3. Деловые письма

Деловые письма - составная часть работы делового человека. С ними ему очень часто приходится сталкиваться. Оттого, как составлено то или иное деловое письмо, нередко зависит успех дела. При составлении дело­вых писем необходимо добиваться точных, сжатых и ясных формулировок.

Структура делового письма подчинена определенным законам. Деловое письмо состоит из введения, доказательства и заключения.

Введение содержит обращение к официальному (должностному) лицу или организации, которым адресуется данное письмо, и ссылку на доку­мент, явившийся причиной переписки.

В доказательстве излагается суть письма.

Если письмо пишется на бланке, то в тексте не следует ссылаться на название организации, откуда это письмо. Не следует повторять со­держание предыдущих писем (например: "В ответ на Ваш запрос от 14 мая 2005 г., сообщаем…), так как на бланке учреждения уже есть специальная графа, куда вносится номер и дата полученного письма.

По объему деловое письмо не должно превышать двух страниц. На каждом письме, которое печатается на бланке организации, необходимо указать фамилию, инициалы исполнителя и индекс машинистки. Нередко право подписи имеет заместитель или исполняющий обязанности ответс­твенного лица.

Письмо следует писать от 1 - го лица множественного числа (Просим Вас...) или от 3- го лица единственного числа (Просит Вас...)

В деловых письмах должны выполняться следующие требования:

1. Соответствовать конкретному виду письма (письмо-запрос, ответное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).

2. Текст не должен допускать двусмысленного толкования.

3. Точность и лаконичность передачи информации.

4. Использование клише и штампов, помогающих в восприятии текста.

5. Тон письма должен быть корректным и доброжелательным.

6. Содержание текста должно соответствовать юридическим и административным нормам создания документов такого рода.

Пример делового письма

Сопроводительное письмо

В ответ на Ваш запрос высылаем Вам образцы нашей продукции.

Приложение: восемь образцов.

Подпись

Письмо-просьба

Оно состоит из введения и заключения. Если требуется обоснование просьбы, вступление должно быть более подробным: "Для проведения сове­щания ... просим разрешение на... "

Подпись

Письмо-подтверждение

Подтверждаем получение Вашего письма N ... от..., в котором Вы запрашиваете о плане выпуска нашей продукции.

Сообщаем, что составление плана будет завершено в сентябре 2005 г. По его напечатании один экземпляр незамедлительно будет Вам выслан.

Подпись

Письмо-запрос

Письмо-запрос обычно пишется в нижестоящую организацию и состав­ляется только в форме заключения. Вся информация в письме должна быть изложена предельно сжато и ясно: "Просим... представить отчет о... в 2005 г."

Подпись

Письмо-сообщение

Доводим до Вашего сведения, что нашим издательством только что выпущены в свет…(далее указываются конкретные издания книг).

Мы с интересом ожидаем Ваших заказов.

Подпись

Письмо-указание

Письмо-указание требует точного ответа: "В соответствии... (название документа) просим результаты проверки доложить к ... 2005 г."

Подпись

Письмо-приглашение

29 октября с.г. в 14 часов в кабинете генерального директора завода "Прометей" состоится обсуждение перспективного плана выпуска новой продукции на 2005 г.

Направляем Вам проект плана и просим прислать представителя для участия в совещании.

Подпись

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение обычно начинается со вступления, за которым следу­ет заключение, передающее основное содержание письма. В приложении да­ется разъяснение.

Подпись

Письмо-обращение

Письмо-обращение содержит сообщение о предполагаемых мероприятиях с указанием конкретной даты и точного адреса их проведения; затем предлагается принять участие в данном мероприятии. К письму прилагает­ся программа мероприятия, состав участников).

Подпись

Информационное письмо

Оно затрагивает некоторые вопросы производственной деятельности или выполнения приказов вышестоящей организации. Пример: "Администрация учебного комбината "Либер" сообщает, что 20 мая с. г. в 12 часов состоится торжественное вручение дипломов. Просим всех учащихся, ус­пешно сдавших экзамены, явиться по адресу... "

Подпись

Гарантийное письмо

Данный документ содержит заверение в соблюдении условий како­го-либо соглашения. Для него характерна точность формулировок, исклю­чающая иное толкование содержания. Такое письмо должно быть подписано руководителем и бухгалтером.

Пример: "Товарищество с ограниченной ответственностью "Колумб" гарантирует оплату поездки учащихся школы N 17 в г. Санкт-Петербург для участия в конкурсе художественной самодеятельности".

Директор ТОО "Колумб" Подпись

Главный бухгалтер Подпись

Телеграмма

Она состоит из следующих пунктов:

а) наименования документа;

б) наименования пункта назначения и адресата;

в) текста сообщения;

г) подписи отправителя;

д) фамилии отправителя и его адреса.

Адрес и текст телеграммы пишутся кратко: союзы, предлоги и знаки препинания опускаются, если их отсутствие не искажает содержание сооб­щения; в адресе не пишутся слова "город", "улица", "дом".

При необходимости употребления знаков препинания последние обоз­начаются сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двч, ка­вычки - квч.