6. Кассовые операции на предприятии

Изучив Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Центральным Банком Российской Федерации, сделала вывод, что ОАО «Белое» строго соблюдает данный Порядок.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы отвечает всем требованиям:

• изолированно от других служебных и подсобных помещений;

• располагается в одноэтажном здании, где окна кассового помещения оборудованы внутренними ставнями;

• имеются капитальные наружные стены, перекрытия, перегородки, которые выполнены из кирпичной кладки толщиной 50 см;

• закрывается на две двери: 1) внешнюю, открывающуюся наружу, толщиной 4 см, обитую с двух сторон листовой сталью толщиной 0,6 мм с загибом листа на внутреннюю поверхность двери, имеет два врезных несамозащелкивающихся замков, установленных на расстоянии 30 см друг от друга. 2) внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

• оборудовано специальным окошком с дверцей для выдачи денег. Размер окна 20 x 30 см. Основные проемы помещения кассы оборудованы металлическими решетками. Решетки изготовлены из стальных прутьев диаметром 1,6 см, образующих ячейки 15 x 15 см. Местах пересечения прутьев сварены. Концы прутьев решетки заделаны в стену на глубину 8 см и залиты цементным раствором;

• имеется сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

• располагает исправным огнетушителем.

При приеме на работу кассира, необходимо обеспечить тщательную проверку лиц, которым поручается хранение и учет наличных денег, оформление кассовых операций, составление денежных документов. Со всеми служащими, имеющими доступ к наличным деньгам, необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности. Они должны не реже одного раза в год получать отпуск с полной передачей денежных средств и денежных документов другому лицу в присутствии авторитетной комиссии со стороны администрации.

Для охраны кассы установлен вывод сигнала тревоги к сторожу, заключившему договор в письменном виде об охране кассы. Место дежурства обеспечено средством телефонной связи с районными органами внутренних дел. Для защиты кассира от преступных посягательств, на его рабочем месте, у администрации установлены кнопки тревожной сигнализации, которые предназначаются для передачи сигналов тревоги в дежурные части органов внутренних дел для принятия своевременных мер в случае разбойного нападения.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно ― правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично−денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно−кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка кассы ОАО «Белое» пересматривается в течение года (один раз в три месяца) в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие). В настоящее время лимит кассы ОАО «Белое» составляет 100 тыс. руб.

Кассовые операции оформляются и проводятся только по унифицированным документам, утвержденным Государственным комитетом по статистике. К ним относятся: приходный и расходный кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга.

Приходные кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами на основе сопроводительных документов и доверенностей, подтверждающих обоснованность совершения операции по приему наличных денег.

Кассовые ордера регистрируются с присвоением номера (нумерация ведется с начала отчетного года) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов с указанием целевого назначения полученных денег и основания для их приема в кассу. Если приходный кассовый ордер оформляет поступление наличных, полученных в банке, квитанция о приеме денег прилагается к выписке банка по расчетному счету, с которого получены наличные. Исполненный приходный ордер погашается вместе с приложенными к нему документами специальным штампом.

Расходные кассовые операции оформляются расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями. Расходные кассовые ордера не выдаются на руки получателям денег. Они действительны для оплаты только в день оформления.

Выдача наличных по платежным ведомостям подтверждается собственноручной подписью получателя в строке рядом с суммой денег, подлежащих выдаче.

Кассовая книга составляется на компьютере. Каждая проведенная кассовая операция в момент ее совершения вводится в компьютер и содержится в файле с ограниченным доступом, в который нельзя внести изменения или стереть зафиксированные данные. В конце операционного дня на компьютере получают распечатку отчета кассира и вкладного листа кассовой книги. Их порядковый номер проставляется компьютером в автоматическом режиме, начиная с первого номера в начале отчетного года.

В конце месяца все вкладные листы кассовой книги нумеруются и с указанием номеров в связке подписываются руководителем и главным бухгалтером.

В организации один раз в месяц проводится инвентаризация кассы. Наличные денежные средства в кассе кассир пересчитывает в присутствии инвентаризационной комиссии: одного председателя и двух членов этой комиссии. В конце инвентаризации составляется акт инвентаризации наличных денежных средств, находящихся по состоянию на первое число месяца, следующего за месяцем инвентаризации. На 1 июля по акту наличных денег – 42 024 руб. 89 коп. В ходе инвентаризации не выявлено излишка или недостачи.

3.7 Финансовое планирование и автоматизированная обработка экономической информации в организации

В ОАО «Белое», как в крупном отраслевом хозяйстве, финансовый план составляется в полном объеме, то есть рассчитываются основные его элементы: составляется производственный план, баланс продукции, исчисляется планируемая выручка от реализации, произведенной продукции.

Производственный план представляет собой расчет планируемого объема производства продукции организации на текущий год. При его составлении используется нормативный метод, с использованием внутрихозяйственных нормативов, скорректированных на отраслевых зональных нормативах.

Составляется производственный план плановым отделом хозяйства на основании данных, предоставленных производственными подразделениями организации.

Рассмотрим порядок составления производственного плана в ОАО «Белое», проходящего в несколько этапов:

1. Сбор необходимой информации.

Производственные подразделения в конце года, предшествующего году составления производственного плана, подают в плановый отдел следующую информацию: фактический объем незавершенного производства (площадь посеянных озимых культур и затраты понесенные по ним). Также подаются сведения о планируемой в следующем году площади пашни под каждую культуру.

Данное решение принимает управляющий данным производственным подразделением совместно с агрономом отделения, а также корректирует с главным агрономом хозяйства на основании правил агротехнических мероприятий и установленного севооборота.

2. Обобщение полученной информации в единую форму.

Данные каждого производственного подразделения объединяют в единый массив, сравнивают с данными предшествующих отчетных периодов. Анализируют полученные отклонения.

3. Расчет планового показателя.

На основании внутрихозяйственных нормативов, разработанных с учетом зональной и отраслевой особенности ОАО «Белое», определяют плановый объем производства на будущий год ― путем перемножения фактической площади под каждую сельскохозяйственную культуру и рассчитанного норматива.

После составления производственного плана, полученные показатели используются для расчета баланса продукции, составляемого следующим образом:

1. Сбор необходимой информации.

Используя данные бухгалтерского учета и результаты проведенной инвентаризации складского хозяйства, определяют фактическое наличие и качество готовой продукции на складах хозяйства.

2. Расчет объема товарной продукции.

Расчет объема товарной продукции производится путем прибавления к объему имеющейся продукции количества, которое будет произведено в текущем году. Затем, исходя из установленных отраслевых норм хранения, а также вычитая объем продукции необходимой для собственного потребления, определяется конечный объем продукции ОАО «Белое», предназначенной для реализации ― товарной продукции.

Далее идет расчет планируемой выручки от реализации товарной продукции путем произведения объема товарной продукции на учетную (текущую) цену реализации, при реализации по договорам заключенным с заготовительными организациями. Подобный расчет производится по всем каналам реализации. При этом учитываются данные предыдущих отчетных периодов. Определяется общая выручка от реализации по хозяйству.

3. Далее производится планирование финансовых результатов, которое позволяет руководителю предприятия иметь точные данные об имеющихся и предвидящихся финансовых ресурсах. Исходя из этих данных, руководитель хозяйства может в дальнейшем принимать обоснованные управленческие решения.

На основании осуществляемой в ОАО «Белое» работы планового отдела (составление производственного плана, баланса продукции, планирования выручки от реализации), специалистам планового отдела может быть предложено, расширить объем выполняемых финансовых расчетов следующими направлениями:

1. Планирование оборотных активов организации;

2. Планирование общей (итоговой) суммы затрат (полной себестоимости).

Планирование оборотных активов организации рекомендуется также производить нормативным методом. Рассмотрим порядок расчета планируемой потребности в оборотных активах.

На первом этапе по данным бухгалтерского учета и производственных подразделений определяется объем израсходованных (затраченных) оборотных активов в натуральном и стоимостном выражении предыдущем году (ОА₀).

Затем определяется цена приобретенных оборотных средств (сырья, материалов, топлива и т.д.) по каждому их виду (P₀). За основу предложено взять цену наиболее поздних по времени их поставок. Данный метод имеет сходство с методом ЛИФО, применяемым в бухгалтерском учете. Обоснованность выбора данного метода связана, прежде всего, с высокими инфляционными процессами в стране.

Далее необходимо определить прирост норматива оборотных средств по каждому виду производимой продукции по формуле:

N об. = V₁/V₀^*, (2)

где V₁ – планируемый объем производства, (для растениеводства можно брать площади под соответствующие культуры);

V₀ - объем произведенной продукции в текущем году.

^* - данным метод расчета целесообразно применять при условии постоянной технологии производства, без изменения пропорции соотношения оборотных активов.

Как уже отмечалось, высокие инфляционные процессы в стране приводят к ощутимому удорожанию оборотных активов в течение года, поэтому необходимо корректировать рассчитываемый показатель на коэффициент инфляции (I), равный темпу инфляции по данной отрасли народного хозяйства.

Итак, расчет планируемой потребности в оборотных активах имеет следующий вид:

ОА₁ = ОА₀ * Р₀ * N об. * I (3)

После расчета плановой потребности в оборотных активах следует рассчитать общую (итоговую) сумму затрат (полную себестоимость) путем суммирования всех статей затрат предприятия. При этом необходимо учитывать затраты, понесенные вспомогательными и обслуживающими производствами. Детальное выделение затрат из общего их объема позволит выявить резервы снижения себестоимости продукции, а также позволит наилучшим образом контролировать процесс расходования финансовых ресурсов ОАО «Белое».

Рассчитав общую сумму затрат предприятия в будущем году, необходимо выполнить расчет и планирование финансовых результатов. Для чего могут быть использованы различные методики. Однако, на наш взгляд, наиболее удобным в условиях уже произведенных расчетов является метод прямого счета. Суть его сводится к определению разницы между планируемой выручкой и общей суммой затрат по данному направлению хозяйственной деятельности. Причем данный расчет может производиться по вспомогательным и обслуживающим производствам. Для наглядности и контроля за исполнением, данные расчеты удобнее производить в форме сметы, однако, не сводя итоговые показатели.

Планирование перечисленных выше направлений, то есть выполнение непосредственно финансовой работы, позволит принимать обоснованные управленческие решения, что в свою очередь скажется на финансово−хозяйственном состоянии ОАО «Белое».

ОАО «Белое» является достаточно оснащенным предприятием в плане автоматизации расчетов, но все−таки имеются некоторые недостатки:

1) Новые версии 1С: Бухгалтерия появляются в организации сразу после появления их в продаже, но еще не достаточно широко используемые на практике.

2) На предприятии нет достаточно квалифицированного программиста, потому организация вынуждена использовать услуги сторонних фирм по улучшению и обновлению программ используемых в бухгалтерском учете, это вызывает немалые дополнительные расходы.

Для улучшения состояния расчетов ОАО «Белое» необходимо: во-первых ― нанять высококвалифицированного программиста, что приведет к более быстрому обновлению программ с наименьшими затратами; во-вторых ― повысить уровень квалификации работников в области автоматизации расчетов.