71. Организационная структура и функции службы связей с общественностью коммерческой организации.

Сотрудники PR-службы являются одними из самых осведомленных людей в компании. Они хорошо знают повседневную деятельность компании, производственную и технологическую специфику, сильные и слабые стороны выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, прекрасно ориентируются в сложной внутрикорпоративной системе принятия решений и имеют прямой выход на руководство компании, часто входя в узкий круг топ-менеджеров, принимающих все стратегические решения. Корпоративные пиарщики являются универсальными профессионалами.

Функции сотрудников PR-службы:

1. Разработка и реализация PR-программ по созданию и укреплению позитивного корпоративного имиджа и устойчивой деловой репутации компании.

2. Разработка и реализация программ по взаимодействию с целевыми аудиториями.

3. Разработка и реализация программ по управлению кризисными и проблемными ситуациями.

4. Разработка и реализация PR-программ по поддержке маркетинговой стратегии компании и продвижению ее брендов (товаров и услуг) на рынке.

5. Подготовка и проведение годового собрания акционеров.

6. Выполняют обязанности пресс-секретаря компании. Осуществляют взаимодействие со СМИ.

7. Проведение исследования общественного мнения, как во внешней среде организации, так и среди персонала.

8. Организация и проведение корпоративных мероприятий.

9. Организация и проведение специальных PR-мероприятий.

10. Создание и поддержание привлекательного корпоративного имиджа и имиджа руководителя компании.

11. Задача формирования корпоративной культуры и фирменного стиля организации.

12. Обеспечение обратной связи с целевыми аудиториями и аналитиками.

13. Ведение летописи фирмы.

14. Развитие и поддержание связей с правительственными организациями и учреждениями, с профессиональным сообществом.

15. Организация и проведение тендеров (конкурсов).

16. Консультации по вопросам, связанным с PR, даются как высшему руководству компании, так и руководителям отдельных ее подразделений или секторов. PR-персонал несет ответственность за выявление и определение проблем, выработку рекомендаций для руководства корпорации относительно принятия решений и формирования политики, связанной с обеспечением надежных связей с общественностью.

Структура и масштаб PR – подразделения зависит от многих факторов: размер организации; отрасль, в которой она действует (темпы развития, уровень конкуренции); количество средств, которые она готова потратить на проведение PR; цели и задачи компании; уровень развития общества, его ценности и приоритеты.

Структура корпоративных PR-департаментов:

♦ отдел по связям со СМИ - распространение в целевых СМИ информационных и рекламно-имиджевых материалов; организация различных PR-мероприятия для журналистов;

♦ отдел маркетинговых коммуникаций - обеспечение информационно-коммуникационной поддержки вывода на рынок и продвижения нового продукта или услуги, а также поддержание его привлекательного имиджа на всей стадии жизненного цикла;

♦ отдел выставок - осуществляет участие коммерческой структуры в наиболее значимых выставках и ярмарках с целью презентации новых товаров или услуг, осуществление промоушн-акций, налаживание отношений с потенциальными партнерами, ознакомление с новейшими разработками, а также отслеживание достижений конкурентов;

♦ отдел связей с государственными учреждениями и организациями - обеспечение позитивного отношения властных структур к компании и ее продукции, лоббирование ее интересов, создание комфортного климата вокруг компании;

♦ отдел связей с финансовым сообществом - развитие тесных связей с инвестиционными компаниями, банками, финансово-промышленными группами, биржами и формирование в этой среде привлекательной деловой репутации;

♦ отдел связей с потребителями - отслеживает все позитивные и негативные тенденции, происходящие среди потребителей и клиентов;

♦ отдел корпоративных СО - издаёт корпоративную газету, ведет корпоративную летопись, организует и проводит мероприятия по сплочению коллектива, совместно с отделом кадров проводит рекрутинговые акции по привлечению новых кадров;

♦ отдел аналитики - проводит постоянный анализ всей внешней среды, окружающей компанию, оценивает эффективность тех или иных PR-акций и готовит свои рекомендации по внесению соответствующих корректив в PR-стратегию.

Штатный состав сотрудников PR-службы коммерческой организации:

1. Начальник (вместе с руководством компании участвует в разработке стратегии, осуществляет руководство отделом, планирование, бюджетирование и контроль).

2. Креативный директор (сотрудник, создающий идеи).

3. Имиджмейкер (работает над имиджем компании).

4. Бренд-менеджер (работает с одним или несколькими брендами компании).

5. Медиаплэннер (отвечает за планирование использования СМИ).

6. Менеджер по работе со СМИ (обеспечивает публикацию материалов).

7. Журналист (создает материалы для публикации).

8. Менеджер по специальным мероприятиям (организует выставки, семинары, пресс-конференции и т.п.).

9. Специалист по работе в Интернет (занимается сайтом компании).

10. Лоббист (отвечает за продвижение интересов компании в сторонних организациях).

11. Специалист по исследованиям общественного мнения.

12. Аналитик (анализирует результаты исследований, вырабатывает рекомендации).

13. Менеджер по работе с определенными группами (клиенты, партнеры и т.д.).

14. Менеджер спонсорских проектов.

15. Организатор внутренних мероприятий.

16. Персональный имиджмейкер (работает над имиджем руководства).

17. Скедъюлер (осуществляет эффективное планирование работы руководства).

18. Спичрайтер (создает тексты речей).

19. Текстрайтер (создает прочие тексты).

20. Художник-дизайнер.

21. Специалист по фото- и видеосъемке.

22. Секретарь-делопроизводитель.

Приведенный перечень должностей PR-специалистов является условным и легко поддается изменениям в зависимости от особенностей каждой конкретной компании. Содержание такого обширного штата PR-специалистов может позволить себе только достаточно крупная фирма. В компаниях малого и среднего бизнеса эта проблема решается путем соединения нескольких должностных позиций в одном лице. Численность отдела PR в небольшой компании можно сократить до нескольких человек.

Преимущества PR-службы коммерческой организации:

1. Это работа слаженной командой, а при решении многих проблем командная работа является непременным условием успеха.

2. Члены этой команды узнаваемы в организации и, следовательно, не вызывают настороженности со стороны других работников.

3. Глубокое знание текущего состояния дел в организации.

4. Сотрудники внутреннего отдела связей с общественностью, постоянно находясь в курсе событий, способны оперативно реагировать на любые неожиданности.

5. Гарантия сохранения конфиденциальности внутренней информации.

6. Штатные сотрудники значительно «дешевле», чем привлеченные работники агентства, которые работают на условиях почасовой оплаты.

Недостатки PR-службы коммерческой организации:

1. Иногда штатный сотрудник отдела связей с общественностью в силу своей преданности организации не может правильно и объективно оценить сложившуюся ситуацию.

2. Финансирование PR-отдела осуществляется по остаточному принципу.

3. Специалисты PR-отделов имеют ограниченный профессиональный опыт и узкий спектр контактов.

4. Эффективности коммуникаций мешает длинная цепочка бюрократических соглашений, необходимых для принятия решения.