Элементы процесса управления

Система управленческой деятельности состоит из трех элементов: работник, ситуация, процесс.

Целью конкретного управленческого процесса является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, то есть такой совокупности обстоятельств, которая оказывает (может оказать в будущем) положительное или отрицательное влияние на бизнес-систему.

Ситуация характеризуется продолжительностью; остротой; местом и причинами возникновения; содержанием; скоростью, продолжительностью (реактивно возникающие управленческие ситуации в основном краткосрочны) и направленностью протекания процессов, числом и кругом участников; важностью, сложностью, перспективами развития и т. п.

В соответствии с изменением ситуации меняются задачи и методы управления.

Объектами управления являются:

• деятельность (планирование, постановка задач, контроль);

• люди (обеспечение сотрудничества, кадровая политика, мотивация, обучение);

• внешние связи;

• организация как таковая, процессы совершенствования системы, структуры, технологии деятельности и самого управления.

Управленческую деятельность осуществляет субъект – лицо (человек, подразделение, организация), способное к выбору собственных целей и способов их достижения, конкретных функций, типа поведения. Он обладает суверенностью, возможностью определять свою судьбу.

К элементам процесса управления относятся: управленческий труд, его предмет и средства и реализация в определенном продукте.

Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее решения. Исходная информация является "сырой", а поэтому не может использоваться на практике. Но в результате обработки она превращается в управленческое решение, служащее руководством для осуществления конкретных действий.

Решения, получающие самостоятельное существование, могут накапливаться (кто не видел груду документов на столе!). Это приводит к росту масштабов и усложнению процесса управления, усилению господства прошлого над настоящим.

В то же время возникает так называемый организационный порядок (совокупность прежде сформировавшихся норм и связей), обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений, что ускоряет и упрощает работу аппарата.

Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией – от компьютеров, телефонов, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.

Выделяют средства обработки информации (компьютеры, калькуляторы); средства составления документов (принтеры и пр.); средства их оформления (штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки и хранения документов (папки, скоросшиватели, картотеки); средства оперативной связи; мебель.

Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых менеджер обеспечивает реализацию отдельных задач.

Он относится большей частью к категории труда умственного, осуществляемого в виде нервно-психических усилий, и существует в трех формах: эвристической, административной и операторной. Такой труд требует инициативности в принятии решений (и одновременно умения подчиняться), повышенной ответственности.

Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем, стоящих перед управляющими, и разработке вариантов их решений – организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.

Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с осуществлением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, координация деятельности подчиненных, контроль, оценка, мотивация; проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест.

Видами разделения труда в управлении являются:

• функциональное (по комплексам деятельности, операциям);

• профессиональное;

• квалификационное;

• организационно-технологическое (по операциям);

• по уровням.

Важнейшим моментом административного труда является целевое управляющее воздействие, которое помогает исполнителю работать лучше. Воздействие бывает:

• пассивным, непосредственно не оказывающим влияния на работников, а лишь регулирующим их поведение (правила);

• активным (ограничивающим или предупреждающим негативное повеление; поощряющим позитивное).

По типу оно может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, похвалой, критикой и пр.

По форме бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким.

По способу подразделяется на официальное и неофициальное, которое дополняет официальное и сегодня считается более предпочтительным (многие ситуации разрешаются только на его основе).

Целевое управленческое воздействие можно осуществлять только при наличии определенной ценностной ориентации и при его соответствующей технологической разработке специальными лицами. В результате возникает разделение на управляющих, обладающих властью, и управляемых, обязанных им подчиняться.

В то же время управленческое воздействие сталкивается с определенными помехами, к которым относятся:

1. Сложность объекта, вследствие чего не все его стороны доступны воздействию (успешно воздействовать, как правило, удается лишь на те, которые поддаются формализации (стандартизация) и нормированию, да и то с помощью ограниченного набора инструментов).

2. Ненадежность и несвоевременность информации.

3. Невозможность учесть все последствия воздействия по причине случайностей, сопротивления исполнителей и пр., вследствие чего результат отклоняется от запланированного.

Не все в организации подвержено целевому управленческому воздействию, но это не означает отсутствие управляемости. На основе действия спонтанных регуляторов, являющихся естественным продуктом массового группового взаимодействия, строится механизм саморегуляции и самоуправления, где отсутствует единое организующее начало. Каждый бессознательно преследует свою цель, но результат оказывается выгодным для всех.

С точки зрения кибернетики система самоуправляется, если обладает автономией по отношению к среде и ее поведение не полностью детерминируется извне.

Операторный труд направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией.

Он реализует следующие функции:

• первично-счетную и учетную (сбор статистической, бухгалтерской и иной информации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, протекающих в рамках организации);

• документационную (оформление, размножение, сортировка и хранение различного рода документов);

• коммуникативно-техническую;

• вычислительную и формально-логическую (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму необходимых для принятия решений расчетов).

Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей. Часть его, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для ее обозначения иногда используют термин "нефизический труд".

В целом управленческий труд является сложным, что обусловлено несколькими обстоятельствами.

Во-первых, масштабами, количеством и структурой решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.

Понятно, что управлять автомобильным заводом и бригадой грузчиков – это далеко не одно и то же: в первом случае необходимы глубокие знания, опыт, эрудиция, широкие внешние контакты, аналитический ум; во втором – лишь умение командовать.

Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, порой в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.

Наконец, в-третьих, потребностью оперативно, самостоятельно действовать, брать на себя риск и нести ответственность за последствия.

Управленческий труд как процесс взаимодействия субъектов при выполнении управленческой задачи состоит из отдельных работ.

Их объектом являются один или группа носителей информации (чаше всего документов). Продолжаются они от момента поступления сведений до передачи их в преобразованном виде другим лицам в форме устного сообщения или документа (справки, приказа, письма и пр.) для исполнения или хранения.

Управленческие работы классифицируются по следующим основаниям:

1. По целевому назначению (предвидение, активизация, контроль).

2. По временному горизонту (перспективные, тактические, оперативные).

3. По этапам (целеполагание, анализ ситуации, определение проблемы, поиск решения).

4. По направленности (на внутренние или внешние проблемы).

5. По сферам (экономическая, социальная, технологическая).

6. По объектам (производство, персонал и пр.).

7. По методам осуществления.

8. По организационной роли (дифференцирующие и интегрирующие).

9. По характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, творческие).

10. По содержанию:

• коммуникационные (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки);

• распорядительные и координационные (доведение до исполнителей принятых решений в устной и письменной форме, составление и постановка задач, инструктирование);

• контрольно-оценочные (проверка своевременности и качества выполнения заданий);

• аналитико-конструктивные (изучение информации и подготовка решений);

• информационно-технические (сбор, первичная обработка, хранение, выдача сведений) и пр.

Каждая работа представляет самостоятельный комплекс управленческих операций (часть процесса, в рамках которой информация, являющаяся их предметом, подвергается однократному изменению или перемещению). Таких операций может быть до 1000, а каждая из них содержать до 20—30 элементов.

Разновидностями управленческих операций являются: сбор, изучение, обработка, анализ информации; формулировка выводов; оформление результатов.

Управленческие операции подразделяются на творческие, логические и технические.

Творческие являются наиболее сложными. Они предполагают такие действия, как абстрагирование, анализ, сравнение, синтез, прогнозирование, принятие решений.

Логические операции выполняются по заданному алгоритму (например, составление бухгалтерского баланса) и, в отличие от первых, регламентируются специальными документами. Они проще, но также требуют для выполнения специальной подготовки.

Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение информации), как и некоторые логические, могут быть полностью или частично механизированы.

У руководителей удельный вес творческих операций – 60 %, у специалистов – 40%,

У технических исполнителей доля логических операций – 20 %, остальные – технические.

Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций, получила название управленческой процедуры.

Процедура должна отражать цель работы, производственные и информационные потоки, используемые и разрабатываемые документы, порядок их прохождения, содержание; быть минимально сложной и трудоемкой.

Управленческие процедуры обеспечивают:

• установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ;

• равномерную загрузку, согласованность и единство действий персонала;

• принятие решений на оптимальных уровнях управления;

• экономию времени;

• ограничение субъективного влияния на принятие решения вышестоящих руководителей.

Чаще всего процедуры выполняются по правилам, которые определяют то, что и как должно быть сделано в конкретной ситуации. Это защищает каждого участника управленческого процесса от давления извне, освобождает от личной зависимости. Но одновременно с, ограничением произвола ограничивается свобода действий и растут бюрократические тенденции.

В процессе функционирования и развития организации некоторые ее элементы приобретают дисфункциональные свойства, которые необходимо нейтрализовать.

Эта задача решается путем регулирования – разновидности управленческой деятельности по созданию необходимых условий для осуществления элементами, частями организации своих текущих функций и развития в соответствии с заданными параметрами и конкретными задачами при изменении ситуации.

Регулирование осуществляется путем:

• устранения причин, вызывающих отклонения;

• компенсации возмущений;

• приведения всех процессов и элементов в режим, который отвечает нормативным требованиям.

В результате устраняются рассогласования в процессе выполнения функций организацией в целом и ее элементами и поддерживается необходимый режим функционирования.