Макаров Станислав Евгеньевич
Создание подсистемы оповещения об архивировании карточек договоров в sap erp
Аннотация: в статье в рамках бизнес-процесса «Ведение договорной работы в системе SAP ERP» рассматривается проблема несвоевременной архивации карточек договоров и предлагается решение путем создания подсистемы оповещения кураторов карточек договоров о необходимости архивирования.
Ключевые слова: SAP ERP, бизнес-процесс, модуль RCM, нотация IDEF0, подсистема, договор, лицензирование, карточка договора, статус карточки, селекционный экран.
Введение
Архивирование данных представляет собой процесс идентификации и перемещения неактив-ных данных корпоративных информационных систем в специализированные системы для дли-тельного хранения архивных данных [1]. Пере-мещение неактуальных данных из корпоративных информационных систем способствует опти-мизации распределения ресурсов, а в некоторых случаях и снижению финансовых затрат пред-приятия [2]. В системе SAP ERP каждый объект модуля Records and Case Management (RCM) лицензирован. За каждую из лицензий, включая карточки договоров RCM, ежегодно производится оплата. Лицензирование карточек договоров RCM осуществляется до проведения процедуры архи-вации данных, после чего объект не учитывается при очередном подсчете лицензий, соответственно оплата по нему не производится. Следовательно, своевременный перевод карточки в статус «Архив» позволит снизить финансовые затраты предприятия на оплату лицензий. Процесс архивации карточек договоров входит в большой бизнес-процесс «Ведение договорной работы в SAP ERP» на предприятии ООО «Газпром нефтехим Салават» в Центре компетенции SAP.
Таким образом, данная статья посвящена реинжинирингу бизнес-процесса «Ведение дого-ворной работы в SAP ERP» путем создания подсистемы оповещения кураторов (сотрудников, отвечающих за ведение карточек договоров) о необходимости архивации карточек договоров (документов, содержащих всю информацию о договоре, а также связанные данные) в системе SAP ERP.
Архивирование документов в системе sap erp
Стандартное решение в SAP ERP позволяет выполнять архивирование документов на SAP ContentServer с хранением их либо в базе SAP MaxDataBase (MaxDB), либо на файловой системе сервера. Решения по архивированию документов SAP позволяют в значительной степени расширить возможности архивирования, позволяя архивировать документы на внешних системах хранения данных, существенно снижая нагрузку на продуктивную базу данных и бюджет на ее поддержание, одновременно повышая ее доступность [3].
Основными кандидатами на архивирование являются документы с большим сроком хранения, документы, содержащие графические объекты или прикрепленные файлы, не используемые в режиме изменения документы.
В системе SAP ERP определено большое количество различных документов, почти все они могут быть архивированы. В общем случае перечень документов, которые целесообразно архивировать, зависит от орга-низации бизнес-процессов в компании.
Наиболее целесообразно использовать процесс архивирования для типов документов, указанных в таблице 1 [4].
Таблица 1. Типы документов для архивирования по модулям системы SAP ERP
Модуль SAP ERP |
Тип документа для архивирования |
Человеческие ресурсы |
Результаты расчета заработной платы, долгосрочные документы менеджмента персонала, результаты оценки времени |
Финансы |
Архивирование спецрегистров, архивирование гибкой главной книги |
Управление |
Документы отдельных позиций регистрации затрат и выручки, документы перерасчета затрат в модуле SAP CO, документы регистра материалов, документы отдельных позиций калькуля-ционного учета результатов |
В настоящее время многие компании-разработчики пошли по пути создания собственных решений для архивирования документов при работе с системами SAP. Большинство решений основано на замене стандартного SAP Content Server на собственную разработку. Этому способствует простота реализации методов работы сервера содержимого на языках программирования, доступность документации, понятная программа сертификации собственной разработки в компании SAP. Фактически сервер содержимого должен обеспечивать выполнение нескольких основных функций, а именно:
сортировка, обновление или добавление документов в выбранный репозиторий документов;
получение документов или их частей из репозитория документов;
получение информации о документах или их содержимом;
поиск документов по их атрибутам;
удаление документов.
В системе SAP ERP могут использоваться различные технологии архивирования данных. Далее рассмотрим некоторые из них.
Archive Services for SAP – это комплексное решение одного из ведущих производителей программного обеспечения с большим количеством дополнительных функций. В качестве базового уровня архивного хранения предлагается Centera.
Content Server представляет собой универсальный инструмент архивирования для SAP ERP. Решение Technoserv Content Server 1.2 предназначено для выполнения архивирования документов, находящихся в системе SAP, на специализированную систему архивного хранения, например, доступ к которой осуществляется при использовании Application Program Interface (API) архивного устройства по локальной сети предприятия. Также данный продукт позволяет выполнять архивирование документов SAP ERP на файловую систему сервера с установленным Tесhnoserv Content Server.
Отличительные особенности решения Tесhnoserv Content Server заключаются в следующем:
использование в качестве веб-сервера SAP Java 2 Enterprise Edition (J2EE), входящую почти в любой системный ландшафт SAP ERP;
полная совместимость с SAP Content Server. Настройка и работа с Tесhnoserv Content Server осуществляются с использованием стандартных транзакций SAP ERP;
возможность модификации решения под конкретные требования заказчика;
возможность использования в качестве места хранения архивной информации (помимо Centera) широкого спектра архивных хранилищ при наличии у них возможности доступа к хранимой информации по API [5].
ArchiveLink. ArchiveLink – технология, интегрированная в сервер приложений SAP Web Application Server для связи заархивированных документов и документов, введенных в систему SAP.
Связь документов с учетом содержания гарантирует долгосрочный и простой доступ к документам. На экране документа можно напрямую перейти к документу из архива, связанному с ним. Технология предусматривает использование атрибутов для поиска документов, что заменяет такие трудоемкие процессы, как изготовление копий оригиналов и поиск информации, относящейся к процедуре.
SAP ArchiveLink включает следующие интерфейсы:
интерфейс пользователя: интерфейс с приложениями SAP ERP;
интерфейс с внешними компонентами: системы архивации и сканирования.
Важным элементом ArchiveLink является Бизнес-объект, который создается в системе при поступлении документа. Бизнес-объект и документ из хранилища должны быть уникально определены для связи.
Бизнес-объект и сохраняются документ должен быть однозначно определены для ссылки. Идентификация бизнес-объект состоит из:
клиента;
типа бизнес-объекта;
Identification (ID) бизнес-объекта;
Документ из хранилища идентифицируется по:
ID содержимому хранилища;
ID документа [6].
На рисунке 1 представлена диаграмма связи между вышеперечисленными идентификаторами.
Рисунок 1 – Диаграмма связи между идентификаторами в ArchiveLink
Далее перейдем непосредственно к описанию рассматриваемого в статье бизнес-процесса.