50. Обґрунтуйте необхідність створення автоматизованого робочого місця менеджера.

Введення автоматизації в офісах є процесом удосконалення промислової стандартизації з перенесенням місця дії з цеху в офіс.

Прості визначення термінів, таких, як система - це "серія функцій, дій або операцій, що ведуть до бажаного результату", у той час як метод являє собою "дії системи в її деталях". Основна мета створення системи комплексної обробки інформації полягала в тому, щоб знайти ефективні й дешеві засоби або метод спрощення і контролю повторюваних канцелярських операцій. Це дуже схоже на використання так званих "процедур" у багатьох мовах програмування, коли та сама процедура може використовуватися в необмежену кількість разів. Використовуючи найкоротше визначення, комплексна обробка інформації є засобом "спрощення і ліквідації повторюваних канцелярських операцій, чинених вручну".

Безумовно, комплексна обробка не є досконалим процесом автоматизації, але є дуже важливим кроком у досягненні автоматичності. КОІ дає логічну основу для опрацювання потоку комерційних даних. Завдяки цьому з' являється можливість встановити в офісі ПЕОМ і "навантажити" машину цією роботою. Важливим висновком є те, що комплексна обробка інформації є першим кроком до автоматизації, без використання КОІ не можна було б досягнути справжньої автоматизації офісної роботи. Іншими словами, у конторській праці (обробці документів, підрахунку, розподілу прибутків тощо) використовуються повторювані операції, для яких може бути знайдений "загальний множник". При цьому такий процес можна автоматизувати.

Автоматизація в офісі не є синонімом обчислювальних машин або будь-якого типу швидкодіючого устаткування для опрацювання даних. Обчислювальна машина є собою механізмом або пристроєм, що дозволяє застосовувати методи комплексної обробки інформації в будь-якій компанії незалежно від складності й розмірів її операцій.

Нові досягнення в процесі опрацювання даних стали можливі лише завдяки двом технічним досягненням - комплексній обробці інформації та винаходу швидкодіючих електронно-обчислювальних машин.

51. Розкрийте сутність поняття“управлінський документ”.

Документ– це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Однак насамперед управлінський документ є джерелом інформації та засобом соціальної комунікації.

Управлінські документи утворюють кілька систем документації (організаційно-розпорядча, первинно-облікова, банківська, фінансова тощо). ===Співвідношення документів з різних систем документації у діловодстві різних установ неоднакове. Це залежить від специфіки та масштабу діяльності тієї або іншої установи, її місця в системі загальнодержавного управління та інших чинників.

Проте, незалежно від цього, в будь-якій установі використовуються документи, що відбивають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність; їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації.

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) є однією з підсистем управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці. У системі ОРД виокремлюють такі основні групи документів:

організаційно-правові (статут, положення, структура і штатна чисельність, штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо);

розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення);

інформаційно-аналітичні (акти, листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, зведення, огляди, телефонограми, телеграми тощо).

Серед документів особливе місце належить такому виду документів, як протокол, що поєднує ознаки інформаційно-аналітичного та розпорядчого документа.