Деловое письмо и деловые документы

1. Правила оформления документов

При создании документа следует придерживаться определённых правил: Государственных общероссийских стандартов (ГОСТов) на управленческие документы, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Текст документа печатают через полтора интервала. Тексты, готовя­щиеся к изданию типографским способом, печатают через два интервала. Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять знаков от границы левого поля. Нумерация документов объемом более одной страницы начинается со второй страницы. Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на обеих сторонах листа.

Имеются унифицированные требования к языку и стилю документов, к оформлению цифровых данных. Их следует строго соблюдать. Например, не­обходимо помнить, что для обозначения одного и того же понятия не сле­дует применять различные термины, непонятные иностранные слова. В офи­циальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географи­ческих названий, наименований лиц, должностей, учреждений и т. д. Напри­мер, если в одном месте фамилия написана с двумя инициалами (Петров В.В.), то она и в других местах документа должна писаться так же.

Все сокращения слов в документах должны быть общепринятыми, нап­ример:

академик - акад.	миллиард - млрд.
профессор - проф.	миллион - млн.
заведующий - зав.	тысяча - тыс.
помощник - пом.	рубль - р. (руб.)
исполняющий обязанности - и.о.	то есть - т.е.
инженер - инж.	и так далее - и т.д.
железнодорожный - ж.-д.	прочие - проч.
сельскохозяйственный - с.-х.	смотри - см.

Сокращения не должны использоваться в контексте, где бы они понимались двояко. Нельзя сокращать обозначения физических единиц, а также слов триллион, миллиард, миллион, тысяча, если они используются без цифр и вне таблиц.

2. Типичные ошибки в документах

1. Предложения в деловой речи должны быть короткими. Например, сложноподчиненные предложения следует ограничивать тремя придаточными.

2. К нелитературным формам приводит использование причастий стра­дательного залога, неправильно образованных от глаголов (в литератур­ном языке от данных глаголов они не образуются), а также образование отглагольных искусственных существительных. (Например: "Каждый работник должен хорошо знать несомые им обязанности"; "Комиссия не видела поме­щения новой школы из-за невхождения в нее").

3. Нецелесообразно строить речь сначала в третьем лице, от имени учреждения ("Департамент народного образования сообщает..."), а затем - в первом лице ("Просим принять участие...").

4. В некоторых случаях при сказуемом не должно быть существитель­ного. Правильно: "Просим сообщить"; неправильно: "Просьба сообщить".

5. После предлогов согласно, благодаря, вопреки, в отношении, сообразно, применительно к слова ставятся в дательном падеже ("Согласно постановлению); неправильно: "Согласно постановления"; после предлогов в продолжение, вследствие, ввиду, по причине, при посредстве слова ставятся в родительном падеже (например, по причине болезни, вследствие гололёда, в продолжение часа, при посредстве милиции).

6. В документах не следует использовать устаревшие канцеляризмы, их нужно заменять современными словами: при сем - при этом, коего - которого, дабы - чтобы, нижеследующий - следующий, вышеуказанный - указанный выше и т. п.

7. Следует избегать вычурных выражений, которые нередко затрудня­ют понимание смысла, ослабляют силу глагола-сказуемого, например: "Ли­шен возможности принять участие (не может принять участие, не может участвовать"; "Настоящим ставим вас в известность (извещаем вас)"; "вам нужно произвести платеж (уплатить)".

8. Трудность в понимании текста вызывают неоправданные заимствования (часто английские), см. примеры: эксклюзивный (вместо исключительный), аппелировать (вместо обращаться), пролонгировать (вместо продлить), превалировать (вместо преобладать), спикер Думы (вместо председатель Думы).