Процедури системи внутрішньогосподарського контролю на циклі реалізації продукції.
Склад процедур системи внутрішньогосподарського контролю збуту готової продукції залежить від конкретних умов реалізації. Розглянемо склад процедур, що відповідають наступним визначальним умовам:
вид договору — договір постачання;
покупець — юридична особа;
вид відвантаження — доставка продукції автотранспортом організації-виробника;
порядок розрахунків — оплата продукції покупцем визначена за умовами наступної оплати (погашення дебіторської заборгованості покупця частинами в інтервали, обумовлені договором, або після закінчення визначеного терміну після відвантаження окремих партій продукції).
Кожна процедура контролю має два аспекти:
а) виконання процедури контролю працівниками підприємства;
б) дії співробітника відділу внутрішнього аудиту при перевірці дотримання виконавцями своїх посадових обов'язків.
Зміст процедур системи внутрішньогосподарського контролю, покладених на конкретних виконавців — посадових осіб підприємства, залежить від організаційної структури підприємства і його структурних підрозділів.
Описані нижче процедури системи внутрішньогосподарського контролю відповідають підприємству, що має наступні структурні підрозділи (рис.6.2, 6.3):
Рис.6.2. Організаційна структура великого підприємства
Рис.6.3. Організаційна структура відділу збуту
Для підприємства визначено:
1. Процедури контролю при одержанні замовлень споживачів на постачання продукції. Замовлення, що надійшли, реєструються у книзі обліку замовлень (у файлах замовлень) та групуються за визначеними критеріями ринкового сегментування. Замовлення, що надійшли від юридичних осіб, що вперше встановлюють господарські зв'язки з підприємством, групуються окремо. При одержанні замовлень відповідною посадовою особою (наприклад, начальником бюро формування портфелю замовлень відділу збуту) здійснюється контроль за наявністю таких ознак (параметрів контролю), як:
розбірливий підпис та посада (повноваження) особи, що склала документ (замовлення);
чіткий відбиток печатки підприємства-замовника;
точна (повна, чітка) юридична адреса і банківські реквізити замовника;
конкретність (достатня визначеність) намірів замовника, виражена у всіх істотних умовах замовлення (предмет угоди, асортимент, кількість, якість, ціна, терміни і т.д.);
твердий намір замовника вважати себе зобов'язаним умовами замовлення у випадку його прийняття до виконання;
звертання до конкретної юридичної особи - потенційного виконавця замовлення (у замовленні повинно вказуватися повне найменування організації, якій воно адресоване, точніше – воно не повинно бути адресним звертанням).
Система внутрішньогосподарського контролю здійснюється в декілька етапів:
спостереження за проведенням процедур контролю замовлень відповідальними працівниками (відповідальність визначена посадовими інструкціями);
здійснення методами перевірки документів вибіркового контролю замовлень (документів, які містять замовлення) щодо їх відповідності вищевказаним параметрам;
вибір визначеного періоду (наприклад, минулий місяць) для підтвердження повноти реєстрації замовлень, що надійшли за певний період часу;
перегляд замовлень, що надійшли у визначений період, на предмет виявлення відсутніх номерів;
звірка номерів даних замовлень з відповідними номерами, відображеними у книзі обліку замовлень.
2. Процедури контролю фінансової стійкості, платоспроможності та ділової порядності (надійності) замовників. Приймаючи рішення про відвантаження продукції на умовах наступної оплати, посадові особи, відповідальні за прийняття таких рішень, повинні проводити аналіз фінансового стану та надійності замовника. Визначені працівники здійснюють підготовчу роботу з одержанням необхідних даних (фінансова звітність, банківські довідки, аудиторські висновки, відкликання інших постачальників замовника, дані з неформальних джерел і ін.). Для визначення тенденцій фінансових коефіцієнтів річна та квартальна фінансова звітність запитуються за останні 2—3 роки. З метою контролю також запитуються нотаріально засвідчені копії статуту, статутного договору та свідоцтво про державну реєстрацію замовника. Крім того, повинні бути з'ясовані (підтверджені) повноваження осіб, які підписали замовлення. Працівники бюро аналізу фінансово-господарської діяльності (бюро фінансового аналізу) фінансового відділу здійснюють контроль фінансової заможності та кредитоспроможності замовника методом оцінки бухгалтерських (фінансових) звітів. Для підтвердження фінансової стійкості та кредитоспроможності вони повинні керуватися такими критеріями:
а) показники фінансової стійкості:
сумарна величина запасів та податку на додану вартість по придбаних цінностях не перевищує сумарну величину власних та довгострокових залучених коштів (абсолютна або нормальна стійкість);
сумарна величина коштів, короткострокових фінансових вкладень, дебіторської заборгованості та інших оборотних активів — не менше сумарної величини кредиторської заборгованості та інших короткострокових пасивів (поточна стійкість), або не менше попередньої величини, збільшеної на суму короткострокових кредитів та позик (стійкості у короткостроковій перспективі), або не менше попередньої величини, збільшеної на суму довгострокових кредитів та позик (стійкість у довгостроковій перспективі).
Відповідно до „Методики” ознаки критичної неплатоспроможності, що відповідають фінансовому стану потенційного банкрутства, мають місце, якщо на початку і в кінці звітного кварталу, що передував поданню заяви про порушення справи про банкрутство, мають місце ознаки поточної неплатоспроможності, а коефіцієнт покриття (Кп) і коефіцієнт забезпечення власними засобами (Кз) у кінці звітного кварталу менше їх нормативних значень - 1,5 і 0,1 відповідно.
Ділова порядність замовника (надійність його як контрагента за договором) повинна підтверджуватися відгуками інших його постачальників а також іншими матеріалами (часто — даними з неформальних джерел і т.ін.).
Дії системи внутрішньогосподарського контролю полягають у наступному:
виборі для прикладу декількох ще не виконаних замовлень на велику суму та аналізу матеріалів, на підставі яких була встановлена фінансова стійкість, кредитоспроможність і ділова порядність замовників;
оцінці необхідності, достатності та достовірності даних матеріалів;
проведенні вибіркового аналізу фінансової стійкості з метою підтвердження якості аналізу, виконаного фахівцями фінансового відділу підприємства.
3. Процедури контролю при підготовці проектів договорів постачання. Проект договору постачання готується на базі зразків договорів постачання, складених за передбаченою законодавством формою для різних галузей народного господарства та з урахуванням умов конкретного замовлення і додатків (специфікацій), підготовлених працівниками договірно-правового бюро відділу збуту. У процесі підготовки та узгодження із замовником проекту договору постачання визначені працівники за встановленим порядком здійснюють контроль його змісту за такими основними параметрами:
чіткий і повний опис асортименту, кількості, якості та комплектності виробів;
чіткий опис вимог щодо тари та упакування, а також вимог до маркування;
чіткий опис форм та порядку розрахунків за поставлену продукцію;
докладний опис пункту „приймання товару”;
максимально конкретне визначення умов застосування санкцій за неналежне виконання договірних умов;
опис засобів забезпечення платіжних зобов'язань покупця;
максимально конкретний опис умов зміни ціни та надання знижок;
термін виконання зобов'язань за договором (термін виконання зобов'язань за договором не може бути більше 90 днів з моменту фактичного відвантаження продукції);
опис можливості переуступки прав і зобов'язань третій особі (наприклад, лише документальне оформлення згоди сторін);
суми та терміни оплати, що не перевищують ліміт дебіторської заборгованості, встановлена для одного замовника;
чіткий опис порядку узгодження розбіжностей;
однозначне визначення, хто і яким чином несе відповідальність та витрати, пов'язані з випадковою загибеллю вантажів;
правильність розрахунку сум;
чітке визначення моменту переходу прав власності на продукцію;
календарний графік відвантажень та оплати (у частині дотримання ліміту дебіторської заборгованості) і правильна тимчасова їх послідовність;
чіткий опис вимог конфіденційності щодо інформації по договорах;
опис особливостей узгодження питань, які виникають у процесі виконання договору, або його організаційних етапів (попередній контроль стану готовності до відвантаження і т. ін.), порядку підтримки зв'язку між сторонами (із зазначенням посадових осіб, уповноважених надавати інформацію та вирішувати питання згідно з договором, терміни (час) і способи зв'язку і т.д.), а також механізму періодичної звірки взаємних зобов'язань у процесі виконання договору з метою поточного (оперативного) контролю щодо виконання зобов'язань;
взаємозв’язок стосовно усіх передбачених у проекті договору питань.
Дії системи внутрішньогосподарського контролю полягають у:
виборі для прикладу декількох ще не виконаних замовлень на велику суму та аналізу відповідних їм договорів постачання на предмет відповідності вищезгаданим параметрам;
з’ясуванні причини виявлених відхилень.
Процедури контролю представників підприємств-покупців, що пред'являють свої повноваження на підписання договорів постачання, процедури контролю підписів представників підприємств-покупців та відбитків печаток підприємств-покупців на договорах постачання.
Визначена посадова особа (наприклад, начальник договірно-правового бюро відділу збуту) методом нормативної перевірки документів визначає, чи має представник (представники) підприємства-покупця, який прибув для укладання договору, необхідні повноваження. Такі повноваження підтверджуються пред’явленням паспорта та відповідного доручення, оформленого належним чином (бажано завіреного нотаріально). Доручення має бути підписано керівником і скріплено гербовою печаткою підприємства-покупця. У дорученні обов'язково повинні бути зазначена дата його видачі, термін дії, прізвище, ім`я, по-батькові, посада та завірений зразок підпису особи, що одержала доручення, обсяг повноважень за дорученням. Якщо представником підприємства-замовника є директор, то його повноваження щодо укладання договорів і їх обсяг мають бути вказані і підтверджені витягом з наказу або протоколу зборів засновників на його призначення. Укладання договору можливо лише при відсутності відхилень від зазначених параметрів контролю щодо повноважень. Посадовою особою, яка підписує договір постачання від підприємства (підприємство-виробник), здійснюється контроль підпису представника підприємства-покупця на предмет повноти та відповідності зразка у дорученні, а також відбитку печатки підприємства-покупця на предмет його чіткості та дійсної відповідності підприємству-покупцю (її найменуванню). Якщо текст договору займає кілька сторінок, то вони повинні бути прошиті та засвідчені підписами і печатками обох сторін. Один примірник укладеного договору постачання надається представнику підприємства-покупця, інший — реєструється та зберігається у канцелярії підприємства (за встановленим порядком реєстрації, обліку і збереження документальних матеріалів поточного архіву). Копія укладеного договору постачання передається у договірно-правове бюро відділу збуту, де її реєструють і підшивають у спеціальний журнал, який є частиною справи покупця. При цьому всі суттєві дані договору постачання (параметри постачань, розрахунків і т.д.) також враховуються у покупця (системно побудованих форматах (формулярах, файлах) зазначеної справи.
Справа замовника формується під керівництвом начальника договірно-правового бюро (або іншої посадової особи) і представляє собою виражену у затвердженій формі внутрішньої звітності певним чином структурованою сукупністю усієї наявної інформації про підприємство-покупця (замовника), включаючи всі реквізити:
- найменування, адреса (юридична і фактична), телефон (факс) та платіжні реквізити;
- про посадових осіб, які приймають рішення по пунктах договорів (що впливають на формування закупівлі);
- про дату і результати попередніх переговорів; дані за результатами аналізу фінансового стану (кредитоспроможності) і надійності (ділової порядності);
- по всіх пов'язаних з покупцем договорах і їх фактичне виконання, у тому числі оперативні дані щодо повноти і своєчасності відвантажень, співвідношенню фактичного і критичного рівнів дебіторської заборгованості, по розрахунках за продукцію;
- по проведеній роботі, щодо стягнення простроченої дебіторської заборгованості (повідомлення, особисті відвідування, стягнення боргів через спеціалізовані агентства, уступка права вимоги боргів);
- по звірках дебіторської заборгованості (за даними, отриманими з розрахункового бюро фінансового відділу);
- по спорах (у частині претензійної і досудової роботи);
- статистичні дані по частоті висновку та переважних термінах договорів, по виконанню замовником договірних зобов'язань (платіжна і договірна дисципліна);
- інші можливі дані по всіх аспектах договірних взаємовідносин.
Така справа на покупця дає можливість аналізу оцінки ступеня його надійності, кредитоспроможності (фінансової стійкості), рівня дотримання ним договірної дисципліни, а також для контролю виконання договірних зобов'язань самим підприємством (виробником). Справа (або база даних) повинна регулярно поповнюватися надходженнями нових зведень щодо клієнта. Начальникові договірно-правового бюро необхідно обмежувати доступ до документів, матеріалів та файлів, що формують вищевказану справу, а також забезпечувати їх надійне збереження.
Після підписання договору документи, що засвідчують повноваження представника організації-покупця, підшиваються у спеціальний журнал, що також є частиною справи на даного покупця.
Дії системи внутрішньогосподарського контролю полягають у виборі для прикладу декількох ще не виконаних замовлень на суттєву суму та аналізу документів, які засвідчують повноваження представників підприємств-покупців (замовників), які підписали відповідні договори поставки, на предмет їх достатності та достовірності, а також в оцінці відповідних договорів постачання на предмет наявності наступних ознак: повного і розбірливого підпису представника покупця, (відповідність зразкові підпису у дорученні); чіткого відбитку печатки підприємства-покупця, що відповідає її найменуванню.
5. Процедури контролю виписаних товарно-транспортних накладних (ТТН) (типова міжвідомча форма № 1-т).
Виписка ТТН та санкціонування відвантаження з метою уникнення зловживань (відповідно до принципу системи внутрішньогосподарського контролю „поділ обов'язків”) проводиться різними посадовими особами. Виписані екземпляри ТТН реєструються у спеціальному журналі (регістрі) або файлі. Посадову особу, що санкціонує відвантаження (наприклад, заступник начальника відділу збуту по управлінню збутом), відповідно до встановленого порядку здійснює контроль виписаних ТТН за наступними параметрами:
правильність їх оформлення (заповнення реквізитів);
взаємозв'язок зазначених даних;
точність підрахунку зазначених даних (арифметична перевірка);
відповідність зазначених цін умовам договору (специфікаціям, додаткам) і прейскуранту організації;
відповідність характеристик продукції (артикул, найменування виробів, кількість і т.д.) умовам договору (специфікаціям) і календарним планам (графікам) відвантажень.
Дії системи внутрішньогосподарського контролю полягають у відборі ТТН та здійсненні контролю щодо наявності наступних ознак (параметрів контролю):
усі чотири примірники кожної ТТН мають однакову облікову серію і номер;
усі реквізити заповнені відповідно до діючих правил і є довірними;
зазначена в ТТН інформація (характеристики продукції і т.д.) відповідає умовам договору (додатків) і взаємопов'язана;
ціни відповідають прейскурантові;
суми правильно підраховані;
ліміт дебіторської заборгованості (параметри комерційного кредиту), встановлений покупцеві (за умовами договору), не перевищений;
на всіх екземплярах кожної ТТН наявний підпис (санкція на відвантаження) заступника начальника відділу збуту з управління збутом (або іншої посадової особи, що санкціонує відвантаження за встановленим порядком).
6. Процедури контролю формування партій на відправку та їх завантажень у транспортний засіб. Всі примірники виписаної ТТН передаються на склад готової продукції. Одержавши екземпляри ТТН, завідувач складом готової продукції перевіряє, чи є на них відповідний підпис (санкція) заступника начальника відділу збуту з управління збутом та за його наявності організує відбір продукції з місць збереження, комплектацію партії на відправлення (відповідно до зазначених у ТТН характеристик), формує вантажні одиниці (укладає продукцію в тару) і проводить їх відповідне маркерування. Після прибуття автомобіля у зону навантаження складу готової продукції завідувач складом, звіряє відповідні реквізити подорожнього листа та транспортного відділу ТТН, здійснює контроль на предмет відповідності параметрів прибулого на завантаження автомобіля обсягу даної поставки. Крім того, завідувач складом шляхом експертної оцінки, огляду і зіставлення шляхового листа і номера автомобіля здійснює контроль прибулих для завантаження автомобілів щодо його санітарного стану та наявності необхідних пристосувань для закріплення вантажу, які забезпечують їх цілісність і збереження при транспортуванні. Перевіряється дотримання правил затарювання (пакетування), відповідність підготовленої партії для відправлення за кількістю, якістю і комплектністю, відвантажувальним документам, маркування вантажних одиниць і належного (цілісність і т.д.) стану тари й упакування. За відсутності відхилень завідувач складом організовує процес завантаження в автомобіль підготовленої до відправлення партії продукції (вантажних одиниць). Навантажувальні роботи здійснюються навантажувальними механізмами, та за допомогою персоналу складу. У процесі виконання навантажувальних робіт завідувач складом методом емпіричного контролю пересвідчується у справності навантажувальних механізмів і дотримання персоналом техніки безпеки та технологічних стандартів (правил) розміщення й укладання вантажів. Приймаючий вантаж водій-експедитор також здійснює контроль за відповідністю характеристик продукції, що завантажується в автомобіль, даним ТТН, за справністю тари, наявністю належного маркерування вантажних одиниць, дотриманням правил навантаження та закріплення вантажу. Після здійснення завантаження завідувач складом у призначених для цього графах ТТН проставляє номер подорожнього листа, вказує найменування документів, які супроводжуватимуть вантаж (паспорт, сертифікат і т.ін.), вид упакування, кількість місць (товарних місць або вантажних одиниць) та скріплює примірники ТТН штампом складу і своїм підписом із вказівкою ПІБ та посади. Водій-експедитор, що прийняв вантаж, також вказує свої дані та підписується про прийняття вантажу. Перший екземпляр ТТН залишається на складі готової продукції і є підставою для списання готової продукції (тари, товароносіїв) з підзвіту.
Дії системи внутрішньогосподарського контролю полягають у спостереженні за вищевказаними процедурами внутрішньогосподарського контролю.
7. Процедури контролю реалізації (збуту) готової продукції. При одержанні даних про відвантаження продукції покупцеві начальник бюро оперативного управління відділу збуту у журналі (регістрі, файлі) щоденного обліку відвантаження вказує: найменування покупця; дату та номер договору постачання (додатків у частині календарних графіків постачань); дату виписки і номер відповідної ТТН; дату і час (з відображенням точного часу) фактичного здійснення відвантаження; фактичні дані щодо відвантаження (за даними 3-го прим. ТТН) у вартісному та натуральному виразі по кожному найменуванню відвантаженої продукції; дату і час повернення автомобіля в організацію після відвантаження (дату і час реєстрації відвантаження). За даними вищевказаного регістра начальник бюро оперативного управління складає та щодня передає в економічне бюро відділу збуту звіти, які містять зведення по відвантаженнях за день та з початку звітного періоду (п'ятиденки, декади або місяця, тобто, відповідно до календарних графіків відвантаження). Звіти складаються за затвердженою формою (системно побудовані формуляри) у трьох видах:
а) по відвантаженнях продукції кожного найменування (у натуральних і вартісних вимірниках) усім покупцям (одержувачам);
б) по відвантаженнях продукції усіх видів (у натуральних і вартісних вимірниках) кожному покупцеві щодо укладених з ними договорів;
в) за обсягами (у натуральних вимірниках) відвантаженої продукції по видах відвантаження (самовивіз, централізована доставка, доставка транспортом організації-виробника) у розрізі транспортних засобів і з записом часу, витраченого на вантажні роботи (тобто простій транспортних засобів під навантаження-розвантаження), безпосереднього транспортування вантажу до місця розвантаження і зворотний пробіг автомобілів (ці дані необхідні для складання звітності по виконанню планів відвантажень та перевезень).
Дії системи внутрішньогосподарського контролю полягають у спостереженні за підготуванням первинної звітності по збуту відповідальними за це працівниками, в опитуванні керівництва відділу збуту на предмет найбільш часто виникаючих причин відхилень від заданих обсягів реалізації і прийнятих відповідних управлінських рішеннях (заходах).
8. Процедури контролю фактурування постачань. На підставі отриманого від водія-експедитора примірника ТТН з оцінками покупця щодо приймання продукції (дані оцінки є свідченням відвантаження) працівник групи обліку розрахунків з дебіторами та кредиторами бухгалтерії (за відсутності у структурі бухгалтерії даного облікового підрозділу, облік розрахунків з покупцями здійснює працівник загальної або розрахункової групи в залежності від структури бухгалтерського апарату) виписує рахунок-фактуру у 2 примірниках. Перший примірник не пізніше 10 днів з дати відвантаження продукції надається покупцеві (якщо до кінця податкового звітного періоду залишилося менше 10 днів, необхідно скласти і передати рахунок-фактуру та податкову накладну покупцеві у даному звітному періоді); рахунок-фактуру та податкову накладну підписують керівник організації, головний бухгалтер, заступник начальника відділу збуту з управління збутом (як посадовою особою, що санкціонує відвантаження) та скріплюють печаткою підприємства. Другий екземпляр рахунку-фактури підшивається і зберігається в обліковій документації (у журналі обліку виданих рахунків-фактур), а дані податкової накладної заносяться до книги обліку продажу. Перед підписанням вищенаведених документів посадові особи методами перевірки (логічна, формальна, арифметична, по взаємозв'язку, хронології, змісту) та зустрічної перевірки документальних даних контролюють правильність реквізитів (включаючи обсяг угоди в натуральному і вартісному вираженні) і наступних додаткових даних:
серія, номер і дата виписки ТТН;
дата (і при відповідних договірних умовах точний час) відвантаження;
номер автомобіля, на якому доставлена продукція;
кількість вантажних місць (одиниць).
Дії внутрішнього аудиту полягають у наступному:
спостереження за підготовкою рахунків-фактур та податкових накладних;
вибір для прикладу ряду замовлень на суттєву суму та перегляд відповідних їм ТТН, рахунків-фактур і податкових накладних на предмет відсутніх (пропущених) номерів з метою перевірки повноти обліку відвантажень;
контроль методом звірки документів рахунків-фактур, податкових накладних на предмет відповідності зазначеним у них даним (ціни, продукції і т.д.) даним ТТН і умовам договорів (замовлень);
контроль рахунків-фактур, податкових накладних на предмет їх заповнення відповідно до діючих правил;
перевірка проводок у Головній книзі, а також точності рахунків покупців;
узгодження даних книги аналітичного обліку із синтетичними рахунками у Головній книзі;
перевірка правильності ведення книги продажу;
звірки дати зафіксованих операцій по реалізації з датами рахунків-фактур і ТТН (відвантажувальних документів).
9. Процедури контролю оплати продукції покупцями. Щодня працівник бюро банківських і касових операцій фінансового відділу одержує з банку виписки з розрахункового рахунку (банківські повідомлення), де відображені всі дані про рух і залишки коштів на рахунках підприємства, у тому числі про грошові кошти, які надійшли від покупців за поточний день в оплату відвантаженої продукції. До банківських виписок додаються виправдні документи (відображені у виписці прибуткові і видаткові документи). Одержавши банківську виписку, працівник бюро банківських і касових операцій фінансового відділу контролює повне відображення у виписках перерахованих покупцями сум, звіряючи суми, які надійшли від покупців по виписці із сумами, зазначеними в доданих до неї документах (платіжних дорученнях, специфікаціях до них і т.ін.). У разі виявлення відхилень працівник бюро банківських і касових операцій оперативно з'ясовує усі питання разом з відповідальними працівниками банку. Економіст по розрахунках з покупцями розрахункового бюро фінансового відділу веде оперативний облік та методом документальної звірки здійснює контроль за своєчасністю і повнотою оплати продукції покупцями. На підставі банківських виписок і виправдних документів він здійснює відповідні оцінки про оплату в регістрах (файлах) розрахунків із покупцями. Він також веде облік відмов (повна відмова або часткова відмова) від оплати (тобто, повідомлень про відмову в оплаті або відмову від акцепту платіжних вимог-доручень) із зазначенням дати надходження відмови, суми та причин. Для ефективності контролю регістри розрахунків з покупцями повинні містити такі дані:
найменування покупців (платників) і їх юридичні адреси;
номери і дати виконання договорів (додатки або доповнення, де вказані умови розрахунків);
форми оплати, номери і дати виписки відвантажувальних документів і рахунків-фактур;
дати і час надходження відвантажувальних документів (або їх копії) у фінансовий відділ;
дати і час пред'явлення їх у банк (при акредитивній формі розрахунків або при розрахунках платіжними вимогами-дорученнями);
порядок оплати, тобто календарні дати погашення заборгованості і відповідні їм грошові суми (у розрізі планових і фактичних даних). Економіст по розрахунках з покупцями розрахункового бюро фінансового відділу представляє начальникові розрахункового бюро щоденні звіти по виконанню плану надходження коштів за день і з початку звітного періоду (п'ятиденки, декади, місяця, кварталу, року) у розрізі покупців та укладених з ними договорів; до даних звітів додаються розшифровки по відхиленнях, де відхилення розбиваються по календарних датах їх виникнення. Начальник розрахункового бюро встановлює причини та виявляє винних осіб у таких відхиленнях. Причини відхилень можуть полягати:
у несвоєчасному надходженні документів, які підтверджують відвантаження у фінансовий відділ;
несвоєчасному представленні їх у банк для одержання платежу (при акредитивній формі розрахунків);
несвоєчасній здачі в банк (або наданні покупцеві) платіжних вимог-доручень;
несвоєчасній виписці і надані покупцям рахунків-фактур;
помилках у плануванні тривалості документообігу;
помилках у плануванні надходжень від простроченої дебіторської заборгованості;
відмови (частковій відмові) покупців від оплати, їх неплатоспроможності або платіжній недисциплінованості. Про факт виникнення відхилень від планованих надходжень коштів у встановленому порядком (оперативно, щодня) начальник розрахункового бюро фінансового відділу повідомляє начальника відділу відповідними доповідними записками, де крім розшифровки відхилень (сума, покупець, договір, рахунок-фактура, тривалість простроченої заборгованості, тобто період часу від моменту її виникнення) вказує встановлені причини та винних осіб.
10. Процедури контролю дебіторської заборгованості. З метою підвищення ефективності системи контролю за станом розрахунків з покупцями начальник розрахункового бюро фінансового відділу щомісяця проводить звірку їх заборгованості. Для цього всім покупцям за встановленим порядком (не пізніше 5-го числа кожного місяця) направляють акти звірки, підписані начальником фінансового відділу або головним бухгалтером і скріплені печаткою підприємства. Дані звірки проводяться незалежно від стану перевірки дебіторської заборгованості, яка здійснюється апаратом бухгалтерії з метою бухгалтерського контролю у рамках проведення обов'язкової щорічної інвентаризації майна і фінансових зобов'язань організації перед складанням річного фінансового звіту. Щомісячна перевірка стану дебіторської заборгованості покупців, яка здійснюється фінансовим відділом (начальником розрахункового бюро), є методом додаткового оперативного контролю, який попереджає неплатежі стосовно контролю платіжної дисципліни покупців. Акти звірки повинні містити дані за графіком погашення заборгованості покупців на майбутній період за відвантажену їм продукцію, тобто суми оплати по календарних датах (термінам) з відображенням підстав для оплати (номери і дати укладання договорів, їх відповідних додатків або доповнень), номери та дати виписки відвантажувальних документів, дати (і при погодинних графіках відвантажень точний час) проведених відвантажень, номери і дати виписки відповідних рахунків-фактур), а також за узгодженням з начальником договірно-правового бюро відділу збуту — дані щодо простроченої заборгованості та сум неустойки по прострочених рахунках відповідно до договірних умов (звірки проводяться незалежно від стану претензійної роботи зі стягнення простроченої заборгованості покупців). До акта звірки також додається прохання до покупця розглянути та підтвердити дані щодо заборгованості та порядку її погашення протягом 10 днів з дня одержання акта, а при наявності розбіжностей — вказати її причини. Акт звірки складається у двох примірниках. Другий примірник реєструється у спеціальному журналі (файлі) та зберігається у відповідній картотеці з метою подальшого контролю своєчасності та повноти відображення зазначеної заборгованості. Перший примірник, підписаний начальником фінансового відділу (головним бухгалтером) і скріплений печаткою підприємства, відсилається покупцеві факсом або поштою (замовленим або цінним листом). Економіст, по розрахунках з покупцями розрахункового бюро реєструє дату та точний час його відправлення. Покупець (підприємство-покупець) повинен протягом 10 днів з дня одержання зазначеного акта звірки підтвердити заборгованість, що рахується за ним, та порядок її погашення або надати свої мотивовані заперечення. Покупець також повинен завірити акт (або заперечення до акта) своєю печаткою і підписом уповноваженої особи. Отримана відповідь (підтверджений акт звірки або заперечення до акту) також реєструється економістом по розрахунках з покупцями з вказівкою дати та точного часу його одержання.
Дебітори можуть надіслати відповідь, що містить визнання боргу повністю або частково, або відмову визнати (або звірити) заборгованість. Можливим є випадок, коли зовсім не буде відповіді. Про факт невизнання покупцем боргу (повністю або частково) або відмову звірити заборгованість повідомляється начальнику фінансового відділу та начальнику договірно-правового бюро відділу збуту. Начальник фінансового відділу надає інформацію по даному відхиленню заступнику директора з економічних (комерційних) питань та дирекції підприємства на щоденних оперативних нарадах – керівникам підрозділів. Заступник директора з комерційних питань (або інша посадова особа, уповноважена директором підприємства) за узгодженням з начальником юридичного відділу приймає рішення про порядок стягнення такої заборгованості (претензійний або судовий порядок врегулювання спорів). Якщо відповідь на звертання з проханням звірити заборгованість у визначений термін за встановленим порядком не надійшла, з'ясовуються причини такої ситуації. Якщо отримано відмову звірити заборгованість, цю інформацію оперативно надають керівнику підприємства для прийняття відповідних рішень. За відсутності зв'язку з підприємством - боржником (покупцем) з'ясовуються причини цього (перевіряється, у тому числі, чи не ліквідоване дане підприємство). Якщо у результаті збору відповідної інформації з'ясовується, що підприємство-боржник не ліквідоване, то набуває сили судовий (арбітражний) порядок врегулювання спорів. Якщо підприємство-боржник ліквідоване, то дебіторська заборгованість визнається безнадійним боргом. При цьому необхідно мати на увазі, що документом, який підтверджує ліквідацію організації-боржника, відповідно до Цивільного кодексу України (ЦКУ) може бути лише запис про ліквідацію підприємства в Єдиному державному реєстрі (або виданий на його підставі лист з податкового органу, де перебувало на обліку підприємство). Рішення з приводу визнання заборгованості безнадійною та її списанню приймає (санкціонує списання) керівник (директор) підприємства згідно з доповідною головного бухгалтера, складеною на підставі наданих начальником відділу збуту необхідних матеріалів, що підтверджують ліквідацію підприємство-боржника (покупця).
Якщо підприємство-боржник (покупець) не ліквідоване, можливі наступні варіанти процедур:
не витребувана дебіторська заборгованість покупця — по якій не прийняті всі можливі заходи до її стягнення, тобто або претензійний (досудовий), або судовий порядок врегулювання спорів — за відповідною санкцією головним бухгалтером списується на збитки;
не витребувана дебіторська заборгованість покупця по санкції директора (документально оформлений наказ або розпорядження) на підставі наданих головним бухгалтером матеріалів списується в загальновстановленому порядку після закінчення терміну давності позову (згідно ст. 257 ЦКУ загальний термін давності позову становить три роки).
При цьому не витребувана дебіторська заборгованість покупця повинна враховуватися на рахунку 377 „Розрахунки з іншими дебіторами та кредиторами” протягом п'яти років для спостереження за можливістю її стягнення у разі зміни майнового стану боржника.
Можливим є також варіант ліквідації дебіторської заборгованості шляхом передачі права вимоги спеціалізованій по цих питаннях фірмі.
Дії системи внутрішньогосподарського контролю полягають у:
відборі прикладів рахунків покупців та підтвердженні дебетових записів рахунками-фактурами, а кредитових записів — документами про надходження коштів або наказами про списання кредиту;
виявленні прострочених рахунків дебіторів (за умови їх наявності) і опитуванні керівників фінансових служб щодо вжитих заходів зі стягнення заборгованості;
спостереженні за процедурами щомісячної звірки дебіторської заборгованості покупців (відправлення покупцям актів звірки і т.д.);
відборі прикладів з непідтверджених покупцями актів звірки дебіторської заборгованості та з'ясуванні у керівництва фінансової служби вжитих заходів за даними відхиленнями;
встановленні по датах відправки двох екземплярів актів звірки дебіторської заборгованості (які зберігаються в окремій картотеці до моменту одержання відповідей покупців) прострочення відповідей покупців і з'ясуванні у працівників фінансової служби причини даного відхилення;
підтвердженні списаної безнадійної дебіторської заборгованості необхідною документацією (документи, які підтверджують ліквідацію організації-боржника, що відповідають розпорядженню керівника підприємства);
контролі за списанням невитребуваної заборгованості.
Елементи структури системи внутрішньогосподарського контролю варто документувати. Особливості документування залежать від розмірів та організаційної структури підприємства, а також від характеристик структури його системи внутрішньогосподарського контролю. Звичайно, чим складніша структура контролю, тим докладнішим повинно бути ведення документації.
Документування систем бухгалтерського обліку, які обробляють дані по важливим з фінансової точки зору угодам, зазвичай містить зареєстровані дані за основними видами господарських операцій та основними процедурами бухгалтерського обліку, файлами, бухгалтерськими регістрами та звітами. Документування може здійснюватися шляхом опису або складання карти послідовності операцій. Така карта повинна бути простою і зрозумілою щодо інформації. Вона складається зверху до низу або зліва направо і є схемою із символами, які відображають процедури у графічній формі, що полегшує розуміння такої інформації.
Співробітники служби системи внутрішньогосподарського контролю часто документують інформацію про систему бухгалтерського обліку у вигляді схеми послідовності виконання операцій. Така схема, що одержала назву контрольної схеми послідовності виконання операцій, показує рух інформації з основних видів господарських операцій, починаючи з вихідного етапу обробки даних та закінчуючи звітами, які надає система, включаючи документи, які використовуються для заповнення Головної книги. Повнота інформації, відображеної у схемах послідовності виконання операцій, може бути різною та залежить від особливостей системи бухгалтерського обліку, яка діє на підприємстві, планів внутрішнього аудитора щодо перевірки ефективності процедур контролю. Контрольна схема послідовності виконання операцій використовується переважно для документування даних про систему бухгалтерського обліку, але вона може бути зручною і для реєстрації інформації. Водночас, якщо внутрішній аудитор планує провести перевірку процедур контролю, інформацію з них варто відображати у інших, більш докладних формах, а не на контрольній схемі послідовності виконання операцій. У будь-якому разі контрольна схема послідовності виконання операцій повинна містити достатній обсяг інформації для контролю.
Схеми послідовності виконання операцій придатні для перевірок незалежно від їх обсягу та складності. При виконанні чисельних періодичних перевірок дані схеми операцій готують заздалегідь. Їх варто аналізувати та поповнювати у ступені появи змін. Користуватися ними можливо доти, поки вони залишаються придатними. Як правило, не потрібно щорічної повної переробки схем послідовності виконання операцій за винятком випадків, коли змінюються процедури, які лежать у їх основі. Базові документи, наприклад вибірки з бухгалтерських рахунків, рекомендацій, заповнених зразків форм та документів, варто звірити зі схемами послідовності виконання операцій.
Для відображення інформації з усього циклу господарських операцій контролер повинен скласти кілька схем послідовності їх виконання. Наприклад, при відображенні інформації щодо закупівлі товарів, а також виплаті зарплати може виникнути проте у складанні окремих схем. Прийняття рішення залежить від значимості угоди та від того, чи розрізняються процедури бухгалтерського обліку та внутрішня звітність за тими або іншими видами по господарських операціях.
У схему послідовності виконання операцій не обов'язково включати інформацію по всім господарським операціям, дані по яких обробляються системою бухгалтерського обліку. Варто документувати лише ту інформацію, яка відноситься до основних операцій. Інформація з господарських операцій, що не вписується у загальний потік інформації, наприклад, дані по коригуваннях, доповнення до даних про фінансовий стан і т.ін., при необхідності може бути зареєстрована у вигляді опису, як додатковий опис до схеми послідовності виконання операцій.
Коригування надходжень по рахунках:
коригування сальдо по рахунках надходжень проводиться шляхом обробки даних про кредитоспроможність клієнтів (які готуються відділом збуту та введені безпосередньо у систему і оброблені аналогічно даним по замовленнях на продаж), або шляхом обробки даних, що містять у бухгалтерських довідках, які використовуються для списання з рахунків, які підготовлені бухгалтерією та архівом і оброблені безпосередньо по рахунках та Головній книзі;
дані по цінах одиниці проданих виробів, які внесені у головний файл товарів, поповнюються щомісяця бухгалтерією на основі переліку змін у цінах, який одержує з відділу збуту.
Як правило, контрольна схема послідовності виконання операцій обсягом на одну-дві сторінки відображає інформацію про систему бухгалтерського обліку даних по циклу господарських операцій в узагальненому вигляді. Контрольна схема послідовності виконання операцій повинна відображати основні особливості системи бухгалтерського обліку, а саме:
характер і джерело інформації по основних господарських операціях;
ключові процеси проходження інформації по основних господарських операціях;
основні файли або бухгалтерські регістри, що відображають сальдо по рахунках та відображення у них операції.
Усі перераховані особливості з посиланнями на комп’ютеризовану систему бухгалтерського обліку щодо одержання прибутку у вигляді схеми послідовності виконання операцій описані нижче.
Характер і джерела інформації про основні господарські операції.
Основними операціями у циклі одержання прибутку є продаж продукції замовникові й одержання коштів готівкою або у безготівковому порядку. Інформація з інших операцій циклу одержання прибутку, що не вписується в основний потік інформації, наприклад, дані по коригуваннях надходжень на рахунок, доповнення до даних щодо фінансового стану, наведена в описі, доданому до схеми послідовності виконання операцій. З цієї схеми випливає, що дія угоди на продаж замовникові продукції починається з моменту одержання замовлень на продаж від покупця, видачі інформації у автоматичному режимі та наступної обробки даних по відвантаженню.
Ключові процеси та проходження інформації по основним господарським операціям. На схемі послідовності виконання операцій показаний порядок проходження інформації з угод на продаж, починаючи з етапу одержання замовлення на продаж і його реєстрації, обробки даних (введення даних про продаж у систему і робота з даними головного файлу з одержанням замовлення на відвантаження і рахунків-фактур на продаж) і закінчуючи етапом доповнення великих бухгалтерських файлів і одержання звітів, які видаються системою (Головна книга синтетичних рахунків, журнал реєстрації даних із продажу, перелік прострочених рахунків на оплату). Крім того, у схемі відображені процеси, які названі видачею й узгодженням даних, що передбачають порівняння замовлень на продаж і відвантаження з даними, зведеними у файл, для визначення виключень, які можуть бути роз'яснені відповідальною особою до того, як обробка даних буде продовжена. Така інформація полегшує внутрішньому аудиторові розуміння того, наскільки ефективно поповнюються файли та видаються звіти для того, щоб він міг розробити відповідні програми процедур контролю, які необхідно проводити при обробці даних по господарських операціях.
Основні файли або бухгалтерські регістри, що відображають сальдо по рахунках. На схемі послідовності виконання операцій подані основні файли, що відображають сальдо по рахунках (файл надходжень по рахунках) та порядок внесення даних (введення інформації у файли даних по збуту і надходженням). Така інформація полегшує при організації системи внутрішньогосподарського контролю визначення основних файлів, що підлягають перевіркам у ручному або автоматизованому режимах, а також спрощує процес визначення ключових файлів, що мають відношення до процедур контролю, і отже, враховуються при перевірці ефективності цих процедур.