1.2 Створення таблиць

Для створення нової бази даних слід вибрати команду Файл, Створити, Нова база даних. Проектування бази даних починається з формування структури її таблиць, для цього в СУБД Access передбачено кілька варіантів: режим конструктора, майстер таблиць і режим введення даних. Перед створенням структури таблиці слід продумати і спроектувати назву і зміст її полів.

У режимі конструктора користувач повинен самостійно задати імена полів бази даних і тип зберігаються в них даних. Вікно конструктора таблиць фактично являє собою описовий бланк для створення і редагування структури таблиць (рис. 7.3). У верхній частині бланка розташована таблиця з трьох стовпців. Спочатку бланк порожній; для створення таблиці необхідно як мінімум заповнити графи "Ім'я поля" і "Тип даних". У першому стовпці вводять імена полів, в другому стовпці - їх тип, який вибирають із списку кнопкою вибору.

В Access передбачені наступні типи даних:

• текстовий - текст або числа, які потребують проведення розрахунків (наприклад, номери телефонів);

• поле MEMO - довгий текст або комбінація тексту і чисел - пропозиції, абзаци;

• числовий - числові дані, які використовуються для проведення розрахунків;

• дата / час - дати і час, які стосуються років з 100 по 9999 включно;

• грошовий - грошові значення і числові дані, що використовуються в математичних розрахунках;

• лічильник - унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, автоматично вводяться при додаванні кожного нового запису в таблицю. Значення полів типу лічильника оновлювати не можна;

• логічний - логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (Так / Ні);

• поле об'єкта OLE - об'єкт (наприклад, електронна таблиця Excel, документ Word, малюнок, звукозапис або дані в двійковому форматі), зв'язаний чи впроваджений в таблицю Access;

 Вікно конструктора таблиць

• гіперпосилання - рядок, що складається з букв і цифр і представляє адреса гіперпосилання;

• майстер підстановок служить для запуску Майстра, що дозволяє створити зв'язок між таблицями.

Графа "Опис" не є обов'язковою і призначена для тексту підказки, виведеної в рядку стану при виборі поля в формі.

Нижня частина вікна конструктора таблиць містить список властивостей поля, виділеного у верхній частині. Деякі з властивостей вже задані за замовчуванням. До основних властивостей поля, що відображаються на вкладці Загальні, відносяться:

• розмір поля, що визначає максимальний розмір даних, які можуть зберігатися в полях з типом даних: Текстовий, Числовий або Лічильник;

• формат поля, що задає формат представлення даних при виведенні даних на екран або друк;

• число десяткових знаків, що встановлює кількість десяткових знаків після коми, які можуть змінюватися від 0 до 15;

• маска введення, що дозволяє задати для типів даних Текстовий, Числовий і Дата / Час маску, що з'являється при введенні даних в полі;

• підпис - другий ідентифікатор поля, що використовується програмою замість імені поля при роботі з даними в табличній формі для створення заголовка стовпчика.

Вкладка Підстановка дозволяє використовувати операції підстановки при введенні даних в таблицю, полегшуючи роботу користувача. Властивості полів не зважають обов'язковими.

При створенні таблиці слід задати ключове поле, для чого достатньо клацнути на його імені правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати пункт Ключове поле. Первинний ключ можна скласти з декількох полів. Така ситуація виникає, коли тільки комбінація значень декількох полів може однозначно ідентифікувати запис в таблиці. Щоб створити складовою ключ, треба виділити кілька рядків в бланку конструктора, а потім використовувати інструмент Ключове поле. Про те, що поле є ключовим, свідчить зображення ключа в рядку. У таблиці не може бути більше одного ключа, тому, якщо символ ключа мають дві або більше рядки, таблиця має складовою ключ.

Після завершення створення структури таблиці, бланк закривають (при цьому система видає запит на збереження таблиці), після чого дають таблиці ім'я. Створена таблиця з'являється і стає доступною в основному вікні База даних подвійним клацанням на її значку.

У режимі Майстра таблиць структура таблиці формується в чотири етапи за допомогою вбудованих в програму Access численних шаблонів. Спочатку слід вибрати категорію таблиці: особиста або ділова, потім - послідовно зразки таблиці і її полів. Тут же можна перейменувати поле.

Програма аналізує ключові поля всіх таблиць бази даних, і якщо знаходить серед них поля з такими ж іменами, то пропонує їх зв'язати.

Зв'язок можна визначити і самостійно, скориставшись кнопкою Схема зв'язку. На останньому кроці Майстра таблиць визначається режим, який буде активований після завершення роботи Майстра. Можна задати режим зміни структури таблиці, що означає перехід в режим конструктора. Вибір режиму безпосереднього введення даних в таблицю дозволяє відкрити таблицю для перегляду і редагування.

Нова таблиця не має записів - лише назви стовпців, що характеризують структуру таблиці. Для заповнення таблиці курсор встановлюється в необхідну осередок покажчиком миші, після чого вводиться інформація. Перехід до наступної комірки можна виконати клавішею Tab, а також він виконується автоматично після заповнення останньої клітинки.

Можна змінити ім'я таблиці, присвоєне за замовчуванням, і визначити ключове поле "автоматично" або са

Вікно створення таблиць за допомогою Майстра таблиць

мостійно. При введенні і редагуванні даних перехід до необхідної осередку можна здійснювати і за допомогою кнопок переходу, що знаходяться в нижній частині таблиці.

Після заповнення таблиці даними весь вміст зберігається автоматично.

Зміни структури таблиці (склад полів або їх властивості) виробляються в режимі Конструктора, для цього її слід виділити в вікні База даних і клацнути на кнопці Конструктор.