Стандартные фразы деловой переписки

Извещения :

Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду...

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение...

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы...

Доводим до Вашего сведения, что...

Сообщаем, что, к сожалению, не можем...

Модели выражений, объясняющих мотивы (Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма):

В соответствии с протоколом ...

В целях усиления охраны имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности ...

В порядке оказания технической помощи ...

В связи с тяжелым положением ...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с письмом заказчика...

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа:

Завод «Заря» не возражает ...

Совместное украинско-английское предприятие «Формат» предлагает ...

Кооператив «Арарат» гарантирует...

От третьего лица множественного числа:

Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят ...

От первого лица множественного числа:

Просим...

Подтверждаем...

Сообщаем...

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа:

Довожу до Вашего сведения ...

Прошу...

Ставлю Вас в известность ...

От первого лица множественного числа:

Одобряем...

Мы получили Вашу телеграмму ...

Поздравляем...

Поддерживаем...

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ...

Прошу принять меры ...

Прошу сообщить данные о производительности ...

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин ...

Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью ...

Высылаем подписанный с нашей стороны договор ...

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...

Подтверждаем получение спецификаций на ...

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования ...

Предложение

Мы можем предложить Вам …..

Предлагаем Вам приобрести...

Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта ...

Просим принять участие в обсуждении проблемы ...

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить ...

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму ...нами не может быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам ...

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны ...

Напоминаем, что в соответствии с ... Вы должны ...

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет...

Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает ...

Гарантии

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам товары ... в силу следующих причин:...

Интерпретация действий другой стороны

Такая задержка может привести ...

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ...

Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

КАК НЕ НАДО ПИСАТЬ

Пишет руководитель небольшой фирмы, поставляющей сырье одному из крупнейших производителей товаров народного потребления: «За время длительного сотрудничества наши отношения «поставщик-покупатель» переросли в гораздо более доверительные и дружеские партнерские отношения. И все это время наша компания показывала себя как достойный стратегический партнер. В то же время мы хотели бы получить ответ на вопрос: являемся ли мы сегодня для Вас действительно стратегическим партнером? Этот вопрос мы задаем Вам в связи с тем, что интерес к нам с Вашей стороны проявляется только в сезонные месяцы, а зимой полностью угасает. Учитывая наши длительные сложившиеся отношения, мы формируем определенные планы продаж в целях обеспечения бесперебойности поставок на Ваше предприятие, постоянно держим на складе необходимое количество продукции и, не получая от Вас никаких заказов, вследствие непрерывности производства несем существенные убытки в результате замораживания оборотных средств товарных заказов. В подобной ситуации мы не можем планировать производство и сбыт, нарушается сложившийся алгоритм работы нашей компании, и это не позволяет четко и своевременно выполнять заявки наших партнеров. В связи с этим просим Вас описать стратегические цели Вашей компании по отношению к нам для лучшего понимания потребности Вашей компании». («Избранные места из деловой переписки», интервью с консультантом Агентства кадрового менеджмента и рекрутинга Ириной Мурниной, «Секрет фирмы», 2003 г., №2)

Одна уважаемая организация пишет в торговое представительство посольства западной страны: «Мы выражаем свою благодарность и в соответствии с телефонной договоренностью просим оказать помощь и поддержку по следующей деловой позиции. Мы объединяем группу заводов по производству товара (наименование), и на данный момент для нас очень важно иметь мировые цены на ряд продуктов (перечисление). Будем признательны Вам, если Вы подскажете нам пути получения цен с биржи города N. Готовы получать это удобным для Вас способом: по факсу, периодические издания, подписка и т. д. Будем рады рассмотреть Ваши встречные идеи и предложения". («Избранные места из деловой переписки», интервью с консультантом Агентства кадрового менеджмента и рекрутинга Ириной Мурниной, «Секрет фирмы», 2003 г., №2)

Как составить приказ?

Приказ – один из основных организационно-распорядительных документов организации, предприятия. Приказ издается руководителем предприятия (подразделения). Значит, и подписывать его может только руководитель предприятия (подразделения), в особых случаях - его заместитель (если он наделен соответствующими полномочиями) или другое должностное лицо, на которое возложены обязанности руководителя.

Приказ по общим вопросам должен содержать следующие реквизиты:

1. Эмблему (логотип, торговую марку) организации (предприятия)

2. Название организации

3. Наименование вида документа («ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», etc.)

4. Дату издания приказа

5. Номер

6. Место издания приказа

7. Заголовок приказа - должен отвечать на вопрос: «О чем?» например, «О создании отдела закупок», «Об обеспечении сохранности документов», «Об установлении режима рабочего времени» и т.п.

8. Текст приказа - При написании текста приказа нужно исходить из того, что он должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

• В констатирующей части нужно изложить основные причины и мотивы, побудившие издание данного приказа. Здесь излагаются факты и события, служащие основанием для принятия определенного решения, дается их оценка. Обычно эту часть приказа начинают со слов: «В связи с…», «На основании … (название законодательного или нормативного акта)». «В соответствии с…», «С целью…». Иногда констатирующая часть опускается. Это делается тогда когда не требуется обоснования для принятого решения.

• В распорядительной части нужно указать основные решения, действия, ожидаемые результаты, ответственных лиц, сроки исполнения и (если необходимо) предполагаемые ресурсы для выполнения данного приказа.

9. Указание на наличие приложений (если необходимо)

10. Подпись

11. Необходимые визы

Деловые совещания. Типы совещаний.

На всевозможные совещания и встречи уходит больше времени, чем на все остальное. Советы по качественной подготовке и тщательному планированию совещания помогут Вам провести его наиболее эффективно, экономя время себе и коллегам.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

Коммуникаторами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание, а также участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

Типы совещаний:

• совещания по планированию;

• совещания по мотивации труда;

• совещания по внутрикорпоративной организации;

• совещания по контролю за деятельностью работников;

• совещания, специфические для компании.

«Наука» о совещаниях

• Закон Мэрфи (амер., неофиц.) — принцип, состоящий в том, что если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается. В русском разговорном языке это явление получило название "закон бутерброда", "закон подлости" и т.д.

• Закон Уолда и Кана — Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени.

• Второй закон комитето-динамики — Чем меньше удовольствия Вы испытываете от присутствия на совещании, тем больше вероятность того, что Вам придется в нем участвовать.

• Правило Фалькланда — Когда нет необходимости принимать решение, необходимо не принимать его.

• Первый закон спора — Никогда не спорьте с дураком - люди могут не заметить между вами разницы.

• Правило очередности Свиппла — Кто кричит громче всех, тому и дают слово.

• Правило Рейберна — Хочешь жить в согласии – соглашайся.

• Закон Паттона — Хороший план сегодня лучше безупречного завтра.

• Теорема неизбежности Бахмана — Чем больше затраты на составление и формирование плана, тем меньше шансов отказаться от него - даже если он окажется несостоятельным.

• Следствие - Чем выше престиж людей, стоящих за планом, тем меньше шансов его отмены.

• Закон Матильды об образовании подкомитетов— Стоит выйти из комнаты, как тебя тут же выберут.

• Правило Роджерса— Проект примут только когда никого из членов комиссии нельзя будет обвинить в случае провала, но зато при успехе все смогут претендовать на поощрение.

• Закон Хендриксона — Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут важнее самой проблемы.

• Правило Сенеки для кормчего — Когда корабль не знает, к какой пристани он держит путь, для него ни один ветер не будет попутным.

• Правило Карла Маркса — Отдельный скрипач сам управляет собой, а оркестр нуждается в дирижере.

• Аксиома Гурда — На собраниях экономят минуты и теряют часы.

• Правила хорошего тона требуют во время голосования хотя бы одного голоса против.

• Не опаздывай на совещания - будешь сидеть в первом ряду.

• Время, затраченное на обсуждение проблемы обратно пропорционально значимости проблемы.

«Объявляем минутную готовность» -

рекомендации в ситуации, когда Вы вспомнили или узнали о совещании буквально за минуту до его начала.

• Не паникуйте: Сохраняйте спокойствие.

• Главная цель совещания? Ответив себе на этот вопрос, Вы сможете сфокусироваться на остальном.

• Что Вы предприняли с момента проведения предыдущего совещания? Просмотрите записи предыдущего совещания и сделайте необходимые пометки. Выделите то, что Вам не удалась сделать, продумайте причины и предложения по решению вопроса или проблемы.

• Что Вам удалось? Оцените Ваш собственный прогресс за истекшее время.

• Какая информация может потребоваться? Отберите бумаги, содержащие любые полезные для совещания данные, - их можно будет просмотреть (незаметно) в ходе совещания.

• Кто может помочь? Попросите кого-либо из Вашей команды помочь, пока Вы будете на совещании, - объясните, что и к какому времени может Вам потребоваться. Попросите, чтобы результаты доложили лично Вам.

• Будьте честны - совещания проводятся не для того, чтобы изобретать и выслушивать оправдания, а для выработки конструктивных решений.

Подготовка совещания

Если готовить совещание поручено Вам, продумайте, как сделать совещание эффективным, используя следующий план подготовки:

Тема и цель совещания:
Место проведения:	Дата:	Время:
Ключевые вопросы: - - Участники:
Необходимая информация: Принятие решений: - -

• Тема и цель совещания. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке. Слишком много совещаний проводится только потому, что так заведено. Время от времени спрашивайте себя, есть ли необходимость в очередном. Если «Да», то четко определитесь с его целью.

• Место проведения, дата и время Довольно часто один из этих пунктов бывает упущен. При необходимости закажите конференц-зал, убедитесь, что он вместит всех участников, а также проверьте, всем ли удобно выбранное место проведения, дата и время. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

• Ключевые пункты должны включать в себя обсуждение методов, способов и средств решения основных задач, которые должны охватывать сущность главного вопроса совещания – его цели.

• Участники. Каждый присутствующий на совещании должен иметь причину там находиться. Наметьте роль каждого участника. Убедитесь в том, что лишних нет. Оптимальное число участников одновременно присутствующих на совещании: 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а приглашайте только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

• Необходимая информация - до совещания и во время совещания Для того чтобы совещание достигло своей цели, определите, какие данные потребуются для проведения совещания, какую информацию и за сколько времени до назначенной даты необходимо распространить среди участников.

• Принятие решений. Определите, что необходимо решить на совещании? Продумайте, все ли предусмотрено для того, чтобы решения могли быть приняты.

• Необходимое оборудование. Закажите необходимое оборудование. Уточните у тех, кто будет проводить презентации, нужно ли дополнительное или нестандартное оборудование. При необходимости закажите напитки и бутерброды с учетом прихода непредусмотренных участников.

• Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала. Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.

Повестка дня совещания

Это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

· тема и цель совещания;

· перечень обсуждаемых вопросов;

· время начала и окончания совещания;

· место, где оно будет проходить;

· фамилии и должности докладчиков;

· время, отведенное на каждый вопрос;

В сообщении сопровождающем повестку дня целесообразно также указывать место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. Если совещание тщательно спланировано и подготовлено, составление повестки дня не должно представлять трудностей. Используйте для основы следующую конструкцию:

ПОВЕСТКА ДНЯ совещания

Начало:_______час.__________мин.		Окончание: _______час.__________мин.
Дата___________________	Место проведения_________________________
Вступление. Тема совещания:
Ключевые пункты совещания: Докладчик: Время выступления: __________________________________________ _____________ __ : __ - __ : __ __________________________________________ _____________ __ : __ - __ : __ __________________________________________ _____________ __ : __ - __ : __			Комментарий: _____________ _____________ _____________
ВЫВОДЫ _______________________________________________________________
Следующее совещание____________________________________________________

• Время начала и окончания совещания. Все участники совещания должны быть оповещены о нем заблаговременно.

• Дата и место проведения Вся необходимая информация о совещании должна быть и в повестке дня, а не только в сопроводительных письмах.

• Начало совещания Во вступительном слове председательствующий напоминает участникам тему и цель совещания.

• Определите реламент, т.е основные правила, регулирующие проведение совещания.

• Ключевые пункты повестки. Определяются основные пункты и их последовательность. Ничего лишнего.

• Время на обсуждение каждого пункта. Убедитесь в том, что запланированное время для каждого пункта не выходит за рамки совещания.

• Сделайте выводы. Всегда важно подвести итоги по окончании совещания и убедиться, что поставленные цели достигнуты. Если нет,то почему?

• Следующее совещание. Необходимо согласовать дату проведения следующего совещания.

Регламент. Основные правила.

Соблюдение основных правил проведения собраний и совещаний поможет сделать их наиболее эффективными. Сделайте копии основных правил и раздайте всем участникам. Повесьте увеличенный экземпляр основных правил на доску объявлений. Необходимо учитывать возможность изменений или дополнений, предлагаемых другими участниками совещания.

• Будьте честны и откровенны. Т.к. только при соблюдении этого условия можно достичь поставленных целей.

• Задавайте вопросы. Нет смысла сидеть и пытаться понять, что здесь происходит. Если Вас что-то смущает или что-то непонятно, то вполне возможно, что кто-то еще находится в таком же положении. Вы должны быть уверены в том, что на любой вопрос буден дан прямой и честный ответ.

• Если Вам кажется, что Вы теряете время, скажите об этом сразу. Потом будет поздно.

• Каждый имеет право высказаться. Любой присутствующий на совещании вне зависимости от занимаемой должности имеет право на то, чтобы его мнение было выслушано.

• Выступаем по очереди Если Вы хотите, чтобы Вас выслушали, дайте высказаться другим.

• Не пытайтесь изменить мир. (если, конечно, ЭТО не главная цель совещания). Другими словами, придерживайтесь темы и не отвлекайтесь на обсуждение текущих мелочей.

• С

  …кто не может совладать с собой, не должен руководить другими…

  Английская пословица

  овещание должно начаться и завершиться в установленное время. Участники совещания должны быть уверены в том, что оно начнется и закончится вовремя – иначе они будут опаздывать либо уходить раньше времени, и в итоге деловое мероприятие превратится в хаос.

В роли председательствующего

Л

… чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются… Геродот

учше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений.

Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

Если Вам доверено провести совещание, либо это является Вашей служебной обязанностью, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

• Изложите поставленные задачи и объясните, в чем состоит значимость этого совещания.

• Напомните основные правила регламента и перечислите пункты повестки с учетом внесенных изменений, если таковые имеются.

• Огласите относящиеся к делу факты. Попросите участников совещания внести дополнения (только факты, без комментариев).

• Делайте промежуточные выводы на основе имеющейся информации. Будьте кратки и точны.

• Пригласите участников внести свои предложения, возможные варианты решений. Убедитесь в том, что все принимают участие в обсуждении. Развивайте предложения, которые могут помочь достичь целей совещания.

• Попытайтесь достичь соглашения по каждому конкретному пункту повестки. Убедитесь в том, что назначены ответственные за исполнение принятых решений.

• Подведите итоги и назначьте дату проведения следующего совещания. Будьте конкретны и кратки в подведении итогов. Ведите протокол (или поручите его вести кому-либо из участников совещания). Оцените эффективность совещания.

Вопросы организатору

Д

…можно быть пессимистом по своим наблюдениям, но надо быть оптимистом по своим действиям…

Антонио Грамши

о совещания

1. Требуется ли вообще проводить совещание?

2. Какая есть возможность заменить совещание?

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?

5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

6. Удобно ли выбрано время?

7. Закрыто ли для посторонних помещение?

8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?

9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?

10. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

После совещания

1. Был ли подобран правильно состав участников делового совещания?

2. Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

3. Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?

4. Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?

5. Возникли ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?

6. Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?

7. Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?

8. В

   …еще древние римляне знали, что как только в споре в сенате кто-то переходит на личности и утверждает, что оппонент дурак, то ему сразу засчитывают поражение. И считается, что все его аргументы исчерпаны… Хмельницкий Д. Ледокол из «Аквариума». Беседы с Виктором Суворовым.– М.: Издатель Быстров, 2007. –с.31

   …длительный спор означает, что не правы обе стороны… Вольтер

   ремя было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?

Кто есть кто на ваших совещаниях?

Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения. https://www.youtube.com/watch?v=60ZVTNaqhfY

«

…Суди о человеке не по тому, что другие о нем говорят, а по тому, что он говорит о других…

Говорящие начистоту» Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

«Мученики» Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

«Каменные лица» Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

«Заводилы» Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания.

«Ораторы» Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно – или лучше не обращайте на них внимания.

«Адвокаты дьявола» Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

«Разрушители» Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

«Любители расслабиться» Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

«Государственные мужи» Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

Как контролировать дискуссию?

а) для сохранения единства участников совещания:

· не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

· не высказывать первым свою точку зрения;

· поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них;

б) для активизации участников совещания:

· иметь оптимальную стратегию принятия решения;

· создать условия для творческой работы;

· не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством;

· не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

· не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

в) для активизации обсуждения предложений:

· задавать вопросы;

· высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;

· побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

· не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;

· чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;

· оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;

· будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения;

· не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

В роли рядового участника

Не стоит приходить на совещания и собрания только для того, чтобы отбыть положенное время. Используйте свое время с пользой для дела.

• Подготовка. Продумайте свою роль заранее. Подготовьте необходимые документы, найдите дополнительную информацию, ознакомьтесь со списком приглашенных.

• Задайте себе главный вопрос: В чем состоит цель этого совещания?

• Зачем я здесь? Что ожидается от меня?

• Будьте внимательны – даже если Вас интересует единственный пункт повестки дня, всегда есть шанс узнать что-то важное. К тому же Вы можете оказаться причастным при обсуждении вопросов, прямо Вас не касающихся.

• Положительный вклад. Если Вы выступаете с критикой чего-либо, необходимо сразу же предложить свое решение данного вопроса.

• Делайте записи: Ведите подробные записи Ваших действий и заданий с тем, чтобы Вы могли потом четко спланировать свои задачи и отчитаться по их выполнению.

• Выполняйте намеченное. Строго придерживайтесь сроков выполнения.

• Отчет о выполненном. Доложите ответственному секретарю, председательствующему или другому заинтересованному лицу о Ваших действиях. Предупредите заранее, если Вы не успеваете к сроку.

Подведение итогов совещания или …когда совещание закончилось…

Эффективный менеджмент невозможен без контроля выполнения поставленных задач и подведения промежуточных итогов. Для оценки продуктивности совещания целесообразно подготовить следующую форму:

Протокол совещания – план выполнения решений совещания

Совещание на тему _________________, Состоялось в: (дата, час), В: (место), Присутствовали:_______________
Принято к исполнению: 1) 2) …)	Срок:	Ответственный:	Отметка об исполнении, (комментарий):

• «Принято к исполнению» - ясные и недвусмысленные пункты, в точности соответствующие принятым на совещании решениям.

• «Срок» - точно обозначенное время исполнения каждого пункта повестки.

• «Ответственный» - конкретное лицо, на которое возложено исполнение того или иного пункта повестки. Назначается только из числа присутствующих на совещании.

• «Проверка исполнения, дополнения» - записывайте любую информации, которая может потребоваться по окончании совещания; необходимость дополнительных встреч; целесообразность рассылки резюме совещания отсутствующим.

• «Отметка об исполнении, комментарий» - графа для контроля (самоконтроля).

Что сделать в первую очередь?

Не теряйте времени – сверьтесь с записями и приступите к самому неотложному. Т.е. подготовка итогового протокола-резюме совещания – это краткая и точная запись намеченного к исполнению:

1. Распишите ключевые пункты совещания. Планировать выполнение заданий, полученных на совещании, лучше всего сразу по его окончании, пока события свежи в памяти.

2. Разделайтесь с самым простым. Лучше всего сделать это как можно быстрее.

3. Сделайте необходимые звонки. Передайте атмосферу совещания тем, кто на нем не присутствовал.

4. Подумайте о других. То, что кажется Вам простым делом, может быть трудновыполнимым для других. Предоставьте им как можно больше времени – они будут Вам благодарны и с удовольствием помогут в дальнейшем.

5. Итак, было ли совещание продуктивным? Достигнуты ли поставленные цели? Если нет, то почему? И что Вы собираетесь сделать в связи с этим?

6. Разошлите протокол-резюме совещания всем заинтересованным лицам.

7. Подшейте материалы совещания (вместе с документами для подготовки следующего совещания).

… у вас в голове могут рождаться распрекрасные идеи, но, если вы не можете довести их до сознания слушателей, вы ничего не добьетесь… Ли Якокка „Карьера менеджера”

Проведение презентаций

Презентации не должны превращаться в тяжкое испытание для присутствующих. Рекомендации, чтобы сделать их более живыми и эффективными:

• Цель проведения презентации. Обозначьте главную идею презентации – что Вы хотите продемонстрировать аудитории, нужно ли ей это.

• Аудитория. Жизненно важно понять аудиторию. Вы можете демонстрировать одни и те же материалы разным людям по-разному.

• Вводное слово. Вы должны овладеть вниманием аудитории с самого начала презентации. Отработайте вступительную фразу – объясните, о чем пойдет речь далее.

• Три ключевых идеи. Какой бы ни была Ваша презентация, считайте, что Вам повезло. Если присутствующие запомнят три основные идеи. Больше и не надо.

• Простые слайды – а также карты, графики, и прочее, что окажется наиболее эффективны, - не нужно усложнять.

• Вовлекайте присутствующих. Задавайте им вопросы, просите помочь Вам.

• Шутите – над собой, но не за счет присутствующих. Ваше чувство юмора сделает презентацию легкой и запоминающейся.

• Завершение и подведение итога. Ваше заключительное слово должно быть сильным и запоминающимся. Подведите итоги, повторите три основные идеи презентации. Поблагодарите аудиторию за внимание и участие.

Иллюстративные материалы.

Даже самая лучшая презентация может быть испорчена, если для ее проведения используется плохое оборудование и примитивные наглядные пособия. Во время презентации все ваше внимание должно быть отдано присутствующим, а не борьбе с проектором слайдов.

• Подготовка. Выделите достаточно времени на подготовку материалов презентации и возможное внесение корректив. Осмотрите помещение, в котором будет проходить Ваша презентация.

• Подберите необходимое оборудование. Какое бы оборудование Вы ни выбрали, Вы должны уверенно обращаться с ним – Ваше умение придаст дополнительную весомость презентации.

• Рассчитывайте на худшее. Необходимо предусматривать отказ оборудования – сможет ли Ваш слайд–проектор работать на автономном питании в случае, если отключат электроэнергию?

• Чем больше, тем лучше. Каждое слово или символ на слайде должно быть отчетливо видно с заднего ряда. Не нужно делать слайды, содержащие более двух десятков слов.

• Цвет. Рационально используемый цвет может улучшить материалы презентации, однако не следует им злоупотреблять.

• Чем меньше, тем лучше. Презентация может быть достаточно успешной даже при минимальных внешних эффектах, простом оборудование и небольшим количеством слайдов и прочих наглядных пособий.

• Раздаточный материал. В большинстве случаев целесообразно раздать присутствующим копии презентационных и дополнительных материалов – это нужно сделать по окончании презентации, а не перед ее началом.

Шесть способов угробить любую презентацию http://finance.bigmir.net/career/38847-Shest--sposobov-ugrobit--ljubuju-prezentaciju?&utm_medium=informer&utm_campaign=inf_Finance_korrbiz&utm_source=korrespondent.net

Вредные советы для тех, кто готовит презентацию своего труда. Мы можем как угодно нахваливать себя и свои достижения, но приходит момент, когда начальство требует не красивых слов, а презентаций. Будьте на своей волне - и провал презентации вам обеспечен

Как представить свои труды красиво? И чего ни к воем случае не стоит делать?

Рассказывает Наталья Емченко, Директор СКМ по связям с общественностью и коммуникациям, на корпоративном блоге компании. - Я знаю сотню разных способов угробить презентацию. Но расскажу о шести самых эффективных:

1. Сделать слово Я центральным в презентации. Рассказывать о себе и своих достижениях как можно больше. Цитировать себя, ссылаться на свои предыдущие высказывания. В идеале – показывать видео с собственным участием и с отзывами о вас. Люди в зале ведь пришли именно для того, чтоб признать ваш гений.

2. Кроме себя можно еще говорить о той организации, в которой вы работаете. Об истории ее успехов, этапах развития, о достижениях и наградах. Желательно в самых комплементарных словах и выражениях. Это тоже безумно интересно слушателям.

3. Говорить не только про себя, но для себя, быть на своей волне. Давать большое количество сложных подводок и пояснений. Сыпать статистическими показателями. Употреблять большое количество иностранных слов, специфических терминов, сокращений, жаргонизмов. Говорить быстро, напористо и безапелляционно.

4. Ни в коем случае не взаимодействовать с аудиторией. Не реагировать на динамику в зале. В идеале – текст выступления читать с листа или, напротив, выучить наизусть и ритмично выдавать его в зал без пауз и акцентов.

5. Далее, конечно, слайды. Подробные, мелкими буквами, страниц на 50-60. Слайды, которые полностью дублируют вашу презентацию. В которых много пунктов, подпунктов, а также сложных схем. Можно на иностранном языке. Еще лучше — с изображением копий сохраненных документов.

6. Не тренироваться перед выступлением. Не засекать время. Не знать, сколько времени у вас уйдет на презентацию. Много времени потратить в начале, а в конце текст скомкать.

Деловые беседы.

Менеджер должен уметь вести деловые беседы. От этого во многом зависит успех или неуспех дела. Существуют специально разработанные методики и техники проведения разнообразных деловых бесед. Ученые определили, что при восприятии одного и того же сообщения его эмоциональная насыщенность располагается в следующем убывающем порядке:

• индивидуальная беседа;

• групповая беседа и слушание выступающих и докладчиков, просмотр презентации, кино- или видеофильма и телепередачи;

• слушание радио- или аудио-передачи;

• чтение типографского и печатного текста;

• чтение рукописного текста.

Как видно, на первом месте стоит индивидуальная беседа. Деловые индивидуальные беседы иначе называют профессиональными контактами или личными деловыми контактами.

Руководители тратят много времени на разъяснение заданий, корректировку и контроль работы подчиненных, просто беседуют с ними, выясняя положение дел, взаимоотношения в коллективе. Часто и подчиненные обращаются за советом, информируют о трудностях, согласовывают личные вопросы.

Отдельно можно выделить деловые беседы с клиентами или посетителями. От умелого ведения таких бесед часто зависит коммерческий успех предприятия. Деловая индивидуальная беседа всегда должна иметь конкретные цели, которых собеседники стремятся достичь с минимальными усилиями и затратами времени.

Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:

• беседы свободные;

• целенаправленные с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки (с учетом или без учета времени);

Успешность беседы во многом зависит не только от умения говорить,

н

М. Тетчер :

• Всегда смотри в глаза - тогда люди тебя запомнят!

• Вовсе не обязательно соглашаться с собеседником, чтобы найти с ним общий язык

о и умения слушать.

Виды слушания:

• пассивное слушание,

• активное слушание - техника, позволяющая точнее понимать психологические состояния, чувства, мысли собеседника с помощью особых приемов участия в беседе, подразумевающих активное выражение собственных переживаний и соображений.

• эмпатическое слушание - эмпа́тия — способность поставить себя на место другого человека или животного, способность к сопереживанию).

Каждый человек хочет видеть в своем собеседнике внимательного и дружески настроенного слушателя. Поэтому каждому из нас приятно общаться не с тем, кто умеет говорить, а с тем, кто умеет слушать. Исследования показывают, что не более 10% людей умеют выслушать собеседника. Не случайно одним из направлений повышения квалификации менеджеров ведущих стран мира являются курсы эффективного слушания.

Одним из наиболее важных моментов в любом слушании является момент обратной связи, благодаря которому у собеседника и создается ощущение, что он говорит не в пустоту, а с живым человеком, который слушает и понимает его. Причем в любом высказывании существуют по крайней мере два содержательных уровня: уровень информационный и уровень эмоциональный. В этом случае обратная связь тоже может быть двух видов — отражение информации и отражение чувств говорящего.

При активном слушании на первый план выступает отражение информации. Наиболее общепринятыми приемами, характеризующими активное слушание, являются постоянные уточнения правильности понимания информации, которую хочет донести до вас собеседник, с помощью уточняющих вопросов.

Приемы активного слушания.

1. Смотрите на собеседника Зрительный контакт глазами является важным элементом коммуникации.

Если вы смотрите в глаза собеседнику, тем самым вы показываете, что вам важно и интересно то, что говорит собеседник.

Если вы рассматриваете собеседника «с ног до головы», тем самым вы сообщаете ему, что для вас важен в первую очередь сам собеседник, а то, что он говорит, — вторично.

Если в то время, как собеседник что-то говорит, вы рассматриваете предметы в комнате, тем самым вы сообщаете, что вам не важен ни собеседник, ни то, что он говорит, по крайней мере в этот момент.

2. Реагируйте Главный элемент активного восприятия — умение дать человеку понять, что вы его внимательно слушаете. Это можно сделать, сопровождая речь собеседника киванием головы, произнесением сопровождающих слов типа «да», «понимаю вас...» и т. п. Важно реагировать на слова собеседника, но не следует переусердствовать. Гротескное* реагирование и внимание могут вызвать напряжение и разрушить раппорт**.

* ГРОТЕ́СК (франц. grotesque, итал. grottesco — причудливый, от grotta — грот) изображение чего-нибудь в фантастическом, уродливо-комическом виде, основанное на резких контрастах и преувеличениях.

**РАППОРТ (франц. rapport - сообщение, отношение, связь) - тип связи и связь между людьми, характеризующиеся наличием взаимных позитивных эмоциональных отношений и определенной мерой взаимопонимания.

3. Не заканчивайте предложение вместо другого человека Иногда у вас может появляться желание «помочь» говорящему и закончить за него начатую им фразу. Даже если вы уверены в том, что правильно понимаете, о чем хочет сказать человек, не следует стараться продемонстрировать это таким образом.

Дайте человеку возможность самому понять и оформить мысль.

1. Задавайте вопросы на понимание Если вы чего-то не поняли, спрашивайте. Обращение к говорящему за уточнением, стремление получить дополнительную информацию, прояснить позицию собеседника — один из показателей активного слушания.

Если вы поняли то, о чем хочет сказать человек, но он затрудняется выразить мысль, помогите ему вопросом. При этом помните, что каждый вопрос содержит в себе ограниченное количество возможных ответов на него. Ваш вопрос определяет те ответы, которые вы получите. Поэтому важно уметь задать правильный вопрос в нужный момент.

2. Перефразируйте Слушатель своими словами кратко повторяет изложенное собеседником только что, выделяя и подчеркивая главные на его взгляд идеи и акценты. Используется и как подведение итогов. Тот, чьи слова были пересказаны, услышав свои идеи со стороны, может их скорректировать.

Перефразирование означает попытку уточнить смысл высказывания собеседника посредством повторения говорящему его же сообщения, но своими словами. Кроме проверки правильности понимания, перефразирование дает возможность говорящему увидеть, что его слушают и понимают.