21. Вычисления в электронных таблицах. Организация формул. Абсолютная, относительная и смешанная адресация. Встроенные функции Excel.

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа, а также упрощается поиск значений или данных, используе­мых в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использо­вать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на дру­гих листах книги или в другой книге, или на данные другого прило­жения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссыл­ками. Ссылки на данные других приложений называются удален­ными ссылками.

По умолчанию в Microsoft Excelиспользуются ссылки видаA1, в которых столбцы обозначаются буквами отAдоIV(256 столбцов максимально), а строки числами — от 1 до 65536. Например,D50является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбцаDс 50-й строкой.

Чтобы сослаться на диапазон ячеек, вводят ссылку на верхний левый угол диапазона, ставят двоеточие (:), а затем — ссылку на правый нижний угол диапазона.

Примеры ссылок на диапазоны данных:

A10:A20– диапазон ячеек столбцаAс 10-й строки по 20-ю;

B15:E15– диапазон ячеек в 15-й строке со столбцаBпо столбецE;

5:5– все ячейки в 5-й строке;

5:12– все ячейки между 5-й и 12-й строками включительно;

Н:Н– все ячейки в столбцеH;

H:J– все ячейки между столбцамиHиJвключительно.

Кроме того, существует стиль адресации, в котором и столбцы, и строки листа пронумерованы. Этот стиль, называемый R1C1, наиболее полезен при вычислении позиции строки и столбца в макросах, а также при отображении относительных ссылок. В стилеR1C1, после буквы «R» (row) указывается номер строки ячейки, после буквы «C» (column) — номер столбца. Например, ссылкаR8C5обозначает ячейку в 8-й строке и 5-м столбце, т. е. эквива­лентна ссылкеЕ8.

Для использования ссылок на ячейки другого листа этой же книги необходимо оформить их следующим образом: имя листа, восклицательный знак, ссылка на ячейку (или диапазон ячеек) либо ее (его) имя. Например, Лист4!С26:С28, илиЛист4!Итог. Однако проще в процессе набора формулы просто щелкнуть на корешке нужного листа, а затем на требуемой ячейке (или обвести диапазон ячеек).

Совет.Будьте внимательны: щелкнув на корешке какого-либо листа для выбора внешней ссылки, не спешите вернуться к преж­нему листу щелчком на его ярлыке – вы испортите тем самым внеш­нюю ссылку в формуле. Просто продолжайте набор формулы.

Для оформления удаленных ссылок (т. е. на ячейки таблиц, со­держащихся в другом файле) используют следующие правила: сна­чала указывают имя файла в квадратных скобках, затем название листа, восклицательный знак и ссылку на ячейку (или диапазон ячеек) либо имя ячейки (диапазона). Примеры: [Файл1]Лист4!С26:С28, или'[C:\Work\Файл 2.xls]Лист4'!Итог.

Аналогично, вместо ввода этого имени можно переключиться в окно другого файла (с помощью меню Окно или комбинаций клавиш Ctrl+F6илиCtrl+Tab) и щелкнуть в нем нужные ячейки.

Имена ячеек и диапазонов

Для упрощения просмотра и запоминания формул одной или нескольким ячейкам можно присвоить имя. Если в листе присутст­вуют заголовки строк и столбцов, то на них можно сослаться в фор­муле или использовать как имена, связанные с ячейками. Кроме того, можно создать имя, которое представляет одинаковые ячейки или группу ячеек на нескольких листах.

Для присвоения имени ячейке или группе выделенных ячеек надо ввести его в поле имени, которое расположено слева в строке формул, и нажать Enter. (Другой способ: выбрать командуПрисвоитьв менюВставка/Имя, ввести имя и нажатьДобавить).

Отныне в формулах вместо адреса данной ячейки (или группы ячеек) можно использовать введенное имя.

В качестве имени могут быть использованы любые последова­тельности букв, цифр, точки и знака подчеркивания, начинающиеся с буквы или символа подчеркивания. Использование пробела запре­щено. Имя может содержать не более 255 символов. Microsoft Excelне различает строчные и прописные буквы. Имена не должны иметь сходства со ссылками, например,Z$100илиR1C1.

Использование имен делает формулы намного нагляднее. Сравните, к примеру, =СУММ (Продано_в_первом_квартале) и =СУММ(Лист3!C25:C38).

Для удаления имени надо вызвать окно Присвоение имени(менюВставка/Имя/Присвоить) и удалить выделенное имя. Для изменения имени ячейки надо вызвать это же окно, удалить старое имя и добавить новое.

Одной ячейке можно приcвоить несколько имен.

Имена можно использовать в любом листе книги.

Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе).

По умолчанию имена являются абсолютными ссылками.

Абсолютная, относительная и смешанная адресация

Ссылки вида С7илиА13называются относительными ссыл­ками, поскольку они ссылаются на ячейки относительно позиции формулы. При копировании или трансляции формулы такие ссылки в ней будут изменены в соответствии с направлением смещения формулы. Этим обеспечивается правильность расчетов.

Однако иногда бывает необходимо, чтобы адрес ячейки в формуле не изменялся ни при каком копировании формулы. Тогда для “закрепления” адреса перед каждой частью адреса ставят знак $. Такие ссылки называются абсолютными. Примеры: $С$3, $Н$10. Абсолютные ссылки после копирования формулы не изменяются.

Если в ссылке закреплена только одна часть адреса (например, $С5, Е$11), то такие ссылки называются смешанными. При копировании формулы, содержащей такие ссылки, будут меняться лишь незакрепленные части адреса.

Механизм смешанной, абсолютной и относительной адресации представляет собой очень важную характеристику электронных таблиц. Вместе с механизмом автозаполнения данных он служит очень важным средством автоматизации расчетов.

Поясним это на простом примере расчета площади прямоугольника по двум его сторонам. Если для каждого прямоугольника длина его стороны будет указана в столбце А, а ширина – в строке 1 (неважно, сколь длинными будут эти списки!), то достаточно построить одну-единственную формулу, например, в ячейкеВ2и транслировать ее на весь требуемый диапазон!

При этом для корректности вычислений в формуле должны быть смешанные ссылки: =$А2*В$1. Если транслировать данную формулу (т.е. копировать ее с помощью маркера заполнения), то в соседней ячейке справа (С2) она будет иметь вид$А2*С$1, а в соседней ячейке снизу(В3) – $А3*В$1.