12.3. Организация рабочего места в аппарате управления

Организация труда в аппарате управления основывается на разработке комплекса регламентов, которые определяют: место и роль каждого структурного подразделения аппарата управления и каждого работника в системе управления; порядок взаимосвязей между ними; формы влияния на деятельность объекта управления; способы контактов с внешней средой.

Организация управленческого труда как система есть результат упорядоченной деятельности и неотъемлемая составная часть управления.

Требования к организации рабочих мест можно сгруппировать следующим образом: информационные, экономические, эргономические, гигиенические, эстетические, технические, организационные.

Информационные требования охватывают комплекс мероприятий по информационному обеспечению рабочего места:

• определение объемов и структуры информации рабочего места (определение объемов и структуры информации рабочего места, которая обрабатывается на нем, создается и передается на другие рабочие места);

• проектирование информационных потоков, в систему которых включается рабочее место и др.;

• информация должна быть достаточной для выполнения служебных обязательств работников.

Экономические требования предполагают организацию рабочего места в аппарате управления с минимальными затратами на его содержание, но достаточными для нормального функционирования. Эффект от деятельности работника на рабочем месте должен превышать затраты на его содержание.

Эргономические требования связаны с созданием оптимальных условий труда человека, которые делают его высокопроизводительным и надежным, и вместе с тем обеспечивают человеку необходимые удобства и сохраняют его силы, здоровье и трудоспособность.

Гигиенические требования предусматривают обеспечение норм: (освещение, шум и др.).

Эстетические требования относятся к внешнему оформлению рабочей среды: внешний вид помещений и средств труда, их цветовая гамма, наличие цветов в интерьере и пр.

Технические требования предусматривают соблюдение норм необходимого пространства для выполнения определенной работы. Это площадь, на которой устанавливают необходимую мебель и оборудование, место самого работника, а также площадь проходов к столу, оборудованию, другому рабочему месту и т.п.

Действующие санитарные нормы устанавливают такие размеры рабочих мест для различных категорий управленческого аппарата, м²:

• руководители предприятия – 25-55;

• заместители руководителя – 12-35;

• руководитель большого структурного подразделения – 12-35;

• руководитель отдела, его заместитель, главный специалист – 8-24;

• специалист – 4-8;

• старший делопроизводитель – 5-7;

• делопроизводитель – 3-4.

Приведенные выше ориентировочные, они могут уточняться в каждом конкретном случае.

Побщ.= Прм.+Поб.+Ппр,

где Прм – площадь для работы и перемещения, Поб – площадь, занимаемая оборудованием, Ппр – площадь для проходов.

Советы по организации труда менеджера:

• каждое утро в начале работы составьте четкий график работы;

• ежедневно обдумывайте новые мероприятия по экономии времени своего и сотрудников;

• значительные и второстепенные вопросы накапливайте и, как правило, посвящайте им примерно 3-4 часа в месяц;

• раз в месяц старайтесь устраивать глубокую и всестороннюю проверку;

• как можно больше дел поручайте подчиненным;

• избавляйтесь от ненужной информации, не умножайте количество корреспонденции;

• не распыляйтесь: концентрируйтесь на самом главном;

• помните: для решения важных дел у вас есть достаточно времени;

• не тратьте время на сетования и терзания по поводу неудач;

• анализируйте свои привычки и наклонности, поступайте так, чтобы они не входили в противоречие с интересами дела;

• решив трудную и важную задачу, наградите себя свободным временем, чтобы развеяться;

• отчеты, доклады, периодику, книги переписывайте быстро, отыскивая главные мысли и выводы;

• носите при себе несколько чистых карточек для записи удачных идей, наблюдений, мыслей;

• используйте время ожидания, приемов и встреч для разрешения мелких вопросов и работы с корреспонденцией;

• не работайте в выходные дни;

Выполнение всего комплекса работ по управлению делами фирмы предусматривает соблюдение следующих правил:

• отделение стратегических функций управления от оперативных;

• сочетание функционально и программно-целевого управления;

• придание особой важности комплексному прогнозированию рынка, окружающей среды и развития фирмы, а также анализу и оценкам состояния бизнеса;

• унификация и стандартизация документации и рабочих процедур с внутренней и внешней информацией;

• периодическая переоценка принципов и методов работы на предмет их соответствия реальным условиям;

• руководство со здоровым смыслом; опора на трех "китов", являющихся фундаментом успеха любого дела: инициативу, единение персонала фирмы, наличие программ действий;

Процветание фирмы в конечном итоге целиком зависит от степени овладения менеджерами достижениями науки и практики в области управленческой деятельности. Это касается в первую очередь: организации и осуществления процессов управления персоналом и бизнесом; использования техники управления; качеств управленческого персонала, их соответствия целям фирмы, характеру и масштабам бизнеса; динамизма рационализации системы управления фирмой, а также условий труда персонала.