Канали передачі повідомлень та інформації
Для надання можливості всім охочим передати повідомлення будь яким із способів, доступним для різних груп відправників, використовують такі канали повідомлень:
анонімно;
без збереження вашої анонімності.
Канали та способи відправляння, що забезпечують захист анонімності (на бажання):
анонімно на електронну поштову скриньку;
анонімно листом, адресованим безпосередньо (виберіть відповідно до рекомендацій далі):
Керівникові групи внутрішнього аудиту ПрАТ «МТС Україна», за адресою: ПрАТ «МТС Україна», вул. Лейпцизька, 15, м. Київ, 01015, з позначкою «Програма повідомлень МСП 01601– ОСОБИСТО».
Начальникові Департаменту систем внутрішнього контролю ПрАТ «МТС Україна», за адресою: ПрАТ «МТС Україна», вул. Лейпцизька, 15, м. Київ, 01015, МСП 01601, з позначкою «Програма повідомлень – ОСОБИСТО».
Представникові керівництва компанії, за адресою: ПрАТ «МТС Україна», вул. Лейпцизька, 15, м. Київ, 01015, МСП 01601, з позначкою «Програма повідомлень – ОСОБИСТО».
Не підписуйте лист вашим ім’ям; не вказуйте в ньому деталі, які можуть сприяти визначенню вашої особи; не відправляйте лист через службову пошту, якщо це може привести до визначення відправника, використовуйте публічні місця та пошту для відправлення кореспонденції.
Канали та способи відправлення повідомлень без забезпечення вашої анонімності. Скористайтесь будь яким з вищеперелічених каналів для відправляння повідомлення, але
вказівкою вашого імені або іншого способу ідентифікації особи (на ваш вибір):
Рис. 16. Відправлення електронного повідомлення
відправлення електронного повідомлення як через службову електронну пошту, так і через інтернет пошту з вказівкою імені відправника, надіславши лист з вашим підписом, і т. д. – без використання заходів із збереження вашої анонімності (див. рис. 16);
особисто або від вашого імені передати інформацію.
Менеджер повинен знати переваги та недоліки кожної форми комунікації, вміти відшукати оптимальні шляхи їх забезпечення й уникати можливих проблем.
Структурні схеми комунікації
Характер комунікації підприємств значною мірою залежить від типу їхньої структурної схеми. Структуру прийнято зображати позиціями (окремі особи, організації, структурні підрозділи, технічне обладнання та інше) і зв’язками між ними.
Основними типами використовуваних структурних схем є: лінійна, кільцева, стільникова, багатозв’язкова, типу «колесо», ієрархічна, зіркова тощо (див. рис. 16).
При лінійній структурній схемі кожна
позиція (окрім крайніх) пов’язана із двома сусідніми, й інформація, яка передається з одного кінця до другого, стає відомою усім. Тут немає відносин підлеглості, але будь який розрив зв’язку не компенсується, підприємство стає малокерованим, коли втрачається контакт між окремими підрозділами. Та простота побудови, порівняно короткі канали зв’язку створюють передумови для оперативного ухвалення рішень і широкого застосування цієї структурної схеми.
Рис. 17. Основні типи структурних схем комунікацій
Кільцева схема являє собою замкнену структуру з однаковими зв’язками. При застосуванні цієї схеми підвищуються швидкість передання інформації та стійкість структури, оскільки будь які дві позиції використовують два напрямки інформаційного обміну.
Стільникова схема являє собою складнішу структуру з розвиненими шляхами проходження інформації.
Багатозв’язкова схема реалізує принцип: кожен зв’язаний із кожним. Тут зв’язки є рівноцінними, й жоден із них не має переваг перед іншим. Високої швидкості проходження інформації досягають прямими зв’язками, коли немає потреби використовувати обхідні шляхи. Близькими до багатозв’язкової схеми є схема типу «колесо» й «зіркова» схема. Перша з них передбачає встановлення зв’язку з двома сусідніми позиціями
з центром. При зірковій схемі кожна позиція підтримує зв’язок лише із центром, який виконує командні функції.
Найпоширенішою у менеджменті є ієрархічна схема, яка уособлює командні функції одних позицій щодо інших. Позиції, розташовані в нижній частині схеми, є суто підлеглими. Позиції, розташовані над ними, є одночасно підлеглими й командними. І, нарешті, позиції, розташовані у верхній частині схеми, виконують лише командні функції. Ієрархічна схема передбачає вищу централізацію порівняно з кільцевою. Але найвищий рівень централізації командних функцій існує при застосуванні зіркової схеми, де поведінка кожного елемента повною мірою залежить від центральної позиції.
Крім формальних (офіційних) комунікацій, важливу роль відіграють неформальні (неофіційні).
підприємницькій діяльності неформальні комунікації неминучі й мають різноманітний характер. На практиці офіційні структури й офіційні комунікації – це лише частина комунікаційних процесів. Чимало питань розглядають і розв’язують неформальні групи, які не наділені офіційними повноваженнями й які створені на базі дружніх стосунків, старих шкільних зв’язків, належності до однієї партії, національного походження, релігії та інших спільних інтересів.
Керівники всіх рівнів часто підтримують ділові зв’язки з однією або кількома неофіційними групами всередині або за межами підприємства, іноді ділять свою владу з неофіційним «кухонним осередком». Природним джерелом неофіційних відносин є поліархія, яка характеризує взаємовідносини між різними партіями або групами, а також різні чутки: про скорочення штатів, переміщення кадрів, випровадження на пенсію, чвари між керівником і заступниками та ін.
Для розвитку неформальних комунікацій використовують неофіційні правила й ритуали, систему облаштування ящиків для анонімного внесення пропозицій, яка сприяє вільному потоку новаторства різних рівнів. У цьому руслі можуть діяти спеціальні комісії для розгляду скарг, «дні відкритих дверей», різні збори й наради.