Тема 6. Методика системи внутрішньогосподарського контролю циклу реалізації продукції.
Напрями діяльності системи внутрішньогосподарського контролю циклу реалізації продукції.
Обов’язки суб’єктів системи внутрішньогосподарського контролю на циклі реалізації продукції.
Інформаційне забезпечення здійснення внутрішньогосподарського контролю на циклі реалізації продукції.
Процедури системи внутрішньогосподарського контролю на циклі реалізації продукції.
Напрями діяльності системи внутрішньогосподарського контролю циклу реалізації продукції.
Цілі системи внутрішньогосподарського контролю реалізації продукції полягають у:
належному відображенні доходів від реалізації в звітності про доходи;
пошуку шляхів зменшення можливих збитків через сумнівні борги або повернення проданих у кредит товарів.
Схема системи внутрішньогосподарського контролю реалізації продукції з усіма учасниками цього процесу наведена на рис.6.1.
Ключові напрямки системи внутрішньогосподарського контролю реалізації продукції полягають у наступному:
відвантаження продукції покупцям на умовах наступної оплати повинні проводитися лише при наявності необхідного санкціонування керівництвом підприємства;
продукція не повинна відвантажуватися, а послуги — надаватися без виписування й обліку накладних;
прострочені рахунки до одержання повинні оперативно і ретельно відслідковуватися;
надходження коштів від реалізації повинно знаходитися під
постійним і належним контролем;
відвантаження продукції покупцям на умовах наступної оплати не повинні проводитися при наявності достовірного визначеного високого ризику неплатежу покупцем;
має бути забезпечений розподіл обов'язків при обліку реалізації та погашення дебіторської заборгованості;
управління дебіторською заборгованістю повинно розглядатися як складова частина системи управління оборотними засобами підприємства.
Рис. 6.1. Основні напрямки системи внутрішньогосподарського контролю реалізації продукції
Кандидатури покупців, з точки зору співпраці з ними, повинні обговорюватися до моменту видачі їм дозволу на відвантаження продукції на умовах наступної оплати. При цьому, зазвичай враховується думка банку або розглядаються гарантії третьої сторони, яка користується повною довірою. Обсяг відвантаження продукції повинен бути офіційно затверджений, а його збільшення можливе лише після мотивації та за розпорядженням уповноважених на те осіб. Повинні використовуватися встановлені стандартні форми документів. Якщо дебітор порушує терміни оплати, йому направляється повідомлення про виникнення заборгованості.
Відвантаження продукції відповідно до замовлення може бути дозволено лише у тому разі, якщо не перевищений ліміт дебіторської заборгованості: персонал відділу збуту повинен постійно мати під рукою список, який містить інформацію про поточну заборгованість кожного дебітора. Цей список слід ретельно аналізувати разом із накладними та повідомленнями дебіторові про зниження його заборгованості або про виникнення кредиторської заборгованості.
Відвантаження продукції повинно здійснюватися за затвердженими замовленнями покупців, а поділ обов'язків — забезпечувати єдиний механізм санкціонування відвантаження товарів або надання послуг (після надходження замовлення покупця і підтвердження обсягу відвантаження на умовах наступної оплати). Дозвіл на відвантаження може видаватися у письмовій формі (на одному з екземплярів документа про відвантаження), за допомогою комп'ютера (правильний код), факсу або в усній формі (телефоном).
На підприємствах, що випускають дрібно- та средньогабаритні вироби, документом, що свідчить про відвантаження продукції, є накладна — документ, що дає розпорядження складу на відпуск виробів і наказ, що є супровідним документом, що фіксує фактично відпущену кількість продукції. У наказі та накладній вказуються вичерпані відомості про покупців. За підготовку цих відомостей має відповісти конкретний виконавець, як правило, — начальник договірно-правового бюро відділу збуту. Виконавець одержує інформацію у вигляді документа „Зведення про покупців”. Цей документ заповнюється на підставі договорів із покупцями і специфікацій до них.
Відвантаження та повернення товарів повинно оформлятися рахунками-фактурами. Для досягнення однієї з основних цілей контролю — відвантаження товарів повинно супроводжуватися виписуванням накладної — необхідно вести журнал реєстрації документів на відвантаження (бажано, щоб документи мали послідовну нумерацію з метою забезпечення повноти відображення інформації), в якому відображається вся документація від первісних торговельних замовлень до накладних на реалізацію (на визначеному етапі повинні зіставлятися документи про відвантаження, замовлення і рахунки-фактури).
Усі рахунки-фактури та повідомлення про виникнення кредиторської заборгованості мають заповнюватися відповідно до затвердженого списку. Будь-які зміни стандартних умов реалізації та торгівельних знижок повинні затверджуватися особами, на які покладені такі посадові обов'язки. Персоналу з продажу необхідно знати та чітко дотримуватись розпоряджень щодо цін реалізації, знижок, ставок транспортних витрат тощо (прайс-листи).
Рахунки на оплату повинні виписуватися лише за наявності документів на відвантаження: використання цих документів свідчить, що всі замовлення, по яких зроблено відбір та відвантаження товарів, оформляються накладними. Після того, як відділ збуту перевірить та порівняє свою копію торгівельного замовлення з документами на відвантаження, буде виявлено, чи виконане (і в якому обсязі) замовлення покупця; потім будуть складені та відправлені покупцеві рахунок-фактура та рахунок на загальну вартість відвантажених товарів за повний період.
Повідомлення щодо виникнення кредиторської заборгованості або інші коригування облікових записів можуть складатися лише на підставі відповідних документів. З метою попередження зловживань повинен існувати необхідний поділ обов'язків – той, хто санкціонує відвантаження, не може здійснювати коригування в облікових журналах, що зменшують заборгованість дебіторів.
Будь-яке списання сумнівних боргів повинно відповідним чином затверджуватися і відображатися в обліку. При цьому необхідно дотримуватися розподілу обов'язків. Ті, хто пов'язаний з початковим санкціонуванням реалізації продукції (визначенням ліміту відвантаження), не повинні вирішувати питання про списання сумнівних боргів. Остаточне рішення про списання сумнівних боргів, як правило, приймає керівник підприємства (організації). Перед тим, як такі борги будуть списані, повинен бути виконаний весь комплекс необхідних контрольних процедур.
Усі записи про продукцію на складі повинні постійно поповнюватися відповідно до відвантаження і повернення товарів.
Санкціоновані операції, відображені у Відомості відвантаження та реалізації готової продукції (включаючи рахунки-фактури, повідомлення та коригування), повинні акуратно розноситися по облікових регістрах (на відповідні рахунки розрахунків з покупцями та у журнал синтетичного обліку). На первинних документах уповноважена особа вказує необхідну кореспонденцію рахунків. Наступний контроль може виконуватися за допомогою перевірки відхилень від первісного плану (неточне перенесення даних в облікові регістри завжди призводить до виникнення відхилень).
Відомість відвантаження та реалізації готової продукції є регістром аналітичного обліку одночасно по двох рахунках — рахунку 70 „Доходи від реалізації” та рахунку 36 „Розрахунки з покупцями і замовниками”.
Відомість відвантаження та реалізації готової продукції дає змогу:
а) визначити розмір виручки від реалізації;
б) визначити дебіторську заборгованість за кожним покупцем та час її виникнення;
в) відобразити бухгалтерські проводки по рахунках синтетичного обліку, у тому числі по списанню дебіторської заборгованості .
По рахунку дебіторів, що скористалися знижками не маючи на те права, залишається дебетове сальдо. Це повинно постійно відслідковуватися бухгалтерією.
Суми у Відомості по відвантаженню та реалізації продукції повинні регулярно звірятися із сальдо рахунка 36 — сальдо „контрольного” рахунка.
Для простроченої дебіторської заборгованості можуть бути використані наступні процедури:
направлення документів для підтвердження заборгованості дебіторам, що мають прострочену заборгованість;
оцінка відсотків по прострочених рахунках за користування залученими коштами;
відмова у постачанні продукції або у наданні послуг до моменту оплати прострочених рахунків;
звернення до суду з позовом про стягнення боргу;
залучення фахівця зі стягнення дебіторської заборгованості;
формальна спроба подати заяву про оголошення дебітора офіційним банкрутом.
У системі контролю обліку реалізації та дебіторської заборгованості має існувати поділ наступних обов'язків:
надання дозволу на відвантаження на умовах наступної оплати;
відвантаження відповідно до замовлень та виписка рахунків-фактур;
ведення синтетичного й аналітичного обліку в журналах реалізації;
виконання функцій касира і всіх інших працівників.
Ефективне управління спрямоване на:
зниження дебіторської заборгованості;
скорочення запасів та незавершеного виробництва;
виконання договорів з постачальниками на вигідніших умовах;
найбільш вигідне використання надлишків коштів;
здійснення короткострокових інвестицій.
Мета контролю стану реалізації продукції залежать насамперед від умов реалізації.
У Таблиці 6.1 відображені цілі контролю, специфічні для господарських операцій із продажу продукції на умовах наступної оплати, дані по яких були оброблені на комп'ютері з метою одержання прибутку.
Досягнення цілей, які мали бути забезпечені при контролі, полегшується завдяки організації такої структури контролю, яка дає змогу:
дозволяє розподілити обов'язки так, щоб одна особа не займалася одночасно бухгалтерським обліком та його контролем стосовно конкретної господарської операції, а також захистом відповідних активів;
контролювати діяльність задіяних при виконанні господарських операцій співробітників.
Таблиця 6.1