5. Ұйымның негізгі ақпаратын енгізу

«Қазақстан үшін 1С:Бухгалтерия 8.0»-ді бірінші қосқан кезде ақпараттық базаның алғашқы толтырылуы автоматты түрде орындалады.Конфигурациямен жұмыс істегенде бірінші этапында ұйымдар туралы мәліметтерді, олардың құрылымын және солармен байланысты ақпараттарды бейнелеуді, яғни – бөлімше, жауапты тұлғалар туралы мағлұматтар және т.б. енгізу керек. Ұйымдар туралы мағлұматтар «Кәсіпорын»-«Ұйымдар» меню көмегімен ашуға болатын «Ұйымдар» анықтамасында енгізіледі. Әрбір ұйымдар үшін қысқа және толық атаулар және ұйымдардың басқа да мағлұматтарын, яғни ұйымдар шоттарын, контактілі ақпараттарын және т.б. көрсету қажет. Конфигурациямен әріқарай жұмыс істеуде мағлұматтар құжаттарда эәне есеп беру қалыптарында автоматты түрде қойылатын болады. Бірінші кезекте ұйымдардың түрін таңдау керек – заңды немесе жеке тұлға, және барлық қажетті реквизиттерін толтыру керек

Сондай-ақ, мысалға «Кіріс кассалық ордер» құжатында ЖШҚ «Авто-Альянс» ұйымының нөмірі келесідей болады: АА – 00001. Ал ЖШҚ «Авто-Центр» құжатынна тиесілі нөмірдің алдында АЦ- жазылады. Мысалы, «Кіріс кассалық ордер» құжатындағы ЖШҚ «Авто-Центр» нөмірінің басында АЦ-00001 нөмір жазылады. Осылайша әрбір ұйым бойынша нөмірлік құжаттау сақталады.

Ұйымдардың бірі «Установить основной» пернесі арқылы құралдар тақтасындағы ұйымның анықтамалық тізімі негізгі болып табылады.

Маңызды қайта құрылған ақпараттық база «Біздің ұйым» атты негізі болып құрылған бір ұйымды құрайтын болады.

Келесіде бөлімшелері жөніндегі мәліметтерді енгізу керек. Оларды келесідей енгізеді: «Предприятие – Подразделения организации».

Ұйымның жауапты жұмыскерлері туралы мәліметтерді «Предприятие» - «Ответственные лица организации». Жауапты тұлғалар ретінде жетекшілер, бас бухгалтер және т.б. енгізуге болады, бұлар шаруашылық операцияларды тіркеуде қолданылады.

6. Жауапты тұлғаларды туралы ақпарат енгізу

«Ответственные лица» в 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) – это регистр сведений, который служит для того, чтобы в печатных формах документов отображались должности и фамилии подписывающих должностных лиц. Он не регистрирует фактический прием сотрудника на работу или перевод на другую должность, а влияет лишь на подписи в документах.

Где найти в 1С Бухгалтерия ответственные лица? Руководитель, главный бухгалтер и кассир – отображаются в разделе «Подписи» в форме организации (вкладка «Главное»):

Если ответственное лицо изменилось, данные о нем можно отредактировать, нажав на ссылку. При первоначальном заполнении ссылки будут иметь вид «Создать». По ссылке открывается форма, где нужно выбрать физическое лицо и должность. Выбор доступен из соответствующих справочников. Обратите внимание, что наименование ответственного лица и должность – не одно и то же.

Сведения об ответственном лице указывают на определенную дату, при этом в программе записывается история изменений. Таким образом, при распечатке документов отображение подписей будет зависеть от даты. Будут выводиться те ответственные лица, которые действуют на дату документа.

В программе 1С предусмотрены и другие ответственные лица – руководитель кадровой службы, ответственные за бухгалтерские и налоговые регистры, уполномоченный представитель, исполнитель. Они доступны в форме организации на вкладке «Ответственные лица».

Чтобы занести или изменить сведения об ответственном лице, нужно выделить его в левой колонке и нажать «Создать». Действующие ответственные лица отображаются в правой колонке, с сохранением истории изменений.