3. Інформаційне забезпечення.

Графік документообігу ВМТП, у якому виділені бюро планування, бюро організації постачання та диспетчерське бюро. Бюро планування займається розробкою планів та балансів матеріально-технічного забезпечення всього підприємства у цілому і його конкретних підрозділах. На підставі планів матеріально-технічного постачання підрозділ складає заявки на постачання товарно-матеріальні активи і передає їх у бюро організації постачання.

Графік докуметообігу по постачанню подано у Таблиці 4.1.

Таблиця 4.1

№ п/п	Складання документу					Надходження документу від		Затвердж. док-ту
	Найменув. документу	Операція, що реєструється документом	Відповідальні виконавці	Підписи посадових осіб	К-ть екз.	Строки	Відп-дальні виконавці
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Вимога цеху на товарно-матеріальні активи	Вимога цеху конкретної кількості активів	Начальник бюро планування відділу матеріально-технічного постачання	Начальник бюро планування ВМТП	2	-------	-------	-------
2	Узагальнене замовлення активів постачаль-нику	Замовлення активів постачальнику	Начальник бюро організації постачання ВМТП	Начальник відділу МТП	2	-------	-------	Керівник організації
3	Договір з постачальниками	Договір поставки (специфікація до договору)	Начальник ВМТП	Начальник відділу	2	-------	-------	Керівник організації

Продовження Таблиці 4.1

Реєстрація		Передача документів		Поточне зберігання			Зберігання документу		Знищення
Строки	Відповідальні виконавці	Строки	Відповідальні виконавці	Місцезнаходження	Строки	Відповідальні виконавці	Строки	Відповідальні виконавці	Строки	Відповідальні виконавці
10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
В день виписки	Начальник відділу бюро планування МТС	В день виписки	Начальник відділу бюро планування МТС	Відділ МТС	1 рік	Начальник відділу бюро планування МТС
В день виписки	Начальник бюро організації постачання ВМТП		Начальник бюро організації постачання ВМТП	Відділ МТС	1 рік	Начальник бюро організації постачання ВМТП
В день підписа-ння	Начальник відділу МТС		Начальник відділу МТС	Фінан-совий відділ	1 рік	Началь-ник відділу МТС

Бюро організації постачання, як складова ВМТП:

• виявляє можливість придбання матеріально-технічних ресурсів у підприємств-постачальників необхідних ресурсів або у мережі оптової торгівлі;

• вивчає оперативну інформацію та рекламні матеріали;

• вивчає можливість і доцільність встановлення тривалих господарських зв'язків на постачання активів;

• виявляє та встановлює найбільш раціональні форми постачання;

• направляє постачальникам офіційні замовлення на постачання активів;

• готує висновок щодо господарських договорів з постачальниками.

Диспетчерське бюро передає на склад активів затверджені відповідно до укладених договорів замовлення на активи, забезпечує завезення матеріальних ресурсів відповідно до передбаченого у договорах терміну, регулює постачання відповідно до ходу виробничого процесу.

Таким чином, поєднання складових контролю у вигляді розподілу прав та обов’язків стосовно:

• подачі та формування заявок, замовлень, формування переліку постачальників;

• оприбуткування, обліку надходження активів, проведення розрахунків за активи, що надійшли;

• вимога, облік, витрачання активів з повузловим та поетапним контролем щодо використання дає можливість організації дієвого та ефективного контролю витрачання всіх видів ресурсів підприємства.