24) Требования к процессу «анализ со стороны руководства»
Анализ СМК это систематическая, четко формализованная и документируемая деятельность руководства организации. Целью этой деятельности является определение пригодности, адекватности, результативности и эффективности системы менеджмента качества. Исходя из требований стандарта ISO 9001:2008 анализ СМК должен проводиться регулярно. Ответственность за анализ СМК возлагается на высшее руководство. Результаты анализа СМК со стороны руководства должны документироваться.
Хотя ответственность за анализ СМК возлагается на высшее руководство, это совсем не означает, что в анализе принимают участие только высшие руководители. Любая организация имеет различные уровни управления – стратегический, тактический и оперативный. Если руководство организации хочет, чтобы СМК была рабочей системой, то анализ СМК должен проводиться на всех уровнях управления. Соответственно, руководитель каждого уровня отвечает за проведение анализа СМК, но только по своей зоне ответственности.
Для эффективной работы системы менеджмента качества анализ СМК должен быть организован по «каскадному» принципу. Т.е. он должен включать в себя анализ СМК на уровне проектов, подразделений, и организации в целом. На каждом из уровней периодичность такого анализа и объем будут различны. Форма проведения анализа СМК будет зависеть от масштабов организации.
Несмотря на то, что анализ СМК со стороны руководства не относится к обязательным документированным процедурам системы качества, желательно разработать четкий порядок проведения анализа СМК на всех уровнях. Процедура анализа СМК со стороны руководства позволит эффективно использовать этот инструмент управления. Кроме того, она даст возможность наладить «вертикаль» системы отчетности для принятия адекватных решений. Например, анализ СМК на уровне проектов служит исходными данными для анализа СМК на уровне подразделения, результаты которого, в свою очередь, являются входными данными для анализа СМК на уровне организации в целом. Таким образом реализуется принцип СМК - принятие решений на основе фактов.
Документированная процедура позволит организовать и контролировать процесс анализа СМК со стороны руководства.
Для этого, в процедуре необходимо установить:
- частоту и периодичность проведения анализа СМК со стороны руководства. Для каждого уровня управления необходимо определить свою периодичность анализа СМК. Например, на уровне проектов, анализ СМК может проводиться раз в месяц, на уровне подразделений – раз в квартал, а на уровне организации – при подведении итогов работы за год, т.е. один раз в год;
- повестку дня и состав рассматриваемых исходных данных. Для каждого уровня управления повестка дня и состав данных будет свой;
список участников. Важно, чтобы для каждого уровня управления в анализе СМК принимал участие руководитель соответствующего уровня. Например, для стратегического уровня – генеральный директор или владелец компании, для тактического уровня (уровень составных подразделений)- руководитель подразделения, для оперативного уровня (исполняемые проекты или оперативная работа) – руководитель проекта (начальник участка, руководитель группы);
- порядок проведения анализа СМК. В зависимости от уровня управления порядок и длительность проведения анализа будет свой. На оперативном уровне он будет проще, т.к. на этом уровне более простая подготовка, а на стратегическом - сложнее, т.к. требуется более длительная подготовительная работа;
- способ документального представления результатов анализа СМК со стороны руководства и состав выходных данных. Для оперативного уровня этот способ желательно устанавливать максимально простым и быстрым;
- ответственных за организацию анализа СМК. Как правило, ответственным за проведение анализа СМК является руководитель соответствующего уровня;
- при необходимости, в процедуре можно установить критерии проведения внеплановых анализов СМК. Примерами таких критериев могут быть возникающие несоответствия, результаты аудитов, жалобы заказчиков и т.п. Для каждого уровня управления критерии будут свои. Определение того, на каком уровне необходимо провести анализ СМК будет зависеть от важности произошедшего события.