2. Анализ логистического документооборота предприятия

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, с момента их получения или создания до завершения исполнения.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

-прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

-каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

-порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная  задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

-объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

-структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

-режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

-формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;

-формы документов внутренней отчетности;

-периодичность формирования отчетов;

-технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Каждый документ в организации должен пройти следующий путь: создание, передача документа в бухгалтерию, проверка и обработка документа, архивирование.

Основные документы, используемые в торговле.

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят: обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации; счет-фактуру от поставщика; акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон; ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей. При продаже и перемещении товара оформляются:

• накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты;

• накладные на возврат товара;

• накладные на перемещение товара,

• счета-фактуры;

• кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции;

• акты на списание товара;

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

-товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;

-кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара). Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией. Основным документом является товарно-транспортная накладная.

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться: отчет по формированию наценки; отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями; отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам. Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

ПМ2. «УПРАВЛЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ В ЗАКУПКАХ, ПРОИЗВОДСТВЕ И РАСПРЕДЕЛЕНИИ»