65.У чому полягає зміст роботи з документами, що надходять на підприємство?

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матері­альних носіях-документах. Документальне відображення інформації є не­від'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування. Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпе­чує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї докумен­тації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управ­лінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні до­кументів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і викорис­тання інформації протягом певного часу або постійно. Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам.

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфе­ри дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління.

66.Визначте особливості роботи з документами власного архіву керівника.

Усі документи, що надходять до керівника незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу. Справи, які заводять в установі, згідно з номенклатурою справ зберігають до передавання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або структурних підрозділах.

Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після - у справі.

До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи:

1.копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також копії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали або завірені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах згідно з номенклатурою справ);

2.копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керівником (завірені копії їх також зберігають у структурних підрозділах);

3.підготовчі і горнові матеріали деяких документів;

4.примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та інших документів, у підготовці яких брав участь керівник;

5.особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звернення, заяви, листи, анкети)та ін.;

6.різні публікації і матеріали до них;

7.відбитки друкованих видань;

8.витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії;

9.документи творчої діяльності керівника

10.власне листування;

11.відгуки, рецензії, висновки тощо;

12.робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;

13.проспекти виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання, переклади іноземних джерел;

14.запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи.