов о необходимости архивировании карточек договоров RCM. Данную подсистему реализует функциональный блок «Оповещение кураторов о необходимости архивировании кар-точек договоров».
Декомпозиция предлагаемого блока «Исполнение условий по договору» бизнес-процесса «Ведение дого-ворной работы в системе SAP ERP» представлена на рисунке 3.
Подсистему оповещения кураторов о необходимости архивирования карточек договоров рассмотрим подробнее в следующей главе.
Рисунок 3 – Декомпозиция предлагаемого блока «Исполнение условий по договору»
Бизнес-процесса «Ведение договорной работы в системе sap erp»
3. Описание подсистемы и результаты внедрения
Результатом проведения реинжиниринга бизнес-процесса «Ведение договорной работы в системе SAP ERP», описанного во 2 главе данной статьи, является подсистема оповещения кураторов о необходимости архивирования карточек дого-воров.
Подсистема представляет собой селекционный экран, позволяющий выбрать нужные карточки и осуществить рассылку уведомлений на почты кураторам (рисунок 4).
Отобрать карточки договоров можно по следующим параметрам:
по куратору;
по времени нахождения карточки в статусе «Исполнен».
Подсистема предусматривает выборку кар-точек договоров по времени нахождения карточки в статусе «Исполнен»:
более месяца;
более полугода;
более года.
Если на селекционном экране отмечено «Отправить», то на почты выбранных кураторов придут письма-уведомления с информацией по закрепленным за ними карточкам, которые необ-ходимо перевести в статус «Архив». Пример письма-уведомления представлен на рисунке 5.
Результаты внедрения описанной подсистемы пред-ставлены в таблице 3.
Таблица 3. Результаты внедрения подсистемы оповещения об архивировании карточек договоров
Наименование показателя |
Значение |
|
до внедрения |
после внедрения |
|
Число заархивирован-ных договоров |
133 |
1563 |
Экономия затрат на оплату лицензий по карточкам договоров за счет архивирования |
5745 евро |
70953 евро |
Процентное соотношение сэкономленных средств от затрат на оплату лицензий по карточкам договоров |
0,33 % |
4,1 % |
Из приведенной таблицы можно сделать вывод, что создание подсистемы оповещения кураторов о необ-ходимости архивирования карточек договоров эконо-мически оправдано.
Рисунок 4 – Селекционный экран
Рисунок 5 – Письмо-уведомление