1.8 Анализ информационных и материальных потоков по выбранной проблеме
Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различных документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [9].
Компания «Минтком» осуществляет учет результатов своей деятельности. Бухгалтерский, оперативный и статистический учет и отчетность ведутся в порядке, установленном действующим законодательством. Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности возлагается на генерального директора и главного бухгалтера.
Согласно уставу, компания обязана хранить следующие документы:
устав, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
решение о создании общества;
документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
документы, подтверждающие права на имущество;
внутренние документы;
положения о филиалах и представительствах;
список участников;
документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;
протоколы общих собраний участников, заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии;
списки аффилированных лиц;
заключения ревизионной комиссии, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
приказы и распоряжения генерального директора;
документацию по личному составу и трудовым отношениям;
первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных и другие бухгалтерские документы;
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, внутренними документами, решениями общего собрания участников, совета директоров, правления и генерального директора общества.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
В технологию работы с документами входит: прием и первичная обработка документов, их предварительное рассмотрение и распределение, регистрация документов, контроль исполнения документов, информационно-справочная работа, исполнение документов, отправка, систематизация и текущее хранение документов.
На предприятии различают три основных потока документации, которые можно характеризовать следующим образом (рисунок 1.4): входящие документы, поступающие из других организаций или клиентов; исходящие документы, отправляемые в другие организации или выдаваемые клиенту после оказания услуг или выполнения проектов (техническая документация, гарантийные договоры, договоры обслуживания и т. п.); внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе: запросы, отчеты, внутренние поручения, расписания, приказы и т.п.
Рисунок 1.4 – Основные потоки документации
В компании «Минтком» используются все виды документов, связанных с ведением бухгалтерского учета на предприятии, учетом кадров, заключением договоров, различные виды материальных отчетов. Все эти документы имеются как в бумажном виде, так и в электронном.
Документооборот компании «Минтком» представлен на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 – Схема документооборота компании «Минтком»
Все документы соответствуют нормативным документам и законом Российской Федерации. Но как видно из схемы в документообороте практически не задействован склад, на данный момент его функции в этой области минимизированы, а задачи распределены между другими отделами. Готовая продукция поступает напрямую к клиентам, минуя склад, что усложняет учёт, а так же открывает широкий круг возможностей для злоумышленников и потенциально недобросовестных сотрудников.