3. Предложения по эффективному использованию информационных технологий на предприятии ооо «Логитрэк»

3.1 Совершенствование системы электронного документооборота для

Управления качеством выполняемых услуг на предприятии

Для ООО «Логитрэк» предлагается внедрение продукта компании «ИнтерТраст» – корпоративной информационной системы CompanyMedia, построенной на базе LotusNotes для решения вопроса эффективного документооборота.

Отличие системы LotusNotes от остальных систем заключается в:

• полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

• отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей;

• работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

• поставка с полным набором исходных кодов;

• значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Основные характеристики модулей приложения LotusNotes представлены в приложении Г.

Система электронного документооборота LotusNotes предназначена в первую очередь, для автоматизации документооборота всей организации, в том числе канцелярского документооборота. При внедрении данной системы электронного документооборота основную отдачу получают руководители и предметные специалисты, работающие с документами. Результаты по внедрению для ООО «Логитрэк» в приложение Д.

Если учесть то, что DOCS Open, используемая на ООО «Логитрэк», содержит в себе средства вычисления стоимости хранения документов и стоимости работы пользователя, то можно с уверенностью сказать, что совместное использование DOCS Open и LotusNotes позволяет построить распределенный архив информации и улучшит эффективность работы.

Внедрение корпоративной информационной системы CompanyMedia, построенной на базе LotusNotes – это процесс, предполагающий проведение целого ряда организационно-технических мероприятий, выполняемых совместно специалистами корпорации и предприятием заказчика.

Период внедрения данной системы будет занимать 4 месяца, которые будут разделены на две части. Первый период занимает 3 месяца, и это инвестиционный период непосредственно связан с осуществлением инвестиций.

В этом периоде имеет место несколько видов деятельности, которые представлены в таблице 11.

Таблица 11 – Виды деятельности во время инвестиционного периода

№	Вид деятельности	Направления
1	Определение целей и сроков данного проекта	Сокращение времени прохождения заказа не менее чем на 5%; Уменьшение стоимости услуг не менее чем на 0,6 %, улучшение качества исполнения (уменьшение затрат на возврат в 2 раза). Проект должен осуществиться в течение 4 месяцев.
2	Определение инвестиционных возможностей	Руководством компании на модернизацию процесса управления выделяется из чистой прибыли до 200 млн. руб.
3	Анализ затрат на проект
4	Потенциальные участники проекта	Сотрудники ООО «Логитрэк», участвующие в документообороте; Специалисты компании «ИнтерТраст», внедряющие системуLotusNotes; ответственным за проведение данного проекта назначается менеджер по качеству, принимает участия системный администратор
5	Согласование проекта с руководством компании
6	Заключение контракта на приобретение лицензии
7	Оценка состояния предприятия специалистами компании «ИнтерТраст»	Соответствие технических характеристик систем предприятия, требуемых для внедрения LotusNotes; подготовка технического задания, выявление групп пользователей, распределение функций, анализ существующих бизнес-процессов
8	Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
9	Обучение персонала

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия

Как видно из таблицы 11, специалисты компании «ИнтерТраст» должны осуществить оценку состояния предприятия, в частности технические характеристики для внедрения на ООО «Логитрэк».

Техническими характеристиками системы электронного документооборота LotusNotes являются:

• Требования к аппаратному обеспечению зависят от количества пользователей и документов в системе, спецификация разрабатывается на этапе выяснения требований заказчика.

• Требования к серверному обеспечению LotusNotes: рекомендуемая конфигурация сервера для LotusNotes

• Требования к аппаратной платформе:

• процессор: Pentium 4 1500 МГц;

• оперативная память: 512 Mб;

• жесткие диски: 2xHDD 40 Гб SATA;

• Требования к ПО:

• операционная система Windows/Linux (RedHat, Debian, AltLinux, AspLinux)/FreeBSD/Solaris/MacOS;

• web-сервер Apache.

В ООО «Логитрэк» технические характеристики соответствуют данным.

После успешного завершения инвестиционного периода проект, вступает в стадию эксплуатации, которая состоит из следующих этапов:

• сдача в эксплуатацию и пуск системы;

• доработка системы (под конкретных пользователей);

• анализ результатов проекта (соответствие результатов поставленных целей);

• техническая поддержка.

Первые два этапа второго периода длятся в течение 1 месяца. Проект по внедрению системы электронного документооборота LotusNotes закончен.

В рамках технической поддержки осуществляются следующие действия:

• начальная установка и настройка Системы;

• ответы на Запросы, возникающие в процессе эксплуатации Системы;

• устранение ошибок в Системе;

• уведомления о выходе новых версий и составе списка требований на новую версию Системы;

• предоставление обновления версии Системы до новой официально выпущенной версии в пределах второй цифры;

• консультации по вопросам использования Системы.

По внедрению информационной системы (система электронного документооборота «LotusNotes») в ООО «Логитрэк» необходимо рассчитать величину затрат на реализацию данного проекта, оценить данный проект с помощью анализа его экономических показателей и сделать выводы о его целесообразности.

Структура затрат на проект может быть определена с помощью следующей формулы [26]:

З_проект = З_{зарплата} + З_{соц.фонд} + З_{лицензия} + З_{тех.поддержка}+ З_{обучение} + З_прочее (1)

где,

З_{зарплата} – учет заработной платы работников, привлекаемых к проекту, млн руб.;

З_{соц.фонд} – отчисления в ФСЗН, млн руб.;

З_{лицензия} – стоимость лицензий на систему электронного документооборота LotusNotes, млн. руб.;

З_{тех.поддержка} – техническая поддержка системы электронного документооборота LotusNotes, млн. руб.;

З_{обучение} – затраты на обучение персонала, млн руб.;

З_прочее – прочие расходы (канцелярские товары, электричество, услуги связи), млн. руб.

Общий фонд заработной платы работников, участвующих во внедрении проекта, содержит основную и дополнительную заработные платы [26]:

З_{зарплата} = З_осн. + З_доп., (2)

где,

З_осн. – основная заработная плата работников, участвующих в проекте, млн руб.;

З_доп– дополнительная заработная плата работников, участвующих в проекте, млн. руб.

Основная заработная плата определяется исходя из месячной оплаты работников и трудоемкости по формуле [26]:

З_осн. = С_мес × Т, (3)

где,

С_час – месячная тарифная ставка работника, тыс. руб./мес.;

Т – трудоемкость выполнения работы.

Дополнительная заработная плата принимается в размере 20% от основной заработной платы на предприятии [26]:

З_доп. = 20% З_осн , (4)

Расчет затрат на заработную плату работников компании «ИнтерТраст», внедряющих проект приведен в таблице 12.

Таблица 12 – Заработная плата работников по внедрению проекта

№ п/п	Должность работника	Затраты времени, мес.	Средняя месячная заработная плата, тыс. руб.	Всего затрат на заработную плату, тыс. руб.
1	Менеджер по качеству	4	6000	24 000
2	Системный администратор LotusNotes	3	5 400	16 200
3	Основная заработная плата	–	–	40 200
4	Дополнительная заработная плата (20 % от основной)	–	–	8 040
5	Итого				48240

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия

Как видно из таблицы 12, во внедрении проекта в течение этих 3 месяцев будут участвовать менеджер по качеству, системный администратор LotusNotes. Затраты на заработную плату будут проводить в период всего внедрения проекта и составят 48,24 млн руб., которые состоят из основной заработной платы – 40,2 млн руб., дополнительной – 8,04 млн руб.

Необходимо учесть отчисления в ФСЗН, которые в настоящий момент составляют 35% от фонда оплаты труда, и рассчитать затраты на них за три месяца:

З_{соц.фонд} = 48,24 × 0,35 = 16,88 млн руб.

Имеется несколько вариантов лицензий системы электронного документооборота LotusNotes в приложении Ж.

Предлагаемые варианты лицензий позволяют постепенно увеличивать количество сотрудников, задействованных в электронном документообороте, распределяя финансовые затраты по времени. При увеличении пользователей системы или изменении состава модулей происходит доплата разницы между стоимостью лицензий имеющегося решения и стоимостью лицензий желаемого решения.

Для ООО «Логитрэк» предлагается прибрести лицензию по программе Lotus Live Connections, в рамках которой сервер отдельно лицензировать не нужно. Стоимость пользовательской лицензии Smart Cloud Withi Notesand Connections на 1 человека – 0,938 млн. руб., по курсу долл. США Национального Банка Республики Беларусь 14700 руб.

Таким образом затраты на лицензию определяются по формуле [26]:

З_{лицензия} = З_{серверная}+ З_{пользоват.} × n, (5)

где,

З_{серверная} – затраты на серверную лицензию, млн руб.;

З_{пользоват} – затраты на пользовательскую лицензию, млн руб.;

n – количество пользователей, чел.

Так как на ООО «Логитрэк» руководители и специалисты будут являться основными пользователями данной программы, и за каждым из них числится компьютер, то необходима только покупка 24 пользовательских лицензий. Используя формулу 5, рассчитаем затраты на приобретение лицензии:

З_{лицензия} = 0,938 × 24 = 22,52 млн руб.

Стоимость технической поддержки на 1 год класса Smart Cloud Withi Notesand Connections равна 29% от общей стоимости лицензий, включает обновление версий [26]:

З_{тех.поддержка}= 29% × З_{лицензия}, (6)

Рассчитаем по формуле 6 стоимость на техническую поддержку:

З_{тех.поддержка}= 29% × 22,52 = 6,53 млн руб.

Так как внедрением занимаются сотрудники компании «ИнтерТраст», в дальнейшем для пользования этой системой необходимо провести обучение на курсах компании и сотрудников ООО «Логитрэк». В таблице 13 приведен прейскурант на обучение сотрудников на курсах системы электронного документооборота LotusNotes в компании.

Таблица 13 – Стоимость обучения для сотрудников по курсам системы электронного документооборота LotusNotes

№	Название курса	Код курса	Длительность обучения, дни	Цена млн руб.
1	Пользователь LotusNotes (очный курс)	LT-USR	1	5,7
2	Пользователь LotusNotes (дистанционный курс)	LT -USR	5	0,9
3	Системный администратор LotusNotes (очный курс)	LT-TECH	5	42,48
4	Системный администратор LotusNotes (дистанционный курс)	LT-TECH	1	3,6

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия

В ООО «Логитрэк» предлагается с отдела автоматизированной системы управления (АСУ) отправить на обучение очных курсов специалистов: 2 человека на программу «Системный администратор LotusNotes» (дистанционный курс), для изучения всех нюансов программы и дальнейшей ее эксплуатации. После пройденных курсов они обучат остальных сотрудников, кто будет пользоваться данной системой.

Используя данные таблицы 13, обучение в общей сложности будет составлять:

З_{обучение} = 2 × 3,6 = 7,2 млн руб.

Реализация проекта будет включать также такие затраты:

• затраты на электроэнергию – 0,58 млн. руб./мес.,

• затраты на услуги связи (телефон, Интернет) – 0,35 млн руб./мес.,

• затраты на канцелярские товары – 0,3 млн. руб./мес.

Итого, за три месяца прочие расходы составят:

З_прочее = (0,58 + 0,35 + 0,3) × 3 = 3,71 млн. руб.

Используя формулу 1 полученные выше данные, рассчитаем общий размер затрат на внедрение системы электронного документооборота LotusNotes:

З_проект= 48,24 + 16,88+22,51+6,5+7,2+0,9+1,74 +1,07 = 105,07 млн. руб.

Затрат и их удельный вес в общей сумме затрат сведены в таблицу 14.

Таблица 14 – Смета затрат на внедрение системы электронного документооборота LotusNotes

№ п/п	Наименование группы затрат	Стоимость, млн руб.	Удельный вес,%
1	Заработная плата работников	48,24	45,91
2	Отчисления ФСЗН	16,88	16,07
3	Стоимость лицензий	22,51	21,43
4	Техническая поддержка	6,5	6,21
5	Обучение персонала	7,2	6,85
6	Прочие расходы: Канц. товары Электричество Услуги связи	0,9 1,74 1,07	0,86 1,66 1,02
7	Общий размер инвестиций	105,07	100

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия

Как видно из таблицы 14, общая сумма затрат составляет 105,07 млн. руб. Это и станут инвестиции на внедрение данной системы. Необходимо отметить, что наибольший удельный вес в инвестициях занимают вложения заработная плата, привлекаемых работников компании, – 45,91%, на втором месте – стоимость лицензии – 21,43%, а обучение персонала – только 6,85%.

Для расчета текущей стоимости проекта необходимо посчитать планируемый доход от реализации проекта. Для этого рассчитаем для ООО «Логитрэк» ожидаемый эффект в направлениях, как снижения затрат на этапе оформления отправления, снижения затрат на брак по проведенным услугам и увеличение количества заказов покупателей (привлечение новых заказчиков за счет снижения времени прохождения документов по заказу, а так же снижения стоимости заказа).

Оборот услуг ООО «Логитрэк» составляет за 2014 гг. 5342 млн руб. Расходы на оформление отправлений составляют 7,5% от оборота предприятия. За счет внедрения системы электронного документооборота сокращается время прохождения заказа в среднем на 5%, исходя из чего можно вычислить снижение затрат на производственном этапе [26]:

З₁ = О × 7,5% × 5%, (7)

где,

З₁– сокращение производственных затраты за счет снижения времени прохождения заказа, млн. руб.;

О – оборот предприятия, млн руб.

Используя формулу 7, рассчитаем сокращение затрат за счет снижения времени прохождения заказа:

З₁ = 5342 × 7,5% × 5% = 20,03 млн. руб.

Затраты на брак составляют 0,8% от оборота предприятия. За счет внедрения системы электронного документооборота сокращаются затраты на брак в 2 раза (снижение количества ошибок приведет к уменьшению затрат на впечатывания вклеек с обозначениями этих ошибок), исходя из чего можно вычислить снижение затрат [26]:

З₂ = О × 0,8% / 2, (8)

где,

З₂– сокращение затрат на брак, млн. руб.;

О – оборот предприятия, млн руб.

Используя формулу 8, рассчитаем сокращение затрат за счет снижения брака:

З₁ = 5342 × 0,8% / 2 = 21,37 млн. руб.

Таким образом, можно спрогнозировать сокращение затрат от основной деятельности ООО «Логитрэк» на: 20,03 + 21,37 = 41,4 млн. руб.

При увеличении доли заказчиков на 5% оборот возрастет на 267,1 млн. руб. в год (Д – дополнительный доход), за счет сокращается время прохождения заказа и соответственно цены заказа.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота LotusNotes приведет к сокращению затрат, тем самым увеличит годовую прибыль данного предприятия:

Пр = 41,4 + 267,1 = 308, 5 млн. руб.

Данные о полученной дополнительной прибыли сведены в таблицу 15.

Таблица 15 - Дополнительный доход от реализации проекта

№ п/п	Направления	Сумма, млн. руб.
1	Сокращение времени прохождения заказа в среднем на 5%	20,03
2	Сокращение затраты в 2 раза на количество ошибок	21,37
3	Увеличение доли заказчиков на 5%	267,1
4	Итого в год	308,5
5	Итого в месяц	25,71

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия

Для расчета эффективности внедрения внедрение системы электронного документооборота LotusNotes на ООО «Логитрэк» необходимо рассчитать чистый дисконтированный доход – ЧДД, для этого используется формула [26]:

ЧДД =-I +∑ⁿ_t=0ЧПН/(1+r)^t, (9)

где,

ЧДД – чистый дисконтированный доход, млн руб.;

I – инвестиции, млн руб.;

ЧПН – чистый поток наличности в t-ом периоде, млн руб.;

n – количество месяцев;

t – временной период расчета;

r – ставка дисконтирования.

Чистый поток наличности рассчитывается по формуле [26]:

ЧПН = Пр+А, (10)

где,

Пр – прибыль от реализации проекта, млн. руб.

А – амортизация оборудования, млн. руб.

Так при внедрении системы электронного документооборота LotusNotes амортизация равно 0. Размер получения дополнительной прибыли в год составляет 308, 5 млн. руб., что в месяц составляет: 308,5 /12 = 25,71 млн. руб. Отсюда по формуле 10 рассчитаем ЧПН:

ЧПН =0 + 25,71= 25,71млн. руб.

Необходимо отметить, что чистый поток наличности не будет изменяться в течение всего периода внедрения системы.

Для расчета срока окупаемости проекта используется формула [26]:

T = I / ЧДД, (11)

где,

T – срок окупаемости проекта, месяцев;

ЧДД – чистый дисконтированный доход, млн. руб.

I –инвестиции, млн. руб.

Ставку дисконтирования берем ставку рефинансирования Национального банка Республики Беларусь на 09 января 2015 г., которая составляет 25%, которая отражает скорость изменения стоимости денег со временем, чем больше ставка дисконтирования, тем больше скорость. Но так как расчеты проводят за месяц, норму дисконтирования принимается также за месяц и составит равной 2,1% (25%/12).

Используя формулу 9, рассчитаем ЧДД проекта:

ЧДД = -105,07+(25,71/(1+0,021)+ 25,71/(1+0,021)² + 25,71/(1+0,021)³ + 25,71/(1+0,021)⁴+25,71/(1+0,021)⁵)= -105,07+136,9= 31,8млн. руб.

Положительное значение ЧДД говорит о положительных характеристиках проекта. Такие проекты принимаются даже без дальнейшего анализа.

Используя формулу 11, рассчитаем срок окупаемости данного проекта:

Т = 105,07 /31,8= 3,3.

Таким образом, период окупаемости данного проекта равен приблизительно за 3,5 месяца. Для предприятий малого бизнеса проекты с таким периодом окупаемости являются оптимальными с учетом ряда особенностей, присущих данному сектору предприятий. Все вышеприведенные расчеты экономического эффекта сведены в таблицу 16.

Таблица 16 – Расчет экономического эффекта внедрения системы электронного документооборота LotusNotes

№ п/п	Показатели	2015 год
		Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Итого
1	Инвестиции (I)	105,07	–	–	–	–	–
2	ЧПН	25,7	25,7	25,7	25,7	25,7	–
3	Ставка дисконтирования	0,021	0,021	0,021	0,021	0,021	–
4	Коэффициент дисконтирования	1,021	1,042	1,064	1,087	1,110	–
5	Дисконтированный поток наличности	26,2	26,8	27,4	27,9	28,5	136,9
6	ЧДД	31,8	–	–	–	–	–
7	Срок окупаемости	3,30	–	–	–	–	–

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия

Приведенные расчеты в таблицы 16 показали, что данный проект по внедрению системы электронного документооборота LotusNotes, для управления качеством выполняемых услуг предприятием ООО «Логитрэк» является экономически целесообразным. В период приобретения, адаптации и освоения системы электронного документооборота LotusNotes ООО «Логитрэк» понесет расходы в размере 105,07 млн руб. Но уже 2015 году предприятие будет получать дополнительную прибыль в размере 31,8 млн руб. При этом данное капиталовложение окупиться в середине сентября 2015 года. Это приведет к рациональному управлению документами, что обеспечит рост продуктивности работы сотрудников предприятия, облегчит доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшит исполнительской дисциплины и, следовательно, повысит общее качество управления.