44. Розкрийте сутність поняття“діагностика часу”

Виявлення видів діяльності, на які витрачається час непродуктивно, та які можуть виконувати інші особи, називається діагностикою часу. Для полегшення діагностики часу, який витрачається працівниками управління, його можна розподілити за такими функціями: обдумування проблем, розробка рішень, підготовка до роботи; керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка діяльності, вирішення конфліктів); прогнозування та планування діяльності на перспективу; підготовка нарад, виступів, різних заходів; контроль за діяльністю підлеглих; здійснення зовнішніх комунікацій (участь в переговорах, обмін досвідом, конференції).

В процесі аналізу необхідно визначити, які фактори обумовлюють найбільші втрати часу і є в цьому значенні самими "найдорожчими": візити, зустрічі, телефонні розмови, відвідувачі, підлеглі тощо. їх вияв дозволяє шукати способи зміни структури затрат часу, які б найбільшою мірою допомагали досягати мети організації. З метою удосконалення організації управлінської праці необхідно проводити аналіз витрат робочого часу за допомогою наступних методів: порівняння фактичних витрат часу по кожному виду робіт з нормативами; метод порівняння фактичних витрат часу даного менеджера із середніми витратами часу інших менеджерів того ж рівня; хронометраж; метод спрощених спостережень; фотографія робочого часу. Для полегшення діагностики часу, що витрачається працівниками управління, можна розподілити по наступних функціях: обмірковування проблем, розробка рішень, підготовка документів; керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка їх роботи, вирішення конфліктів); прогнозування і планування на перспективу; підготовка нарад, виступів, різних заходів; контроль за підлеглими; здійснення зовнішніх комунікацій (участь у переговорах, обміні досвідом, конференціях).

Дослідження свідчать, що 20-30% робочого часу керівник витрачає на розглядання кореспонденції, переглядаючи в день до 100 документів, з яких лише 30 по-справжньому потрібні; йому доводиться підписувати в рік до 20 тис. документів, витрачуючи на це біля трьох тижнів. Підраховано, що по всіх каналах з внутрішніх джерел інформації поступає на 30%, а із зовнішніх - на 40% більше, ніж потрібно.

45. Назвіть основні причини втрат часу в діяльності менеджера

Основними причинами втрат часу в діяльності менеджера є: нечітке визначення цілей і пріоритетів, внаслідок чого люди не можуть правильно зорієнтуватися в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи; незадовільна організація планування, що не дозволяє менеджеру справитися з розподілом часу на виконання своїх справ; неорганізованість і недисциплінованість підлеглих, що приводить до багаторазової переробки однієї і тієї ж роботи; відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати; нерішучість менеджера, невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, проводити збори і наради.

Менеджеру необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникаючих дефіцитів часу.

Тривожні симптоми для керівника та виникнення тимчасових проблем можна визначити за такими ознаками:

• відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні потрібно буде зробити в першу чергу, що - у другу);

• секретарю не відомі справи свого начальника;

• невчасність відповіді на ділові листи;

• продовження роботи над діловими паперами вдома, вечорами ;

• безупинні перешкоди у роботі, викликані частими телефонними дзвінками і напливом відвідувачів (керівник прагне з усіма розмовляти сам);

• постійне виконання роботи за своїх підлеглих (керівник вважає, що так надійніше);

• велика кількість рутинних справ;

• • поспіх при виконанні завдань з боку вищестоящого керівництва (переважно викликана невчасністю початку роботи над ними).

Таким чином, облік витрат часу та аналіз видів діяльності, які виконуються, необхідно співставити з витратами часу на заплановані справи та бюджетом часу. І далі скласти відповідні плани