Управление документами суот

Для обеспечения управления записями в соответствии с п. 65 Типового положения работодатель устанавливает и утверждает формы и рекомендации по оформлению локальных нормативных актов и иных документов, содержащих:

• структуру системы (можно в данном разделе разместить блок-схему или упомянутую в разделе 3 матрицу распределения обязанностей и ответственности в области охраны труда),

• обязанности и ответственность в сфере охраны труда для каждого структурного подразделения работодателя и конкретного исполнителя;

• процессы обеспечения охраны труда и контроля (каждый их процессов или процедур также можно изобразить в виде блок-схемы с учетом требований соответствующих процессов),

• необходимые связи между структурными подразделениями работодателя, обеспечивающие функционирование СУОТ (также можно визуализировать эти связи в виде блок-схемы).

Лица, ответственные за разработку и утверждение документов СУОТ, определяются работодателем на всех уровнях управления. Работодателем также устанавливается порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов СУОТ, сроки их хранения. К внешним относятся документы, утверждаемые органами власти (законы, приказы, правила по охране труда и т.п.), относящиеся к экономической деятельности организации

Документы СУОТ подразделяются на внешние по отношению к организации и внутренние.

К внешним документам относятся федеральные законы, приказы федеральных органов исполнительной власти, правила и типовые инструкции по охране труда, нормативные документы, устанавливающие санитарно-гигиенические нормативы (СанПиНы, ГНы, СНы и т.п.).

Управление внешними документами может заключаться в заключении договора с такими компаниями, как Гарант или Консультант, дающими возможность иметь актуальные версии всех нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования в области охраны труда.

К внутренним документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие внутренние требования к процессам (приказы, распоряжения, порядки, стандарты предприятия, инструкции по охране труда и т.п.).

Управление документами СУОТ может заключаться в составлении их перечня с указанием ответственных и сроков актуализации локальных нормативных актов. Остальные моменты, связанные с порядком ознакомления работников с приказами и распоряжением, выдачей и изъятием учитываемых копий документов и т.п. ничем не отличается от общих требований к документообороту, принятых в организации. Поэтому всё, что касается этих аспектов управления документами СУОТ, может быть включено в соответствующий локальный нормативный кт организации (например, в Положение о делопроизводстве и т.п.).

Главное требование к внутренним документам СУОТ – регулярный пересмотр на соответствие изменяющимся требованиям (как внешним, так и внутренним) и актуализация.

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, программы инструктажей, графики и т.п.

Можно рекомендовать в виде приложения сформировать перечень документов СУОТ, внешних и внутренних. Внешние документы просто перечислить, для внутренних – в табличной форме указать наименование документа, ответственных за разработку и согласование, сроки пересмотра внутренних документов.

В соответствии с п. 67 Типового положения в качестве особого вида документов СУОТ, которые не подлежат пересмотру, актуализации, обновлению и изменению, определяется контрольно-учетные документы СУОТ (записи), включая:

а) акты и иные записи данных, вытекающие из осуществления СУОТ;

б) журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;

в) записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;

г) результаты контроля функционирования СУОТ.

Записи (или контрольно-учетные документы) – это особый вид документов, не подлежащих пересмотру. Главное и основное требования к записям – запрет на внесение в них каких-либо изменений.

Записи также подразделяются на внешние и внутренние. К внешним записям относятся предписания органов государственного контроля и надзора, протоколы измерений факторов рабочей среды, проведенных сторонними организациями и т.п. К внутренним записям относятся все виды журналов (журналы проведения инструктажей, регистрации инструкций, выдачи нарядов-допусков и т.п.), акты и предписания, выданные по результатам внутренних проверок, карты специальной оценки условий труда, наряды-допуски и т.п.

Требования к управлению записями несколько отличаются от требований к управлению документами. Процесс управления записями включает в себя требования к их идентификации, заполнению, хранению и архивному хранению с указанием ответственных за каждый элемент процесса управления записями. Рекомендуется формировать перечень записей СУОТ в виде приложения в табличной форме, в которой будут указаны наименование записи, ответственный за ведение записей, место и срок хранения записи, а также то, что происходит с записью по истечение срока ее хранения.