8.2. Информационный процесс в организации

В системах управления информационный процесс может быть представлен состоящим из элементов: источники информации, системы преобразования, хранения информации, обработки запросов, выдачи информации, обратной связи.

Среди наиболее важных источников информации можно выделить:

• источники внутри самой компании:

• специализированные группы сотрудников,

• деятельность специализированных групп сотрудников,

• периодические отчеты,

• информационные связи;

• публикуемые источники, такие, как:

• отчеты правительственных агентств,

• отчеты торговых организаций,

• научные публикации,

• торговые журналы,

• справочники и списки,

• общие публикации;

• другие организации:

• поставщики,

• рекламные агентства и средства массовой информации,

• заказчики (включая дилеров и оптовиков),

• конкуренты;

• информационная индустрия:

• фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,

• другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.

Большую часть используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. При этом специализированная группа работников в составе оргструктуры управления занята целиком или частично информационным обеспечением. Кроме создания подобных специализированных групп, практикуются регулярные отчеты линейных руководителей и служащих.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим внешним вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие организации способны поставлять полезную информацию организациям, с которыми они связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги.

В настоящее время все большая доля информации поставляется информационной инфраструктурой – специализированными организациями, которые занимаются сбором и анализом информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартного продукта, либо под заказ.

Преобразование информации происходят в трех фильтрах – физическом, прагматическом и семантическом.

Физический фильтр отсеивает информацию, которая по физическим параметрам не может храниться и обрабатываться в информационной системе организации. Частично функции этого фильтра выполняют устройства ввода – автоматические датчики и чувствительные элементы, частично – специальные фильтры на входе в хранилище информации.

Прагматический фильтр отсеивает информацию, которая по каким-либо причинам не соответствует требованиям достоверности, четкости, надежности, экономичности, доступности, сопоставимости.

Семантический фильтр отсеивает информацию, которая не соответствует смыслу запросов, получаемых и обрабатываемых информационной системой.

Запросы как составная часть информационного процесса генерируются менеджерами и специалистами в рамках их служебных полномочий и компетентности. Обработка запросов происходит в специально созданных информационных центрах организации, чаще всего с использованием ЭВМ (серверов баз данных и серверов приложений при клиент-серверной архитектуре информационной системы).

Хранение информации – важнейшая составная часть информационного процесса, которая обеспечивает надежную сохранность информации, которая поступила в информационную систему, для ее дальнейшего использования.

Выдача информации осуществляется при помощи разнообразных средств вывода, наиболее известными и распространенными из которых являются мониторы и принтеры различных типов и конструкций и проекторы.

Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.