62.Назвіть та охарактеризуйте форми діловодства, які застосовуються на підприємствах.

Організаційна форма діловодства зазвичай залежить від масштабів діяльності установи та територіального розміщення її структурних підрозділів.

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

o централізована;

o децентралізована;

o змішана.

Централізована форма організації діловодствапередбачає, що в установі функціонує спеціалізована служба діловодства й усі операції з опрацювання документів (приймання й відправлення, реєстрація й облік, контроль за виконанням документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання покладено на зазначену службу.

Децентралізована форма організації діловодства як свідчить її назва, є повною протилежністю централізованій. При децентралізованій формі кожен структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з опрацювання документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправлення документів, а також формування справ, їх зберігання тощо.

Змішана форма організації діловодства передбачає часткову централізацію. Як правило, в одному підрозділі - службі діловодства - здійснюються операції з опрацювання вхідних і вихідних документів, реєстрації й обліку документів, контролю за їх виконанням на підставі резолюції керівництва, а також зберігання справ. Таким чином, при змішаній формі діловодства у службі діловодства опрацьовуються документи, що надходять на адресу керівництва установи, та ті документи, які безпосередньо розглядає керівництво.

63.Вкажіть вимоги до раціональної організації документообігу на підприємствах.

Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

Раціональна організація документообігу передбачає:

o прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

o скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

o одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);

o раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Виконання зазначених вимог можливе лише за умови ретельно продуманої технології опрацювання документів, послідовності виконуваних операцій.

64.Розкрийте основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу на торговельних підприємствах.

На даний момент серед способів, спрямованих на вдосконалення документообігу, виділяються дві групи: вдосконалення технології документообігу і скорочення обсягу документообігу.

До першої групи відносять всі процедури проходження документів в установі: створення моделей засновницької документообігу, складання маршрутних карт технологічного процесу, розробка раціональних схем документообігу, складання оперограмм і документограмм, схем руху документів і ін

До способів, що дозволяють ефективно удосконалювати технологію документообігу, відносять оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу.

Скорочення обсягу документообігу зв'язується з регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації (УСД), розробкою уніфікованих вимог до текстів, а також використанням бездокументних зв'язків.

Головна умова скорочення обсягів документів - впорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи діловодства. На практиці це виражається в створенні різних систем документації, суворо встановлюють склад застосовуваних документальних форм і регламент користування ними. При уніфікації з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, не відповідні вимогам сьогоднішнього дня і створювані просто за звичкою. Застосовувані однотипні форми замінюються єдиною.