Управляющий делами

Управление оррганизационно-документационного обеспечения, кадровой работы и информатизации

Территориальное управление восточного и центрального

Информационно-аналитическое управление

Отдел информационных технологий

Управление бухгалтерского учета

Отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан

Территориальное управление западного и правобережного районов

Отдел организационного и кадрового обеспечения

3. Задачи и функции Управления

Задачи и функции Управления изложены в Положении об управлении организационно-документационного обеспечения, кадровой работы и информатизации.

К основным задачам управления относятся:

• обеспечение реализации контрольных полномочий мэра г. Кызыла,

• осуществление контроля по исполнению поручений президента РФ, Главы РТ, других вышестоящих органов, поручений мэрии г. Кызыла, обращений юридических лиц;

• осуществление контроля и обеспечение исполнения постановлений и распоряжений мэрии г. Кызыла;

• документирование управленческой деятельности в мэрии г. Кызыла и ее подразделениях;

• организация документооборота, создание рациональной системы подготовки организационно-распорядительных документов, писем в мэрии г. Кызыла и ее подразделениях;

• организация и обеспечение своевременного и качественного рассмотрения письменных и устных обращений граждан. (далее см. приложение 1).

В соответствии с возложенными задачами специалистами управления в 2016 году получено и обработано основных официально – деловых и распорядительных документов – 14476, (кроме рекламных и поздравительных писем, приглашений):

	2015	2016
входящих документов	8905	14200
исходящих документов	3058	4631
распоряжений администрации города	987	1062
постановлений администрации города	1600	1452
кадровых документов	445	555
Итого:	14995	22176

Количество документов по сравнению с 2015 годом увеличилось на 7181 документ, следовательно, увеличилась нагрузка на работников управления. Работники управления выполняют дополнительную работу по копировально-множительной работе.

Основные функции Управления:

• организует взаимодействие с государственными, муниципальными и иными органами по направлениям деятельности Управления;

• создает нормативно-методическую базу (инструкции, положения, рекомендации и пр.), регулирующую деятельность мэрии г. Кызыла по вопросам направления деятельности Управления;

• проводит анализ исполнения документов, находящихся на контроле, и принимает оперативные меры по устранению недостатков, выявленных в ходе их исполнения;

• готовит и представляет мэру г. Кызыла аналитическую информацию о деятельности муниципальных предприятий и учреждений, структурных подразделений мэрии г. Кызыла по результатам проверок;

• осуществляет автоматизированный контроль за исполнением документов в установленные сроки;

• осуществляет проверки фактического исполнения контрольных документов с выездом на место и по телефону;

• организует и координирует работу с документами по вопросам делопроизводства, кадровой работы;

• разрабатывает и внедряет оптимальные схемы прохождения документов в мэрии г. Кызыла с использованием системы электронного документооборота, осуществляет их предварительное рассмотрение и контроль за соблюдением установленных требований и сроков, регистрацию подписанных документов, а также представление заверенных копий, постановлений и распоряжений мэрии г. Кызыла по письменным запросам граждан, организаций и предприятий;

• контролирует правильность оформления документов в соответствии с руководящими документами по подготовке и оформлению проектов документов в мэрии г. Кызыла, служебным регламентом, требованиями ГОСТ, установленными правилами оформления документов;

• обеспечивает разработку номенклатуры дел мэрии г. Кызыла. (далее см. приложение 1).⁵