3. Уточнення і конкретне формулювання цілей.

Для подальшого планування необхідно залишити тільки реальні цілі. Вони мають бути також чітко сформульовані і мати часову характеристику. Пропонується встановлювати довго- (життєві), середньо- (до 5 років) і короткострокові (до одного року) цілі. Після встановлення цілей розпочинають власне планування праці.

25. Висвітліть правила планування робочого дня менеджера

Щоб правильно виконувати функції та досягти своєї мети, кожен повинен чітко уявити собі, наскільки обмежений бюджет часу. Планування - це проект процесів праці на майбутній часовий період. Ми плануємо не тільки професійні та особисті завдання, але й поточне, пов'язане з роботою навантаження, відхиленням або відкладанням нових завдань і вимог. Таким чином, чим ліпше ми знаємо свій часовий бюджет і сукупність завдань, тим краще ми готові делегувати менш важливі справи, зменшувати їх кількість або відкладати на пізніші строки. Правил планування часу є багато, ате серед них можна вибрати п'ять найважливіших з точки зору кожного менеджера: 1. Необхідно складати план на певну частину свого робочого часу, як показує досвід, краше всього на 60 відсотків. Основне правило планування часу: 60 % - запланована активність; 20 % — непередбачена активність (резерви часу і позапланові дії); 20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість). В залежності від виду та роду занять вказані величини можуть відхилятися в той чи інший бік. Точніше можна їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності та витрачання часу, який є основою всякого планування часу. Аналіз видів діяльності і витрачання часу. Листок "денних перешкод". Слід задокументовувати і перевіряти те, як і на що витрачається час. Такі дії допоможуть набути: досвід як основу для майбутніх потреб у часі; вихідні позиції для удосконалення методики роботи та розподілу часу, а також знання у витратах бюджету свого часу. Зведення завдань в єдине — планування дій. Необхідно перерахувати всі робочі акції, які будуть у відповідному плановому періоді. Невиконане з цього списку можна взяти за основу для заповнення "вільних потужностей" при складанні плану на наступний період. Регулярність - системність - послідовність. Необхідно працювати над своїми планами часу регулярно й системно, послідовно доводити до кінця розпочату справу. Реалістичне планування. Не потрібно кидатися в крайність надмірного планування, слід планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна справитися. Пристосованість. Гнучкість необхідна при складанні планів, оскільки вони складаються не для того, щоб полегшити вам життя, а для досягнення мети. Поповнюйте втрати часу. За можливістю потрібно негайно поповнювати втрати часу. Вигідніше один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом цілого дня наздоганяти втрачене напередодні. Письмова форма. Добре складати часові плани на формулярах свого виготовлення або на спеціально розроблених карточках. У такому випадку нічого не буде втрачено, і завжди можна мати повний огляд справ. Перенесення незробленого.

Фіксація результатів замість дій. Необхідно фіксувати в планах результати або мету (кінцевий етап), а не просто якісь діїВстановлення часових норм. Дуже важливо задавати точні часові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона справді потреб.

26. Розкрийте напрямки раціоналізації витрат часу менеджера на регулярно повторювані роботи, нерегулярні і непередбачені роботи. Напрямки раціоналізації витрат часу менеджера на регулярно повторювані й роботи

Аналізуючи всю свою щоденно повторювану роботу й осягаючи характер кожної операції, керівник може знайти безліч шляхів для економії часу.

Систематична, повсякденна, цілеспрямована робота відповідно до розкладу, чітке визначення і проведення зборів, нарад і засідань з детальною підготовкою обговорюваних і розв’язуваних питань, їхня регламентованість, ритмічність дозволяють значно зменшити витрати часу.

Треба домагатися, щоб підлеглі знали години, дні й час прийому, коли і з ким можна вирішувати питання за відсутності керівника.

Щоденна практична діяльність керівника повинна бути спрямована на удосконалення порядку і методів виконуваних робіт. Менеджеру слід проаналізувати типову схему його щоденної роботи і визначити, чи важлива саме така послідовність для результатів її виконання. Чи не витрачає він першу ранкову годину роботи марно на вирішення задач, які не є терміновими та важливими? Чи умієте він почекати з виконанням чергової поточної роботи доти, доки не виконає якусь важливішу справу? Чи виробив він в собі звичку попередньо готуватися до всілякої діяльності?

Класики праксеології справедливо відзначають, що секрет гарної імпровізації - у гарній підготовці. Звичайна практика підтверджує переважну частку підготовки в розвитку всякого роду удосконалення.

Менеджеру необхідно проаналізувати, чи не захоплюється він засіданнями й особливо в перші години роботи? Чи не проводить їх для “галочки” чи за вказівкою зверху? Слід пам’ятати, що особливе захоплення засіданнями виявляють слабкі керівники, що мають невисокі ділові якості.

Якщо ж менеджер проводить ділову нараду з метою колективного обговорення, вироблення правильного рішення і прискорення його реалізації, то можна забезпечити його ефективність і дієвість шляхом:

· чіткої підготовки і правильної організації роботи;

· визначення досить конкретного кола розв’язуваних питань;

· запрошення мінімального числа дійсно необхідних працівників;

· встановлення чіткого регламенту і дійових заходів його дотримання.

Напрямки раціоналізації витрат часу менеджера на нерегулярні і непередбачені роботи.

Витрати часу на короткочасні нерегулярні роботи доцільно включати в резерв робочого плану і розкладу, не порушуючи при цьому виконання запланованих робіт. Роботи ж, що призводять до порушення графіка на тривалий час, доцільно виконувати, прагнучи того, щоб вони могли принести максимальні результати, наприклад, в області перспективних рішень, аналізу власної минулої діяльності, пошуку нових шляхів до удосконалення організації і управління. При цьому, корегуючи графік попереднього чи наступного дня, рекомендується покладати менш важливі задачі на заступника і секретаря. При систематичному характері понаднормових робіт, обумовлених збільшенням завдання, вихід варто знаходити в удосконаленні організації робіт, у новому розподілі функцій, у поліпшенні методів і техніки роботи.