4.3. Описи и реестр описи

I Опись ~ это перечень единиц хранения с самостоятельной порядковой нумерацией. Обычно описи составляются в двух экземплярах: один из них является неприкосновенным, другой предназначается для использования. В архивах описи хранятся в отделах (группах) учета и располагаются по порядку номеров фондов, а в пределах каждого фонда — по порядку номеров описей. На основании описи определяется архивный шифр

дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела (см. 2.2). Описи выполняют несколько

: основных функций:

1) закрепление систематизации единиц хранения фонда путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи (если дело состоит из нескольких томов, то каждый из

томов записывается под отдельным номером);

2) учет и обеспечение сохранности документов (запись в учетные документы, проверка наличия и состояния дел проводится на основании описей; поиск дела в хранилище и под­кладка на место производится по шифру, присвоенному делу, согласно описи);

3) раскрытие состава и содержания конкретного комплекса документов в заголовках дел.

Таким образом, опись является одновременно и учетные документом, и справочником по содержанию документов.

Существуют так называемые внутренние описи, которые необходимы для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах. Во внутренних описях перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещает­ся в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак «+». Например: «вделе № 25 пронумеровано 230 (двести трид­цать) листов с № 1 по № 230 + 3 листа внутренней описи».

Описи должны составляться ежегодно на материалы пред­шествующего года после экспертизы ценности документов как результат отбора их на постоянное и временное хранение. После определения ценности каждого дела проводится оформление дел, затем определяется, какие описи надо составить и на какие группы материалов. Иногда параллельно составляются описи на три группы дел постоянного хранения (надела общего делопро­изводства, на специальную документацию, на дела по личному составу) и на три группы дел временного хранения — свыше 10 лет (такие же группы). На дела временного хранения (до 10 лет) разрешается не составлять описи, а пользоваться специально оформленным экземпляром номенклатуры дел. В ряде учреж­дений для удобства пользования составляют описи и на дела 10-летнего срока хранения. Опись составляется до тех пор, пока числодел, занесенных в опись, достигнет четырехзначной циф­ры. В небольших учреждениях используют годовой раздел описи, при которой нумерация дел ведется последовательно из года в год до тех пор, пока не достигнет четырехзначной цифры.

Опись должна содержать заглавный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, итоговую запись, указатели, переводные таблицы шрифтов (если опись пересо­ставлялась). Дела вносятся в опись в том порядке, в каком они систематизированы. Единицы хранения всегда систематизи­руются в хронологическом порядке. В делах, состоящих из не­скольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер по описи. Заголовок дела не сокращается и вносится в опись полностью.

Совокупность элементов описания каждого дела в описи Называется описательной статьей. Она включает в себя следу­ющие информационные характеристики: порядковый номер дела по описи; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела и сопровождающие его сведения (при наличии) о внешних особенностях, подлинности документов, способе воспроизве­дения, а также аннотацию наиболее ценных документов дела; дату или крайние даты дела; количество листов. Особая графа описи отводится для примечаний. В описях на материалы долговременного хранения имеется отдельная графа, где ука­зывается срок хранения документов дела. При наличии вархиве большого количества описей также может вестись реестр опи-сей, в котором указываются: номера по порядку; номер фонда, описи; название описи; крайние годы материалов, внесенных в опись; количество дел; количество листов в описи; количество экземпляров описи; отметка о выбытии; примечание. Опись очень важна для учета архивных материалов. Особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в кон-це каждой описи и содержат сведения о количестве дел, вне­сенных в опись, и их номерах; дате, должности и фамилии составителя описи, а также фиксируют пропущенные номера дел. Если опись состоит из нескольких томов, то итоговые за-писи делаются в конце каждого тома. Если опись составлена в делопроизводстве учреждения-фондообразователя, то она заканчивается заверительной надписью-листом, в котором ука­зывается количество дел, общее количество листовописи, годы начала и окончания описи. Заверительный лист подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и удостоверяется Печатью учреждения. Количество дел в итоговой и заверитель­ной надписях указывается цифрами и прописью.

Следует заметить, что выявление материалов по описям требует от исследователя знания темы. Необходимо обладать известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление документального мате­риала исчерпывающим. Поэтому полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов, что может дать или прямые указания на наличие еще не обнаруженныхдокументов, или целый ряд дополнитель­ных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем Просмотре описей: о круге учреждений, занимавшихся рас­смотрением данного вопроса, дате его рассмотрения, лицах, с ним связанных. Для быстрого поиска необходимых докумен­тов в архиве создаются каталоги.