Как избежать импульсивных поступков ?

«Если мы не даем отрицательным чувствам законной отдушины, они обязательно найдет выход в конфликте» А.Минделл

Шкала восприятия
немыслимо	радикально	приемлемо	разумно	популярно	нормально

Часто жалеете о том, что сказали или сделали в порыве гнева? В следующий раз, когда Вас накроет волна эмоций, постарайтесь задать себе эти вопросы.

1. Что я чувствую? Обратите внимание на побочные эффекты Вашей агрессии - это может быть спазм в животе, напряжение в спине или ком в горле. В следующий раз, когда Вы разозлитесь, эти симптомы укажут на то, что пора остыть и сосчитать до 10.

2. Что я делаю? Остановитесь, и ответьте на этот вопрос. Это поможет посмотреть на ситуацию незамутненным взглядом.

3. Что происходит? Попробуйте мысленно изложить сухие факты, отказавшись от эмоциональной окраски. К примеру, фраза "Эта дура нарочно разбила мой любимый сувенир из Испании" на языке фактов прозвучит так: "Сотрудница уронила мою чашку". А второй вариант - ситуация хоть и неприятная, но не повод для скандала, правда?

Документознавство

Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем.

Основные функции документа:

• функция закрепления, запечатления информации - предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

• коммуникативная функция играет и передающую, и социально цементирующую роль.Она предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе, включает следующие категории документов:

• двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

• многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);

• документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчинённому (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.);

• документы, ориентированные снизу вверх - от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.)

• функция сохранения информации Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована.

• функция исторического источника, является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

• культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

• управленческая функция документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

• правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

• функция учёта. Эта функция находит отражение в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

• познавательная функция. Отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

• политическая функция. Тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

• идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения.

Важнейшие особенности основных функций документа:

• Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

• Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

• В-третьих, функции документа можно разделить на:

• функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);

• функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Организация работы с входящими документами

Так как количество входящих документов часто огромно, ГЛАВНОЕ в организации работы с ними – не поддаваться эмоциям, а отделить важное от второстепенного, а затем решить, что со всем эти делать?

Соблюдайте «Правило 7 секунд»: когда Вы начинаете просматривать новую порцию входящих документов, не пытайтесь сразу разобраться с каким-либо отдельным документом. Просмотрите каждый не более 7 секунд, а затем:

• Разложите документы на три стопки: ОТРЕАГИРОВАТЬ (~50%), ОЗНАКОМИТЬСЯ (~20%), В МУСОРНУЮ КАРЗИНУ(~30%). Любой из входящих документов может быть отнесен к одной из этих категорий;

• Теперь гора документов не выглядит устрашающей: Просмотрите еще раз стопку ОТРЕАГИРОВАТЬ, применяя «Правило 7 секунд» и распределите ее содержание таким образом: ВЫПОЛНИТЬ НЕМЕДЛЕННО (~25%), ПОРУЧИТЬ КОЛЛЕГАМ (~40%), СДЕЛАТЬ ПОЗДНЕЕ (~35%).

• Теперь займитесь документами из стопки ВЫПОЛНИТЬ НЕМЕДЛЕННО.

• Как ПОРУЧИТЬ КОЛЛЕГАМ мы разберем позже

• Работа с документами из стопки СДЕЛАТЬ ПОЗДНЕЕ Большинство бумаг, на первый взгляд важных, потом оказываются невостребованными. Для них существует папка «Документов, ожидающих решения». Помещайте в нее как можно больше документов. Подождите и увидите, что произойдет.

• Остальные документы, имеющие особое назначение, должны быть отмечены датами к исполнению и отнесены к «Системе планирования», которую мы рассмотрим в теме Регистрация и подшивка документов

Организация работы с электронной почтой

• Выделите электронной почте конкретное время: Если Вы получаете большое количество корреспонденции ежедневно, целесообразно выделить конкретное время и закончить работу со всеми письмами за один раз.

• Если Вы открыли свой почтовый ящик – займитесь почтой: Идеальный вариант – ответить сразу, если не получается – сохранить сообщение в определенной папке или удалить. Print только самое необходимое.

• Многие не читают свою почту: Для того, чтобы Ваша почта была прочитана пользуйтесь отметкой об уведомлении или согласуйте с партнерами условный код и включайте его в тему сообщения.

• Выносите основную мысль Вашего письма в строку «Тема сообщения», для того чтобы адресат мог понять , о чем идет речь, не открывая само письмо.

• Чем меньше, тем лучше: Электронные сообщения должны быть лаконичными – в этом случае у них больше шансов быть прочитанными. Списки рассылки – по возможности короткими.

• Проверяйте списки рассылки документов: Уберите свое имя из ненужных Вам списков. Удалите ненужные имена из Вашего списка.

• «Что делать»: В первом же предложении Вашего электронного сообщения постарайтесь дать понять адресату, что ему необходимо сделать в связи с этим письмом.

• Проверяйте орфографию: Если в Вашей электронной почте не предусмотрена поверка орфографии, пишите свои письма в текстовом редакторе, а затем переносите их в почту.

• Приложения должны быть простыми: Старайтесь включать в электронное письмо всю необходимую информацию, избегая, по возможности, приложений.

Неофициальные встречи

Часто важная коммуникация происходит в неожиданные моменты – например, столкнувшись с Начальником в коридоре, Вы получаете ответственное задание, а несколько минут позже, Вы не помните, что и когда Вам надо сделать?

• Сконцентрируйтесь. Не отвлекайтесь на постороннее и пусть Вас не смущает высокое положение собеседника.

• Делайте заметки: любые заметки всегда надежнее человеческой памяти. Пишите на всем, что попадется под руку. Нет ручки – не смущайтесь, попросите у Начальника – он оценит Ваш подход к делу.

• Задавайте вопросы. Независимо от ситуации и собеседника, всегда задавайте необходимые вопросы – кто, что, с какой целью, где, когда и как.

• Неформальные или короткие разговоры очень легко могут быть истолкованы неправильно. Убедитесь, что Вы все поняли правильно. Повторите собеседнику, как Вы поняли его, чтобы быть уверенным в этом.

• Делайте подробные записи: Как только представится возможность, запишите содержание разговора в деталях.

• Пошлите Вашему собеседнику памятную записку. Это избавит Вас обоих от недоразумений непонимания в дальнейшем.

• Организационные выводы: Убедитесь в том, что все оговоренное внесено в планы и будет исполнено в срок. (об этом в разделе – «Ваши неодушевленные помощники – коммуникаторы»)

Регистрация и подшивка документов

Главная цель подшивки документов – возможность в дальнейшем без лишних усилий найти нужный из них, однако известно, что едва ли 10% подшитых бумаг когда-либо оказываются востребованными. Некоторые документы приходится сохранять по причинам юридического характера. Как бы там ни было, основное правило – не тратить время и усилия на создание лишних архивов, занимающих, к тому же полезное пространство. Чем больше документов Вы соберете, тем труднее будет найти нужный.

• Не подшивать. Руководствуйтесь советами из раздела Организация работы с входящими документами. Если ценность документа сомнительна – не подшивайте его.

• Лоток для документов, ожидающих принятия решения. Прежде чем подшивать входящие, дайте им отлежаться в лотке ил папке для документов, ожидающих принятия решения. Часто бывает так что время само решит, насколько необходима та или иная бумага, после чего ее часто можно отправить в мусорную корзину со спокойной совестью.

• Очистка содержимого. Просматривайте время от времени содержимое папок и лотков с документами и избавляйтесь от ненужных и устаревших бумаг.

• Система планирования Заведите папку для файлов или скоросшиватель с отдельными секциями для каждого месяца. Размещайте документы в соответствующих секциях в зависимости от даты исполнения. По окончании месяца перекладывайте файл с документами истекшего месяца в конец папки или скоросшивателя, а текущего месяца – в начало скоросшивателя. Можно подготовить также отдельные папки для хранения материалов, относящихся к оперативным совещаниям или другим подобным мероприятиям.

• Собственная система. Совершенно необязательно подшивать документы в алфавитном порядке - создайте свою собственную эффективную систему хранения документов. Попробуйте использовать различные варианты и выберите наиболее подходящий, не забывая о том, чтобы и Ваши коллеги смогли разобраться в ней при необходимости и для этого поместите оглавление в начале.

• Используйте в работе здравый смысл, а не логику 90% Ваших папок останутся практически невостребованными. Нет никакого смысла в том, чтобы держать самые нужные документы в глубине шкафа только потому, что Вы располагаете папки по алфавиту, - выделите для них отдельное, легко доступное место.

ПРЕЖДЕ, ЧЕМ ВЫ ОТПРАВИТЕСЬ ДОМОЙ…

• Проверьте список «Что сделать». Вычеркните все, что Вы уже выполнили, добавьте новые пункты.

• Проверьте в ежедневнике записи на завтра (или до дня возвращения к работе) Убедитесь в том, что все подготовлено к следующим рабочим дням.

• Соберите все, что нужно взять с собой – все, что необходимо прочитать вечером или в поездке: документы, материалы презентации, образцы и т.п. – все, что вам понадобиться до возвращения в офис.

• Убедитесь в том, что при необходимости Вас можно найти. Оставьте номера контактных телефонов тем, кому может понадобиться связаться с Вами во время Вашего отсутствия.

• Заприте стол. Отключите компьютер, включите автоответчик, заприте ящики стола и шкафы с документами. Если в Вашей организации соблюдается «правило чистых столов», уберите все со стола перед уходом.

• Соберите Ваши личные вещи – ключи, ежедневник, ноутбук, мобильный телефон и т.п.

Как эффективно организовать рабочее пространство http://biz.nv.ua/experts/mashchenko/kak-effektivno-organizovat-rabochee-prostranstvo-322035.html
Екатерина Мащенко руководитель экспертно-аналитического центра HeadHunter	На любой работе бывают моменты, когда что-нибудь вас раздражает. И тогда кроме сугубо рабочих вопросов: суеты, завала делами, нехватки времени – злить начинают и внешние раздражители. Разговоры коллег, звонки, шум, неудобное рабочее место, хаос в кабинете, беспорядок на собственном же столе могут мгновенно вывести из равновесия и усугубить ситуацию. Эксперты Международного кадрового портала hh.ua решили помочь офисным сотрудникам разобраться с внешними раздражителями. Очень часто, как на работе, так и в быту, нас раздражают мелочи, которые можно исправить за несколько минут. Например, отрегулировать высоту стула, попросить коллегу слушать музыку в наушниках, вызвать сисадмина, чтобы настроил вам нужную программу. Но есть раздражители, от которых так просто не избавиться.

Шумные коллеги

Это особенность любого опенспейса. Кто-то обязательно решит поделиться своими впечатлениями о вчерашнем футбольном матче или обсудить новые айфоны как раз тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться над отчетом по аналитике. Для начала попросите окружающих вести себя тише. Люди обычно реагируют на такие просьбы, и на какое-то время это сработает. Другой способ не слышать разговоры — наушники с шумоподавлением. Ну и третий способ (самый радикальный) — поменять рабочее место в офисе или обсудить с руководителем возможность работать удаленно.

Звонки чужих телефонов

Чужие рингтоны — еще один раздражитель в офисном пространстве. Переведите свой телефон в беззвучный режим и предложите коллегам сделать то же самое, а телефонные переговоры или звонки по скайпу проводить в отдельном помещении. Конечно, будет проще реализовать это, если вы работаете в маленькой команде. В большом отделе актуально предложить сделать это коллегам, которые сидят рядом.

Неудачное рабочее место

Сидеть спиной к двери или к проходу некомфортно, потому что каждый проходящий за спиной может заглянуть вам в экран. Сидеть прямо напротив двери тоже не очень приятно — каждый, кто заходит в помещение, автоматически воспринимает вас как справочное бюро. Лучше всего сидеть боком к двери или проходу. Если повернуть стол не получается, разграничить пространство можно с помощью тумб или растений в больших горшках.

Организуйте рабочее пространство

Идеальное рабочее место — то, где ничего не отвлекает от работы. Все, что есть у вас на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше. Если ваш рабочий стол захламлен — уберите с него все, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протрите столешницу. Разберите все, что лежало на столе: все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, нужные — поместите в соответствующие папки (и тоже уберите со стола). Если будете держать на столе чашки, ложки и тарелки, репутация неряхи вам обеспечена. Лучшая офисная посуда — посуда-"невидимка", которая прячется где-нибудь в недрах тумбочки. Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство.

Канцелярия, провода и другие мелочи

Проверьте на работоспособность всю канцелярию. Если нужно что-то новое – не поленитесь и сообщите об этом секретарю. Очень часто на рабочем столе лежит много проводов: от клавиатуры, мышки, зарядных устройств, наушников и так далее. Чтобы они не путались и не мешались, постарайтесь по максимуму убрать их за пределы рабочего стола.

Планирование и стикеры

Если вам часто приходится запоминать и записывать разные вещи, установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько секций — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» — и перемещать в этих графах стикеры с задачами. Так все ваши дела всегда будут перед глазами.

Свет, стул, стол и корзина для мусора

Свет — это очень важно. Хорошо, если в кабинете есть большие светлые окна. Во-первых, солнечный свет настраивает биоритмы, избавляя от ненужной сонливости и усталости в течение дня. Во-вторых, способствует выработке серотонина – особого гормона, который отвечает за хорошее настроение. Поэтому депрессия, как правило, поражает тех, кто сидит в глубине офиса или в полуподвальных помещениях, вдали от естественного освещения.

Лампа должна находиться слева, если вы правша, или справа, если вы левша. Когда света недостаточно, глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Отрегулируйте на нем яркость, а заодно высоту и наклон. Вроде мелочь, но может оказаться, что нагрузка на глаза станет меньше, и работать будет проще. Стул должен быть максимально удобным и с мягкой поверхностью. Желательно наличие подлокотников: они должны располагаться так, чтобы вы могли сгибать локти под углом 90 градусов. Высоту стула необходимо отрегулировать так, чтобы бедра были параллельны полу, ступни стояли на полу.

Высота стола зависит от вашего роста. Важно, чтобы в сидячем положении расстояние между коленями и крышкой стола было около 20 см. Держите возле рабочего стола корзину для мусора и отправляйте туда ненужные бумаги, фантики, использованные канцтовары и прочий мусор сразу же, не накапливая их на столе.

Система хранения

Если вы часто работаете с документами, надо придумать, как их хранить. Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой — заводите папки для каждого вида документов, подписывайте их и сортируйте так, как вам угодно: можно по дате, а можно по теме, например, по одному контрагенту. Главное, чтобы вы всегда знали, как найти те или иные счета. Все документы, которыми редко пользуетесь, уберите подальше: в ящик стола или в архив. Те, которые требуются регулярно, держите под рукой. Делайте резервные копии своих наработок, документов, проектов, служебной информации, хранящейся на рабочем компьютере, и отправляйте их на сервер компании или в облачное хранилище. Сколько сил и нервов люди тратят из-за потерянной информации! Компьютер сломался, завис, кто-то случайно удалил важные данные. Не повторяйте их ошибку и делайте бэкапы.

Отдельные советы

Музыка одним помогает сконцентрироваться, а другим категорически мешает. Если вы в первой категории — помните о тех, кто во второй. Если в помещении, где вы работаете, есть кто-то еще, — слушайте музыку только в наушниках. Это одно из главных правил офисного этикета.

Заведите на своем рабочем месте блокнот для записей. Полезно всегда иметь перед собой список дел, которыми вы сегодня занимаетесь. Сюда же можно записывать входящую информацию перед тем, как ее рассортировать, чтобы ничего не забыть.

Зеленые растения – это всегда хорошо. Важно лишь определиться: сколько времени вы сможете уделять уходу за ними. Наиболее неприхотливые цветы – филодендрон, спатифиллум, драцена, кротон. Отличный вариант – разбить «сад» с травами: мятой, лавандой, розмарином, тимьяном. И глаз радует, и аромат приятный, расслабляющий.

Если личная работа требует энергии, а офис оформлен в серых угрюмых тонах, добавьте несколько пятен теплых оттенков. Можно положить жёлтый коврик под мышку или повесить картину в оранжевых тонах.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы. Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Напоследок добавим: если вы много лет работаете за столом, который завален так, что вас за ним не видно, а с продуктивностью у вас при этом все в порядке — расслабьтесь и работайте дальше.

Деловая переписка:

	Внешняя	Внутренняя
Официальная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.
Личная	Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.	Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:

• на бумажных носителях;

• по электронной почте.

Обычно правила внутренней официальной и личной переписки каждая организация устанавливает самостоятельно.

Деловое письмо. Составление деловых писем

Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, посылается очень много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов. Чтобы ее избежать:

• Изначально выясните максимум информации о компании - потенциальном партнере, куда Вы собираетесь направить письмо. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес.

• Получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

• Если вы все же не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление - комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости («Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя:

• Во-первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их.

• Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема (логотип, ТМ) фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то необходимо указывать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, необходимо отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале его должен вручать курьер лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Все это работает на создание Вашего благоприятного имиджа.

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: - экономия Вашего времени и времени адресата;

- гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

- получение вразумительного, четкого ответа.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

Обращение	5. Подпись
Преамбула	6. P.S. - постскриптум
Основной текст	7. Приложения
Заключение

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;

• физический адрес организации;

• телефон и факс;

• адрес web-сайта и контактный e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является.

Регистрационный номер обычно ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример: Генеральному директору ООО «Конкорд» Добровольскому П.И. Уважаемый Павел Ильич! ……………………………………………………………………………………………………………..

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word рекомендуется пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц. Нумерация обычно проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах и документах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах: акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах; счёт-фактуры. С уважением, Никитина Н.К. Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря»