Рутинні ділові повідомлення

Рутинні ділові повідомлення містять у собі різні дані або просто закріплюють у письмовій формі те, щодо чого вже досягнуто порозуміння і є усна домовленість. Такі повідомлення можуть передаватись і через менш місткі канали.

Для передачі інформації на значні

відстані використовують технічні досягнення: телефон, телетайп (передача текстів), телефакс (передача зображень документів), модем (передача комп’ютерних сигналів).

Призначення ділової кореспонденції

Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, осягнути всі таємниці якого вдається не кожному і яке сьогодні, на превеликий жаль, на наших теренах майже втрачене. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважує, що в «сучасному світі панують відео та усна мова,

• добре написані ділові листи й записки стають рідкістю». І з ним можна погодитись. Адже зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забуваємо, що кореспонденція

– не просто важлива частина бізнесу, але й наше обличчя. Письмові документи – це не тільки важливе джерело

інформації для менеджера, але й засоби інформування інших працівників підприємства та спосіб доведення до виконавців ухвалення рішень. Прочитання і аналіз документів, накладення резолюцій, віз, оцінка відповідності щодо правил документування адміністративних, планових, фінансових та інших рішень, підписання документів, листування вимагають від менеджера навичок роботи з ними: скорочитання,

дотримання правил складання резолюцій, знання діловодства і застосування сучасних засобів організаційної техніки.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів: приймання; розподілу; контролю виконання; довідкової роботи; формування справ; передархівного опрацювання; використання; зберігання документів.

Під час підготовки документації менеджерові слід чітко викладати свої думки в документах, щоб їх неможливо було двояко тлумачити. Слід пам’ятати і про те, що багатослівність заважає сприйняттю документа.

На кожній стадії складання документа – від початкового накреслення проекту до підписання кінцевого варіанта тексту слід виявляти якнайбільше уваги, враховуючи, що будь яка зразу не виправлена неточність може зберегтися, тому що око до неї «звикає». Резолюція менеджера – це своєрідний висновок на документі. Вона має бути чітка і стисла. Загальні резолюції «До відома і виконання», «Прошу розібратися» часто недостатні. Якщо документ передають виконавцеві і зі змісту суть справи зрозуміла, то краще обмежитися зазначенням прізвища виконавця «С. П. Іванову. Підпис. Дата». Якщо, згідно з документом, треба провести додаткову роботу, яка відрізняється від звичайної діяльності працівників, тоді резолюція може бути багатослівніша.

Копії документів, розмножені для розсилання, підписує особисто менеджер. Це підвищує значущість документа. Підпис менеджера повинен бути розбірливий. Одним із найдієвіших способів заощадження часу і засобів на листування є впровадження типових текстів для регулярної кореспонденції. Це дає можливість зекономити час на складання і прочитання листів у три – п’ять разів.

Інтерес становить також складання кореспонденції за системою «відповідь блискавка». У цьому випадку лист пишуть безпосередньо на бланку отриманого листа і надсилають відправникові. На підприємстві залишають копію листа з відповіддю.

Заповнення трафаретного тексту, написаного на бланку типового аркуша друкарським способом, скорочує витрати часу

• вісім разів порівняно зі звичайною підготовкою листа. Прочитання трафаретних листів також прискорюється

настільки, що забезпечує більшу ефективність їх застосування в адресата, зокрема у менеджера.

На підприємстві встановлюють єдиний порядок (єдині вимоги) до складання документів та роботи з ними. Його затверджують інструкцією по діловодству (документальному забезпеченню управління підприємством) або доводять до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять, але при цьому він відповідає загальноприйнятим критеріям оцінки якості документування систем управління (див. табл. 2).

Таблиця 2