3. Інформаційне забезпечення.

Платники податку на додану вартість при здійсненні операцій по реалізації товарів (робіт, послуг) як оподатковуваних податком на додану вартість, так і неоподатковуваних податком, складають рахунки-фактури і ведуть журнали обліку рахунків-фактур, книгу продажів по встановленим формам.

Кожне відвантаження товару (виконання робіт, надання послуг) оформляється складанням рахунку-фактури та реєстрацією його у книзі продажу.

Рахунок-фактура складається організацією (підприємством) – постачальником (підрядчиком) в порядку відвантаження товарів (виконання робіт, надання послуг) на ім'я організації (підприємства) – покупця (споживача, замовника) (далі іменуються, відповідно, постачальник і покупець) у двох екземплярах, перший з яких не пізніше 10 днів з дати відвантаження товару (виконання роботи, надання послуги) або попередньої оплати (авансу) надається постачальником покупцеві та надає право на залік (відшкодування) сум податку на додану вартість у порядку, встановленому Законом України „Про податок на додану вартість” від 03.04.1997 р. № 168/97-ВР (зі змінами та доповненнями).

У разі направлення покупцеві рахунків-фактур поштою датою надання варто вважати дату здачі рахунка-фактури на пошту.

Другий екземпляр (копія) рахунка-фактури залишається у постачальника для відображення у книзі продажу і нарахування податку на додану вартість при реалізації товарів (робіт, послуг).

У рахунку-фактурі обов’язково зазначають:

• порядковий номер рахунка-фактури;

• найменування і реєстраційний номер постачальника товару (роботи, послуги) та його банківські реквізити;

• найменування одержувача товару (роботи, послуги);

• найменування товару (роботи, послуги);

• вартість (ціна) товару (робіт, послуг);

• сума податку на додану вартість;

• дата складання рахунку-фактури.

Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером підприємства – постачальника, а також особа, відповідальна за відпуск товарів (робіт, послуг) і скріплюють печаткою підприємства. При потребі рахунок-фактура може підписати інша відповідальна особа, уповноважена на те наказом по підприємству.

У рахунку-фактурі не допускаються підчищення та помарки. Виправлення завіряються підписом керівника та печаткою постачальника з відображенням дати виправлення.

Рахунки-фактури, які одержані та видані, реєструються у журналах обліку рахунків-фактур протягом повних 5 років з дати їх одержання, (видачі) та зберігаються окремо.

Рахунки-фактури повинні бути підшиті і пронумеровані.

Рахунок-фактура складається українською мовою з використанням комп’ютера або друкарської машинки, або може бути заповнена і від руки.

При відвантаженні товарів (виконанні робіт, наданні послуг), не оподатковуваних податком на додану вартість, у рахунку-фактурі сума податку не вказується і робиться запис або ставиться штамп „Без податку (ПДВ)”.

При наявності у платника податку на додану вартість комп'ютерної форми заповнення допускається складання податкових накладних з використанням комп'ютера. Зміни зовнішньої форми рахунка-фактури не повинні порушувати послідовності розташування і кількості показників, передбачених типовою формою.

За наявності великої кількості покупців (споживачів) або постачальників, а також комп'ютерної форми обліку допускається ведення книги продажу (придбання) з використанням комп'ютера. У цьому разі після закінчення звітного періоду, але не пізніше 20-го числа місяця, що настає за звітним місяцем (кварталом), книга продажів (покупок) роздруковується, сторінки пронумеровуються, прошнуровуються та скріплюються печаткою.

Інвентаризація розрахунків із покупцями й іншими дебіторами передбачає перевірку обґрунтованості сум, що відображені на рахунках бухгалтерського обліку.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна встановити:

• правильність розрахунків з іншими організаціями;

• правильність і обґрунтованість сум дебіторської заборгованості, включаючи суми дебіторської заборгованості, по яких минули терміни позовної давності.

Інвентаризація резерву сумнівних боргів, створеного на підприємстві, яке застосовує метод визначення виторгу від реалізації продукції (виконання робіт, послуг) по відвантаженню товарів (виконання робіт, послуг) та пред'явлення покупцеві (замовникові) розрахункових документів, полягає у перевірці обґрунтованості сум, що не погашені у терміни, встановлені договорами, та не забезпечені відповідними гарантіями.