10. Текст письма. Body of the letter

Текст письма разбивается на абзацы. В Англии абзацы начинаются с красной строки с отступом в 5-7 интервалов от левого поля, а между абзацами пропускается одна строка. В США для выделения абзацев отступ слева не делается, вместо этого используется двойной интервал между строк. В начальном абзаце рекомендуется изложить сущность проблемы или определить состояние дел, а в заключительном – подвести итог с учетом изложенной информации. Если суть делового письма проста, оно оформляется в виде одного абзаца. В тех случаях, когда отправитель заинтересован в скорейшем ответе, текст завершается соответствующей просьбой: “I am looking forward to hearing from you soon”.

11. Завершение. Close

Если письмо начинается с Dear Sir or Dear Madam (то есть без указания имени), оно заканчивается словами Yours faithfully, после которых ниже следует подпись отправителя и еще строчкой ниже – имя и фамилия отправителя.

Если письмо начинается с Dear Mrs. Robinson, Dear Prof. Swales – оно заканчивается словами Yours sincerely (Sincerely yours). В США даже официальные письма иногда завершают словами Yours truly (Truly yours).

После заключительной формулы ставится запятая.

12. Подпись. Signature

Для подписи обычно оставляют пробел в 3-5 строчных интервалов. Помимо собственной подписи, в блок входит указание имени и фамилии автора сообщения, его должности или звания, например:

Yours faithfully, (подпись) John Brown Sales Manager

Yours sincerely, (подпись) J. Howart, Ph. D. Department Head

Иногда в деловой переписке перед подписью стоит аббревиатура p.p. (от “per pro” – “for and on behalf of” – от имени, за). Секретари часто ставят этот термин, когда подписывают письма от имени своих начальников, например:

Yours faithfully, (подпись Mary Thomson) Mary Thomson (Mrs.) p.p. J. Mill Managing Director

13. Пометка об исполнителях. Initials of persons in charge

Пометка об исполнителях в виде инициалов часто используется в крупных компаниях и отделах для сохранения информации о том, кто конкретно из сотрудников составлял и набирал текст. Инициалы составителя печатаются прописными буквами, а инициалы секретаря или операторов – строчными, например: MM:pd; CJR/nr. Если письмо составлялось и печаталось одним лицом, достаточно указать только инициалы секретаря.

14. Приложение. Enclosures

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, например, прейскуранты, проспекты и т.п., в конце письма (в нижнем левом углу) об этом делается пометка: Enclosures (или сокращенная форма: Enc., Encl.). Если это ряд документов, то они могут быть перечислены:

Encl: 2 или Enc: Application forms (2 copies)

15. Копии письма. Copies

Копии одного письма могут рассылаться нескольким лицам. При этом делается пометка c.c. (carbon copy), например:

c.c.: Prof. S. Johnson; Dr. Thomas Burke