1.4 Access-деректер қорын басқару жүйесіне жалпы түсінік
Бүгінгі күнде Microsoft Access компоненті Microsoft Office офистік ДҚБЖ құрлымдарының ішіндегі ең танымалыларының бірі болып табылады. Оның себебі, Access-ке мәліметтерді енгізу үшін құралдардың өте кең диапазоны, анализдеу және берілгендерді ұсыну тән. Бұл құралдар тек қана қарапайым және ыңғайлы ғана болып табылмайды, сонымен қатар олар құрлымдарды өте үлкен жылдамдықта өңдеуді қамтамасыз ететін жоғары өнімді болып табылады.
МS АССЕSS - реляциялық мәліметтер қорын басқару жүйесі. Қарапайым екі өлшемді кесте реляциялық (геlаtіоn - ағылшын тілінде қатынас ұғымы) мәліметтер қоры болып табылады. Мәліметтер қорын басқару жүйесі мәліметтер қорын құру, мәліметтерді өңдеу, қандай да бір шарт бойынша қордан мәліметтерді таңдау, қор негізінде әр түрлі формалардың есеп беруін (отчет) құруды жүзеге асырады.
Мәліметтер қорында екі өлшемді кестенің жолдары жазбалар деп, бағандары өрістер деп аталады. Дәлірек айтқанда мәліметтер қорында, кестедегі әрбір жол жазба болып табылады, ал жазба бірнеше өрістерге бөлінеді.
Деректер қорын басқару жүйесі (ДҚБЖ) – дегеніміз деректер қорының жұмысын ұйымдастыруға арналған программалардың бүтін бір класы.
Деректер қорының басқару жүйесі ақпарат пайдаланушының сұранысына сәйкес толық, нақты, жинақы болуы керек.
Деректер қорының басқару жүйелері атқаратын қызметіне қарай дербес немесе көп пайдаланушы болып бөлінеді.
Компьютерде жұмыс істейтін дербес ДҚБЖ жергілікті деректер қорын құруға мүмкіндік жасайды. Дербес ДҚБЖ-ға Paradox, dBase, FoxPro, Access жатқызуға болады.
Көп пайдаланушы ДҚБЖ «клиент-сервер» архитектурасында қызмет ететін ақпараттық жүйелерді құруға мүмкіндік жасайды. Көп танылатын болып Oracle, Informix, SyBase, Microsoft SQL Server, InterBase есептелінеді.
Қолданбалы бағдарламалар немесе қосымшалар, деректер базасындағы ақпараттарды өңдеуге арналады. Бұл жұмыс істеуші адамның нақты тапсырмасын орындайтын кестелік бағдарлама. Кеңірек айтылса, бұған командалық процессордан басқа бағдарламалардың барлығы жатады. Нақты мағынада айтылса, оған мәтіндік процессорды, деректер базасын, электрондық кестені т.б. жатқызуға болады [13].
Деректер қоры өрісінің құрылымы. Деректер қорының өрістері қор құрылымын ғана емес әрбір өріске жататын, ұяшықтарға жазылатын, мәліметтердің топтық құрылымын анықтайды. Төменде MS Access ДҚБЖ мысалындағы деректер қоры кестесінің негізгі құрылымдары келтірілген.
Өріс аты - деректермен автоматты амалдар кезінде осы өрістің мәліметтеріне қалай қарау екендігін анықтайды.
Өріс типі – берілген өрісте болатын мәліметтер типін анықтайды.
Өріс өлшемі – берілген өрісте орналасатын мәліметтер ұзындығын анықтайды.
Өріс форматы - өріске жататын, ұяшықтардағы мәліметтерді форматтау тәсілін анықтайды.
Енгізу маскасы - өрістерге енгізілетін мәліметтердің формасын анықтайды.
Қалыпты жағдайдағы мән – бұл өріс ұяшықтарына автоматты түрде енгізілетін мәндер.
Мәнге шарт қою – деректерді енгізу дұрыстығын тексеру үшін қолданылатын шектеу.
Қате туралы хабарлама – өріскек қате деректерді енгізу кезінде автоматты түрде берілетін мәтіндік хабарлама.
Міндетті өріс – деректерді толтыру кезіндегі берілген өрісті толтыру міндеттілігін анықтайтын құрылым.
Бос жолдар – бос жолдық мәліметтерді енгізуге рұқсат ететін құрылым.
Индекстелген өріс – егер өріс осындай құрылымға ие болса, онда берілген өрістегі сақталатын, мән бойынша жазбалардың іздеуімен байланысты барлық амалдар шамалы тез орындалады. Сонымен қоса, индекстелген өрістер үшін өріс бойынша жазбалардың қайталанбауы үшін тексеру қоюға болады.
Әртүрлі өрістерде әртүрлі типтің берілгендері болатындықтан, онда деректер типіне байланысты өрістер құрылымы да өзгеруі мүмкін. Басқа типтердің өрістері осы құрылымға ие боллуы немесе ие болмауы мүмкін, бірақ оларға өзіндікін де қоса алады [14].
Деректер қоры кестелерін құру. Access іске қосылғаннан кейін 1.1-суретінде көрсетілгендей терезе ашылады. Онда қолданушыға келесі варианттардың ішінен біреуін таңдау ұсынылады: жаңа деректер қорын құру; Access-тің өзінің біліміне сүйену; деректер қорын ашу.
Бұл терезе тек қана программаның бастапқы жұмыс істеу кезінде ғана қолданылады. Ол Access-ті пайдаланып көруге шақыру болып табылады, ал программаны қолданғанда ДҚ-н ашу және жабу басқа жолмен орындалады.
Сурет - 1.7 Программаны іске қосқанда пайда болатын терезе
ДҚ ашу және жоғарыда айтылған Мастердің енгізілуі төменде қарастырылады. Ал енді біз ауыстырғышты жаңа ДҚ жағдайына қойдық деп елестетейік. Бізге Жаңа ДҚ файл терезесі ұсынылады. Ол файлды ашуға және сақтауға мүмкіндік беретін стандартты терезелерге жатады. Windows-та жұмыс істегендердің барлығы бұл терезелерде не істеу керек екендігін жақсы біледі: папка тандау, тізіміндегі файлдардың тізімін көрсету және файлдың атын беру. Сіз файлдың атын таңдап алып ENTER клавишасын басқан кезде программа 1.2 - суретінде көрсетілген ДҚ терезесін ашады. Ол алты хаттамадан тұрады. Қаттамалардың аттарынан олардың ДҚ-ның құрастырудың және қолданудың қай аспектілерін орындайтыны түсінікті [15].
Сурет - 1.8 Деректер қорының терезесі
Жұмыстың бастапқы кезеңдерінде бұл терезеде үш кесте түрі шығады олар конструктор (құрастырушы) режимінде кесте құру, мастер көмегімен кесте құру, мәліметтер енгізу жолымен кесте құру. Егер ДҚ-да жоқ дегенде бір кесте құрылған болса, онда ол терезеде (қолданушының жұмыс істеп отырған терезесінде) Ашу (Открыть) және Құрастырушы (Конструктор) түймешіктері іске қосылады. Біз ДҚ құрылған кезде бұл терезенің керекті ақпараттармен толатынын көреміз. Оны атаулар (заголовок) кеңістігінде тышқан түймешігін екі рет басу арқылы бүкіл экранға жаюға болады. Мұндай режимде жұмыс жасау ыңғайлы. ДҚ-да жоқ дегенде бір кесте болу керек болғандықтан ДҚ-н құрастыруды кесте жасаудан бастаймыз. Жұмыс істеу барысында онда біз қандай деректердің типтері орналасатынын және олардың қандай қасиеттері болатындығын анықтаймыз. Құру (Создать) түймешігін басқаннан кейін программа жаңа кесте диалог терезесін ашады. Ол 1.3—суретінде көрсетілген. Бізде бірнеше жаңа кестелер құру тәсілдері бар және олардың барлығын көруге болады.
Сурет - 1.9 Жаңа кесте құру терезесі
Бұл режим Access-те кестелердің не екендігін жақсы түсіну үшін мейлінше қолайлы. Сондықтан егер де сіз осы ДҚБЖ-мен жұмыс жасағыңыз келсе онда құрастырушы терезесімен мұқиат танысыңыз. Сонымен біз 1.1-суретте көрсетілгендей "Новая база данных" түрінде Microsoft Access-ті іске қосамыз және ОК түймешігін басамыз. Программа жаңа деректер қорын құруды ұсынады және бізге ашылған терезеде оның атын беруіміз керек. Сонан соң келесі ашылған терезеде Создать түймешігін басу керек. Бұдан кейін Жаңа кесте терезесінде Құрастырушы опциясын тандаймыз (1.3-суретінде көрсетілген). Әрине, Құрастырушы режимін ДҚ-дағы бұрын бар басқа да кестелер үшін қосуға болады.
Кесте терезесі Құрастырушы режимінде 1.4—суретінде көрсетілгендей болады. [16]
Сурет -1.10 Кесте құрастырушының терезесі
Кесте құру барысында бұл режимде программа ешқандай өріс құрмайды. Сіз өзіңіз кесте структурасын анықтауыңыз керек. Конструктор терезесінің жоғарғы бөлігінде барлық өрістердің типі мен аттарының тізімін көрсететін кесте (бланк) орналасқан. Суретте мысал ретінде қолданушы анықтаған үш өріс көрсетілген. Бастапқыда бланк терезесінің жоғарғы бөлігі бос. Кесте құру үшін ең болмағанда "өріс аты" және "өріс типі" графасын толтыру қажет. "Описание" графасы міндетті емес, ол графадағы мәлімет кестемен жұмыс барысында экранның; төменгі жолында шығатын көмекші текст түрінде көрсетіледі. Өрістің типін беру үшін "деректер типі" бағанасына сәйкес ұяшыққа басу керек. Бұл таңдалған ұяшық оң жағында тізім символы пайда болады. Оны ашып керекті типті тандау керек.
Біз кесте өрісінің біреуі кілттік өріс болып анықталуы керек екенін білеміз. Оны құру үшін курсорды бланктың керекті жолына қойып инструменттер панеліндегі Тетікті өріс түймешігін басыңыз немесе берілген жолмен байланысты контекстік менюден Тетікті өріс командасын таңдап алыңыз. Бірінші тетік бірнеше өрістен тұруы мүмкін. Мұндай жағдай бірнеше өрістердің комбинацияларының мәні кестедегі жазбалармен сәйкестендірілген кезде туады. Мұндай күрделі кілтті құру үшін бланктағы бірнеше жолды бөліп алып, Тетікті өріс инструментін қолдану керек. Бұл өрістің тетікті екенін жолды белгілеу аймағындағы кілттің суретінен көруге болады. Кестеде бірден артық тетік болмайды, ал егерде сіз Конструктор режимімен жұмыс жасай отырып кілт символымен екі немесе одан да көп жол белгіленгенін көрсеңіз, онда сіз бұл кестеде күрделі тетік құрылған деп түсініңіз.[17]
Енді өрістердің қасиеттері мен типтерін талқылау уақыты келді, әйтпегенде кестені құрастыру мүмкін емес. Бірақ бұл ақпарат ДҚ-ның структурасын түсінудің тек бір ғана сатысы. Тағы кестелер арасындағы байланыстар типін оқып білуге тура келеді, сонда ғана Access сізге нақты пайда әкеле алады.
Сұраныстарды құру. Әдетте MS Access-те сұраныстар автоматты түрде құрылады, және қолданушыларға оларды құру керегі жоқ.
Форма немесе есеп негізі болып табылатын сұранысты құру үшін форма шеберін немесе есептер шеберін қолдану керек. Олар формалар мен есептерді құру үшін қолданылады. Егер есеп немесе форма бірнеше кестеге негізделген болса, онда шебер көмегімен олардың SQL базалық инстукциясы құрылады.
Қолданушыға байланысты SQL-ді сұраныс ретінде сақтауға болады.
Бірнеше формалар немесе есептер үшін базалық ретінде қолданатын сұраныстарды құруды жеңілдету үшін сұраныстар шеберін қолданған ыңғайлы.
Сұраныс шебері қолданушының қойған сұрағына тәуелді негізгі әрекеттерді автоматты түрде орындайды. Егер бірнеше сұраныс құрылса, шеберді сұраныс құрылымын тез құруға да қолдануға болады. Одан кейін оны жөндестіру үшін конструктор режиміне өту керек. Қарапйым фильтр белгіленген фрагмент бойынша фильтр немесе өрістер фильтрі негізіндегі сұраныстарды құру үшін фильтрді сұраныс ретінде сақтау керек. Егер де осы айтылған әдістердің бірде біреуі талапты қанағаттандырмаса, онда сұранысты коструктор режимінде құру керек.
Таңдау бойынша сұраныстар және оның қолданылуы. Кең қолданылатын сұарныстардың бірі болып, таңдау бойынша сұраныс табылады. таңдау бойынша сұраныс бір немесе бірнеше кестедегі мәліметтерді қайтарады, сонымен қатар қолданушы өзгерте алатын нәтижелерді де қайтарады. Таңдау бойынша сұранысты қосындыны есептеу үшін, орта мәнді есептеу үшін және тағы басқа әрекеттерді орындау үшін де қолданылады.
Өзгертулерге сұраныстар және олардың қолданылуы. өзгертулерге сұраныс – бұл бір амал көмегімен бірнеше жазбаларға өзгерістерді енгізетін сұраныс. Өзгертулерге сұраныстың төрт типі бар: өшіруге, жаңартуға және жазба қосуға, кесте құруға.
Өшіруге сұраныс. Бір немесе бірнеше кестедегі жазба топтарын өшіреді.
Жазбаларды жаңартуға сұраныс. Бір немесе бірнеше кестелердегі жазба топтарына өзгертулерді енгізеді.
Жазба қосуға сұраныс. Бір немесе бірнеше кестедегі жазба топтарын бір немесе бірнеше кестенің соңына қосады.
Кесте құруға сұраныс. Бір немесе бірнеше кесте негізінде жаңа кесте құрады. Кесте құруға сұраныс келесі әрекеттерді орындау үшін ыңғайлы:
жаңа кестені экспорт үшін құру;
қандай да бір уақыт мезетіне сәйкесті мәлеметтеррі бар есептерді құру;
кестенің резервті көшірмесін құру;
ескі жазбалары бар архивтік кестені құру;
SQL инструкциясына немесе көп кестелі сұраныстарға негізделген форма мен есептердің әрекетін жоғарылату. Мысалы, жалпы нәтижелері есептелетін, құрамында бес кестесі бар, сұранысқа негізделген, бірнеше есептерді баспаға шығару талап етіледі. Процесті жылдамдату үшін қажетті жазбаларды алатын және оларды бір кестеде сақтайтын кесте құру сұранысын жасау керек. Одан кейін осы кесте негізінде есеп құрып, немесе оны есеп немесе форма үшін жазба көзі ретінде SQL инструкция ретінде көрсету керек. Бұл әрбір есеп үшін сұранысты қайта қосуға қааталнусыздықты қамтамасыз етеді. Бірақ кестені құру сұранысын орындағаннан кейін осы кестенің мәліметтерді өзгермейтіндігін ескеру керек. [18]
Форма құру. Қолданушы форманы шебер көмегімен немесе өзі құра алады. Форма шебері форма құру процесін жеделдетеді, себебі барлық жұмысты автоматты түрде орындайды. MS Access шеберін қолдану барысында мәліметтерді енгізуге шақыруды көрсетеді. Осының негізінде форма құрылады. құрылған формаларда шеберді формада басқару элементтерін құруға қолданылады. Форманы жөндестіру үшін конструктор режиміне ауыстыру керек.
Бір бағанды қарапайым форманы құру үшін «новый объект» батырмасы қолданылады.
Есептеме құру. Қолданушы есептемені шебер көмегімен немесе өзі құра алады. Есептемені шебер көмегімен құру кезінде MS Access барлық қиын жұмысты өзі орындап, есептемені тез құрады. Шеберді шақырғанан кейін қажетті мәліметтерді енгізуге шақыруымен сұхбаттық терезелер шығарылады, және есеп қолданушының жауабы негізінде құрылады. Шебер тәжірибелі қолданушылар үшін де тиімді болып табылады, өйткені құрылған есептің негізі ретінде, макетін тез өңдеуге мүмкіндік береді. Осыдан кейін конструктор режиміне ауысып стандартты макетке өзгертулер енгізуге болады.
Болжамды іс-әрекеттер:
автоесеп көмегімен бір бағаннан тұратын есеп құру;
шебер көмегімен есеп құру;
шебер көмегінсіз есеп құру;
бірнеше кестелер бойынша есеп құру;
Деректер типтері. Access-те мәліметтердің негізгі 8 типі қолданылады. Олар төмендегі 1.5 - суреттегі кестеде тізілген. Өрістің пайдалану бағытына байланысты кестенің әр өрісі үшін мәліметтер типі таңдалады. Символдық мәліметтер үшін әдетте Текстік (текстовый) тип қолданылады. Текстік өрістің максималды өлшемін өріс қасиеттерінің көмегімен көрсетуге болады. Memo типті тек өрістегі текстің ұзындығы 255 символдан асып кеткен жағдайда ғана қолданған дұрыс.
Сурет - 1.11 Өрістер типінің ашылған тізімі
Мәліметтердің Сандық (числовой) типі таңдалған кезде өріс өлшемі қасиетінің мәнін мұұқият қарастыру керек, өйткені ол деректердің орналасу дәлдігін және сақталууға қажетті орынның көлемін анықтайды.
Мерзім /уақыт (дата/время) типі күнтізбесін немесе уақытты көрсетеді. Олар уақыт бірліктері: минут, секунд, сағат, күн, ай және жыл өлшемдерінде есептеулер жүргізуге мүмкіндік береді. Ақшалық мәліметтерді сақтауы үшін ақшалық (денежный) типі пайдаланылады. Бұндай есептеулер сандық типтегідей орындалады, бірақ үтірден кейін екі орын беріледі. Есептеуіш типті өріс жазбаларды автоматты түрде идентификациялайды. Кестеде есептеуіш типті өріс бірден артық болмауы керек. Логикалық (логический) типті өріс ақиқат немесе жалған мәндерді қабылдайды.
Макростар. Деректер қорының қауіпсіздігі. Деректер қорының объектісі. Макрос дегеніміз – бір немесе бірнеше макрокомандалар жиыны. Олар есепті баспаға шығару немесе формаларды ашу сияқты анықталған амалдарды орындайды. Макростар жиі орындалатын есептерді автоматизациялау үшін пайдалы болуы мүмкін. Мысалы, қолданушымен батырманы басқан кезде есепті баспаға шығаратын макросты жіберуге болады. Макрос макростар тобы және макрокомандалар тізбегінен тұратын болуы мүмкін. Кейбір жағдайларда анықталған макрокомандалардың орныдалуы жіберілген макроста болуы шешімі шартты өрнектің қолданылуымен анықталады. Бұл макрокомандалар макросты жіберген сайын орындалады. Макросты жіберу үшін оның атына бару керек. [19]
Макростар тобы. Туыс макростарды топтарға біріктіру немесе макростардың ұлкен саны кезінде деректер қорының басқарылуы жеңілдетіледі. Таңдалған макростар тобы үшін макростар атын көру үшін макрос терезесіндегі вид менюінен макростар аттары командасын таңдау жеткілікті.
Макростар тобындағы макросты жіберу үшін алдымен топ атын соден кейін нүкте арқылы макростың атын көрсету керек.
Шартты макрокомандалар. «Условие» бағанын шығару үшін макрос терезесіндегі «вид»менюінің «условие» командасын таңдау керек. Макросты құру:
деректер қоры терезесінде макрос парақшасын таңдаңыз;
құру батырмасын басыңыз;
макрокоманда бағанындағы ұяшықта макрокомандалар тізбегі ашылған тізімдерді ашу батырмасын басыңыз;
макрокоманда атын таңдаңыз;
макрокомандаға комментарий мәтінін енгізіңіз;
керекті жағдайда терезенің төменгі бөлігінде макрокоманданың аргументің нұсқаңыз;
макросқа басқа макрокомандаларды қосу үшін келесі жолға өтіп 3-6 қадамдарды қайталаңыз. Макрокомандалар олардың бланкідағы орналасу тәртібімен орындалады.
Деректер қорының объектілері. Кестелер – бұл кез-келген деректер қорының негізгі объектілері. Біріншіден, кестелерде қорда болатын барлық берілгендер сақталады. Екіншіден, кестелер қор құрылымын да сақтайды.
Сұраныстар – бұл объектілер мәліметтерді кестелерден қолданушыға ыңғайлы күйде көрсету үшін жасалады. Сұраныстар көмегімен мәліметтерді жинақтау, оларды сұрыптау және сүзу амалдарын орындайды. Сұраныстар көмегімен берілген алгоритм бойынша деректерді түрлендіру орындалады. Мысалы, жаңа кесте құру, деректермен кестелерді автоматты түрде толтыру орындалады, кестелердегі қарапайым есептерді орындайды.
Формалар. Егер сұраныстар, деректерді талдау мен жинақтауға арналған арнайы құрал болса, онда форма деректерді енгізуге арналған құрал. Сонымен бірге формада арнайы басқару элементтерін енгізуді автоматизациялау үшін орналастыруға болады. Форманың артықшылығы толытырылған бланкілердегі деректерді енгізуді орындауды. Бұл жағдайда формаларды бланкілердің безендірілуін қайталау үшін графикалық құрал жасайды. Ол терушінің жұмысын жеңілдетеді, баспалық қателердің пайда болуының алдын алады.
Есептемелер. Өзінің құрылымы мен құрамы бойынша есептер формаға ұқсас. Бірақ олар деректердің баспаға шығарылуына ғана қолданылады. Осымен байланысты есептер баспалық құжаттар үшін сипатталатын, безендірудің арнайы элементтерін шығаруға арналған және деректерді шығаруды топтастыру үшін арнайы шаралардың болуымен ерекшеленеді.
Беттер – бұл MS Access ДҚБЖ-ның соңғы версияларындағы деректер қорының объектілері. Шынында оларды деректерге қатынау беттері деп атайды. Физикалық түрде ол клиентке берілетін Web беттерде орналасқан HTML кодында орындалған ерекше объект. Өз бетінше бұл объект деректер қоры емес, бірақ серверде қалатын, деректер қорынан Web беттерді беруді байланыстыратын компоненттерге ие. Осы компоненттерді қолдана отырып Web түйінінің көрушісі қатынау беттерінің өрістеріндегі қор жазбаларын қарастыруға болады. Осылайша, қатынау беттері мәліметтерге серверде орналасқан, деректер қорымен сервер, клиентпен арасындағы интерфейсті жасайды.
Макростар мен модульдер – бұл объектілердің категориялары ДҚБЖ-менг жұмыс кезіндегі қайталанатын амалдарды автоматизациялау сияқты программалау жолымен жаңа функцияларды құру үшін де арналған. MS Access ДҚБЖ-сында макростар ДҚБЖ-ның ішкі командаларын тізбектеліунен тұрады және дерекетермен жұмысты автоматизациялау құралының бірі болып табылады. Модульдер программалау тілінің сыртқы тәсілдерімен құрылады. Бұл басқару жүйесінің тез жұмыс жасауын жоғарылатып, тапсырыс берушінің спецификалық талаптарын қанағаттандыратын функционалды стандартты емес мүмкіндіктерді қосатын құралдардың бірі. [20]