Управление организационно-документационного обеспечения, кадровой работы и информатизации города Кызыла
Эффективность деятельности органов местного самоуправления сегодня, в условиях масштабных преобразований, является одним из наиболее актуальных вопросов.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решения, и построен на оперативной работе с документами.
Управление города создано для документационного и организационного обеспечения управленческой деятельности, документирования кадровой деятельности и организации прохождения муниципальной службы в администрации города.
Управления организационно-документационного обеспечения кадровой работы и информатизации осуществляет свою деятельность по направлениям:
- документационное и организационное обеспечение управленческой деятельности: администрации города, главы города и его заместителей;
-организационные вопросы;
- организация работы с обращениями граждан;
- вопросы муниципальной службы в соответствии с законодательством;
- кадровое делопроизводство - ведение трудовых книжек, личных дел и других кадровых документов муниципальных служащих и работников администрации города, а также руководителей муниципальных учреждений.
Все документы поступившие, исходящие (ответные и инициативные письма), внутренние, проходят все этапы - от первоначальной обработки, регистрации и до направления ответа заявителю, оформления дела и передачи их в архив или уничтожения.
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству администрации города при получении документа в управление проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в нем документов, включая приложения. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы (приглашения, поздравления, реклама и др.), содержащие сведения для руководства, передаются главе города или его заместителям, остальные - непосредственно в структурные подразделения.
Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Регистрационный номер поступающих документов включает порядковый номер и дату поступления в пределах календарного года. Документы, поступившие в администрацию города, на имя главы города регистрируются в электронном журнале и направляются на рассмотрение в день поступления. Документы, адресованные в структуры, передаются в подразделения, минуя руководство.
Документы, поступившие на имя заместителей главы города, руководителей структурных подразделений, регистрируются соответственно в приемных заместителей главы города и в структурных подразделениях администрации города.
Обеспечение своевременной доставки документов исполнителю является основным условием рационального организованного документооборота. Доставку документов осуществляют специалисты управления администрации города. Они получают, проводят первичную обработку почтовой корреспонденции и передают специалистам; сортируют газеты, журналы и другие подписные издания и раздают в отделы, управления администрации; упаковывают, адресуют, маркируют отправляемую корреспонденцию, проверяют наличие вложений; ведет запись в реестровых книгах и описях; осуществляют своевременную доставку служебных документов в отделы, управления, структурные подразделения, учреждения и предприятия города.
В Управление организационно-документационного обеспечения, кадровой работы и информатизации входят 8 муниципальных служащих:
Ондар Сылдыс Дурген-оолович – начальник Управления;
Монгуш Ника Чойган-ооловна – заместитель начальника;
Байкара Юлия Кызыл-ооловна – системный администратор;
Монгуш Чайзат Мергеновна – главный специалист;
Ховалых Саяна Малжеевна – главный специалист;
Мугур Долбана Дадар-ооловна – специалист по контролю;
Кужугет алдынай Данзычы-ооловна – архивариус;
Фирсова Екатерина Александровна – секретарь приемной.
Численность состава отдела устанавливается штатным расписанием, утвержденным мэром города Кызыла в пределах нормативной численности.
Структура управления показана ниже, на схеме №1.
Схема №1
Структура мэрии города Кызыла
Мэр г. Кызыла
