Простое коммерческое письмо и его структура. Simple commercial letter and its structure

Деловая переписка на английском языке осуществляется в соответствии с определенными правилами, закрепленными традицией. Существует разрыв между разговорным английским и английским деловых бумаг, поэтому все выражения, характерные для деловых писем, должны выучиваться наизусть, а практика написания деловых писем должна быть как можно более частой. Основные требования к стилю делового письма: ясность, сжатость и вежливость.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стандартное расположение каждого из них.

Полный формуляр письма международного образца имеет следующие состав и расположение реквизитов:

1. Заголовок (адрес отправителя)
2. Номер документа 3. Дата	2. Номер документа 3. Дата
4. Специальные почтовые отметки
5. Уведомление о конфиденциальности
6. Адресат
7. Указание на желательность ознакомления
8. Обращение
9. Заголовок к тексту
10. Основной текст письма
11. Завершение письма	11. Завершение письма
12. Подпись	12. Подпись
13. Пометка об исполнителях
14. Приложение
15. Копии письма
16. Постскриптум

1. Заголовок (адрес отправителя). Letter head / Sender`s address

Заголовок письма помещается в верхней части листа. Элементами заголовка являются: фирменный знак (логотип), наименование фирмы или организации, почтовый адрес, абонентские номера оперативных средств связи (телефона, телефакса, адрес электронной почты), наименование дочерних отделений и представительств, если таковые имеются, с указанием стран и городов.

School of Engineering & Applied Science Department of Material Science and Engineering University of Virginia Thornton Hall Charlottesville, VA 22903-2442 TEL: 804-982-5641 FAX: 804-982-5660

При отсутствии бланка письма с названием фирмы или организации адрес отправителя помещается в правом верхнем углу страницы.

2. Номер документа. Reference

Номер документа указывается для удобства работы с корреспонденцией. Например, при получении письма (Your Ref. – Ваша ссылка) и при ответе на письмо (Our Ref. – Наша ссылка). Это соответствует русским обозначениям входящей и исходящей корреспонденции.

Номер документа может быть цифровой (например, 661/17, где 661- порядковый номер документа, а 17 – номер отдела или подразделения), буквенный (например, DS/MR, где DS – это инициалы автора, а MR – инициалы секретаря), или смешанный, буквенно-цифровой (Our ref: mb/AP/101).