Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20—2000 и «Инструкции об учете БФ» (1998 год). Это книги, брошюры ноты, карты, изо издания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) — экземпляр; диафильмы — катушка; диапозитивы (слайды) — комплект; грампластинка — диск; магнитные фонограммы — катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии — фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией. Существует несколько форм индивидуального учета: учет часто называют библиографическим он осуществляется в виде каталогов (алфавитный каталог (АК), систематический каталог (СК), нумерационный; для учета документов — со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, ценники, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Как организуется индивидуальный (дифференцированный) учет библиотечного фонда? Какие регистры индивидуального учета применяются в Вашей библиотеке? Приведите заполненные образцы.

Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

Примерные формы регистров индивидуального учета: инвентарная книга, карточка учета журналов, реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов.

Какие имеются формы контроля за литературой, передаваемой в структурные подразделения библиотеки? Как осуществляется учет литературы, принятой от читателей взамен утерянной?

В «Порядке учёта» больше внимания уделяется приёму и учёту изданий, поступающих в библиотеку на безвозмездной основе. Издания поступают без сопроводительных документов и без указания цены, поэтому, чтобы поставить их на баланс библиотеки, необходимо создать первичный учётный документ и произвести оценку.

Особого оформления требуют поступления в качестве пожертвований. Согласно ст. 582 Гражданского кодекса РФ пожертвованием признаётся дарение в общеполезных целях (3). Следуя данному определению, любое дарение изданий для доукомплектования библиотечного фонда можно было бы рассматривать как пожертвование, поскольку библиотечный фонд предназначен для общественного пользования. Но как показывает практика, бесспорным это признаётся, если документально оформлено. В соответствии со ст. 574 Гражданского кодекса РФ письменное оформление договора пожертвования обязательно в случаях, когда даритель – юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей (3). В остальных случаях, надо полагать, – на усмотрение библиотеки и дарителя. Договор пожертвования подкрепляется актом приёма-передачи, который передаётся в бухгалтерию для принятия новых поступлений к бухгалтерскому учёту.

Другие безвозмездные поступления – обязательные экземпляры, поступления из анонимных или неизвестных источников, – оформляются актом о приёме, который составляется специальной комиссией, созданной по распоряжению руководителя учреждения.

Оценку стоимости издания производит оценочная или экспертная комиссия библиотеки, что должно быть отражено в учётной политике учреждения.

Допускается при необходимости ведение "Журнала (Тетради) учета документов, принятых от читателей взамен утерянных" с последующим оформлением сводного акта о приеме документов. Потом передается в отдел комплектования, а там уже дается номер инвентарный, оформляется акт и потом передается опять в библиотеку.

Что такое безынвентарный учет библиотечного фонда? Где он применяется?

Безынвентарным называется индивидуальный учёт, при котором документам не присваивается инвентарный №.

Безынвентарный метод учёта документов в нашей библиотеке внедрен: на книги - с 1969 г., на периодические издания – с 1971 г. Согласно инструкции, при поступлении многоэкземплярных документов количество экземпляров, подлежащих записи в инвентарные книги и учёту безынвентарным методом, определялось библиотекой самостоятельно. При безынвентарном методе учёта на каждое название документа оформлялась учётная карточка, которую регистрировали в отдельном журнале. Для этой цели использовались перфокарты.

Учётная карточка содержит сведения: автор, название книги, издание, год издания, цена, дата записи, № суммарного учёта, кол-во поступивших экз., выбывших экз., состоит экз. На учётной карточке проставлялся шифр книги, а также фиксировались все последующие поступления данного названия, независимо от цены.

На самых ранних карточках, находящихся в отделе комплектования, проставлялся инвентарный номер 1 экземпляра из поступившей партии многоэкземплярного названия, учтенный в инвентаре. Карточки, расположенные в алфавитном порядке, и составляли картотеку безынвентарного учёта. Для регистрации учётных карточек использовалась обычная инвентарная книга с продолжающейся нумерацией. В регистрационной книге заполнялись все графы – так же, как и при индивидуальном учёте: автор, название книги, издание, год издания, цена одного экземпляра, № записи в КСУ. Каждое название записывалось на одной строке. Регистрационный номер переносился на учётную карточку.

На документе, учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставлялся; книга проходила только минимальную техническую обработку.

Преимущества безынвентарного учёта по сравнению с инвентарным учётом:

- экономия времени для заполнения (инвентарная книга, документ, формуляр);

- экономия пространства для хранения учётной документации.

Картотека безынвентарного учёта на сегодняшний день не ведётся так как учетные данные перенесены в электронный каталог.