Документальное оформление расчетов с поставщиками
ООО «ЛесСнаб»в процессе работы пользуется услугами сторонних организаций поставщиков и подрядчиков. От поставщиков на предприятие поступают товарно-материальные ценности (сырье, материалы, запасные части и т. д.). Подрядные организации выполняют строительные, научно-исследовательские и ремонтные работы оказывают услуги (подачу тепла, воды, газа, электроэнергии и др.), необходимые для осуществления производственной деятельности организации.
Обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками возникают между организациями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи, к которым относится и договор поставки. По содержанию указанные договоры должны соответствовать требованиям, сформулированным ст. 455, 506 ГК РФ. Для формирования учетной информации особое значение имеют сведения о поставках: наименование товара, его количество, цена, формы расчетов, сроки поставки и ее оплаты, условия транспортировки, момент перехода права собственности на приобретенные товары, материалы и другое имущество от продавца к покупателю (Приложение Б).
В связи с несовпадением моментов исполнения сторонами договора своих обязательств в зависимости от условий договора у ООО «ЛесСнаб» при расчетах с поставщиками и подрядчиками может образовываться как кредиторская, так и дебиторская задолженность.
Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками является следствием выполнения договорных обязательств организациями в результате совершения сделки, по которой продавец получает право требования на платеж.
Дебиторская задолженность поставщиков и подрядчиков является следствием оплаты продукции (работ, услуг) покупателем и заказчиками до того, как продавец исполнит свои обязательства по договору.
Основанием для отражения операций на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» являются надлежащим образом оформленные первичные оправдательные документы. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, в большинстве своем соответствуют унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата от 30.10.97г. №71а, от 18 августа 1998 г. № 88, от 25 декабря 1998г. № 132, от 27 марта 2000г. № 26, от 21 января 2003г. № 7. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, разрабатываются компанией самостоятельно и содержат все обязательные реквизиты и утверждены Учетной политикой ООО «ЛесСнаб».
Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются [23]:
расчетные документы
счета,
счета-фактуры
документы, свидетельствующие о факте свершения сделки
товарно-транспортные накладные
приходные ордера,
приемные акты,
акты о выполнении работ и услуги др.
Рассмотрим их сущность и значение для ООО «ЛесСнаб».
Среди вышеперечисленных главным по своей сути документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками и подрядчиками является счет-фактура. Ее выдает поставщик на реализуемые товарно-материальные ценности. В документе заполняются следующие реквизиты: поставщик и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, дата, КПП и ИНН организаций, и др. В нем указывают наименование отгруженных товаров по их видам, единицу измерения, количество, цену и сумму, номер таможенной декларации, а также сумму, на которую отпущено всего товаров. В документе делают ссылку на договор, согласно которому отпущены материальные ценности. Счет-фактура играет очень большую роль в первичной документации ООО «ЛесСнаб». Именно счет- фактура отвечает за правильное составление расчетов с бюджетом по НДС. Допускаемое изменение внешней формы счета-фактуры не должно нарушать последовательности расположения и количества реквизитов, утвержденных этим постановлением: «Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом».
Также стоит обратить внимание, что счет-фактура выставляется поставщиком (плательщиком НДС) в течение пяти дней с момента отгрузки ТМЦ в адрес покупателя. В соответствие с налоговым законодательством счета-фактуры подлежат обязательной регистрации в книге продаж в том налоговом периоде, в котором организация признала выручку согласно методу, закрепленному в учетной политике предприятия для целей налогообложения [3]. Книга продаж предназначена для вычисления суммы налога на добавленную стоимость. Поставщик обязан ее хранить в течение 5 лет от даты последней произведенной в ней записи. Нужно отметить, что книга продаж в обязательном порядке должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Ответственность за правильность ведения книги продаж внесет руководитель предприятия. Покупатель полученные от продавца счета-фактуры обязан регистрировать в книге покупок в хронологическом порядке в том налоговом периоде, когда возникает возможность принять НДС к вычету, т.е. по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (выполнения работ, оказания услуг) [4].
Иными словами, если суммы НДС по оплаченным счетам-фактурам подлежат вычету, то данные счетов- фактур переносятся из журнала учета полученных счетов- фактур в книгу покупок в тот налоговый период, когда возникло право на вычет или возмещение сумм НДС из бюджета. Требования к порядку ведения книги покупок аналогичны требованиям ведения книги продаж.
Следующие документы, заслуживающие внимания, это товарно-транспортная накладная (далее ТТН) и товарная накладная (далее ТН).
ООО «ЛесСнаб»является покупателем сырья для производства собственной продукции у разных поставщиков. Бывают ситуации, когда при покупке сырья и материалов организация доставляет их на свой склад собственным автотранспортом, так как это экономически оправдано. В этом случае ТТН предназначена для учета перевозимых ТМЦ и расчетов с перевозчиком. Требование заключать договор перевозки установлено в ГК РФ и Уставе автомобильного транспорта. ТТН состоит из двух обязательных разделов:
товарного, который регламентирует взаимоотношения между грузоотправителями и грузополучателями и служит основанием для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;
транспортного, который определяет взаимоотношения между заказчиком автотранспорта и организацией — перевозчиком груза, а также служит для учета транспортных услуг и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-перевозчиками за оказанные им услуги по доставке груза.
По общему правилу товарно-транспортная накладная, форма № 1-Т, выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ). Второй, третий и четвертый экземпляры вручаются водителю. Второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза. Третий и четвертый экземпляры сдаются организации — владельцу автотранспорта. Третий экземпляр служит основанием для расчетов (организация — владелец автотранспорта прилагает его к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта), а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Однако стоит отметить, что, согласно Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.11 г. № 272 (ред. от 22.12.2016 г.) если продавец везет товар своим транспортом и цена доставки в договоре отдельно не выделена, это способ выполнения обязательств продавца в рамках договора поставки. То есть он отдельную услугу перевозки не оказывает. Поэтому оформлять транспортную накладную или ТТН не нужно. Продавцу достаточно передать покупателю товарную накладную (ТОРГ-12).Однако если цена доставки выделена в договоре и покупатель ее оплачивает отдельно, то продавец будет грузоотправителем и перевозчиком. Поэтому должен, помимо товарной накладной, оформить транспортную накладную на перевозку товара.
По сути, новая ТН представляет собой транспортный раздел ТТН и предназначена именно для нужд перевозки (образец в Приложении В).
Не менее важным является заполнение приемных актов и актов о выполненных работах. Акт о приемке товаров ТОРГ-1 заполняется по факту приема материальных ценностей. При передаче товара проверяется его количество, полная комплектность, вес и качество. При возникновении разногласий по количеству и качеству стороны должны составить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров). Акт по форме ТОРГ-1 заполняется комиссией, которая назначается приказом руководителя ООО «ЛесСнаб», в день передачи ТМЦ. Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 можно условно разделить на 4 основные части: шапка, табличные части на 2 страницах и итоговая (заключение комиссии).Пункты, обязательные для отражения в шапке документа, наглядно показаны на рисунке 1.2.
На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест. При количественных отклонениях от данных поставщика заполняется колонка «Отклонение». На 4-й странице комиссия фиксирует свое заключение о соответствии товара документам поставщика и выносится решение руководителя об оприходовании его на склад.
Рис. 1.2. Форма шапки акта о приемки товаров в ООО «ЛесСнаб»
Если приемка товара представителем покупателя производится на складе поставщика, необходимо предъявить доверенность, которая является подтверждающим документом, дающим право материально-ответственному лицу получить товарно-материальные ценности. Доверенность выписывается бухгалтером, и при выдаче ее материально-ответственному лицу (водителю- экспедитору) необходимо произвести запись в журнале учета выданных доверенностей. Для доверенности предусмотрены типовые бланки. Если представители организации получают ТМЦ у поставщика регулярно, доверенности выписываются по форме № М-2а, если нет - по форме № М-2.
Стоит отметить, что в доверенности в обязательном порядке должна стоять подпись лица, ответственного за получение ценностей. Эта подпись заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя и скрепляется печатью предприятия. Кроме того, доверенность должна содержать в себе дату ее составления, поскольку в противном случае доверенность будет считаться недействительной. Также указывается номер доверенности и срок ее действия. После того, как срок действия доверенности истек, неиспользованная доверенность должна быть возвращена лицу, ее выдавшему. Запрещается выдавать доверенности лицам, которые не отчитались по использованию ранее выданных доверенностей.
Завершая анализ документального оформления расчетных операций с поставщиками, отметим, что особенность расчетов между заказчиком и поставщиком состоит в том, что каждый из них ведет счета взаимных расчетов, где отражаются все суммы к платежам. При этом расчетные документы передаются не в банк, а непосредственно контрагенту. Периодически стороны проводят сверку взаимных требований с выяснением, в чью пользу имеется остаток средств. На указанную сумму может быть выписано платежное поручение, либо остаток средств может быть перенесен на следующий период по согласованию сторон.