Тема 3. Методи системи внутрішньогосподарського контролю.
Методи системи внутрішньогосподарського контролю.
Процедури системи внутрішньогосподарського контролю.
Методи системи внутрішньогосподарського контролю.
Методи та процедури є важливою складовою системи внутрішньогосподарського контролю. Підприємцеві, що діє без створення юридичної особи і є єдиним працівником на власному підприємстві, особливі процедури контролю не потрібні, оскільки він навряд чи захоче обдурювати самого себе та погіршувати взаємовідносини із замовниками. Щодо підприємств із значною кількістю найманих робітників, то в їх розпорядженні повинні бути такі методи і процедури контролю, які б спонукали персонал діяти відповідно до мети власників цих підприємств та завдань, які визначені відповідно до мети вищим управлінським персоналом підприємства. За наявності у розпорядженні та застосуванням управлінським персоналом різних методів зменшуються можливості для здійснення і/або приховання можливого шахрайства. Незважаючи на безліч видів діяльності підприємств, можна виокремити лише п'ять типів методів системи внутрішньогосподарського контролю (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Методи системи внутрішньогосподарського контролю
Різновидів же цих п'яти типів методів, тобто конкретних процедур контролю може бути дуже багато.
На відміну від заходів і процедур, що є складовою середовища господарської діяльності та системи бухгалтерського обліку, стосовно всіх операцій, які проводяться підприємством, спеціальні процедури системи внутрішньогосподарського контролю встановлюються для значних за обсягами операцій або операцій з певним ризиком. На перелік процедур контролю впливають обсяг, ступінь складності та особливості видів і напрямів діяльності підприємства, а також специфіка контрольного середовища і системи бухгалтерського обліку. Так, на великому підприємстві зі складними умовами обробки даних необхідно підготувати:
перелік продавців або споживачів;
умови відвантаження продукції;
умови розрахунків;
процедури перевірки якості захисту комп'ютерних даних. На невеликих за обсягами діяльності підприємствах з досить простими умовами обробки даних такі процедури контролю не завжди обов'язкові.
Підприємства досягають цілей контролю розробляючи та впроваджуючи процедури контролю на різних стадіях обробки даних.
Окремі процедури контролю застосовуються безпосередньо до оформлення господарських операцій, файлів даних, записів щодо змін в активах і зобов’язаннях. Ефективність використання методів контролю збільшується, за умови регулярної перевірки їх здійснення та доцільного розподілу функцій, що сприяє захисту активів, виключенню та виявленню помилок у документах. У використовуваних комп'ютеризованих системах передбачені методи контролю, які називають загальними, котрі не мають прив’язки до окремих господарських операцій або файлів, але вони надають можливість здійснення контрольних заходів на циклі господарських операцій, на декілька циклів або на діяльність підприємства в цілому.
За відсутності комп'ютерної обробки даних (КОД) усі методи контролю використовують вручну. За наявності КОД методи контролю використовуються із використанням комп'ютерних програм і називаються «програмувальні».
Однією з «програмувальних» процедур контролю є порівняння за допомогою комп'ютера рахунків-фактур на придбання активів із файлами записів за отриманням таких активів. Процедури контролю повинні охоплювати всю систему обробки даних, починаючи з первинної реєстрації інформації про здійснення господарських операцій і завершуючи записами по її збереженню, занесення в регістри бухгалтерського обліку або зведених даних у файли. В умовах використання комп'ютера доцільно об’єднати програмувальні процедури контролю, котрі дозволяють складати звіти, здійснювати фіксацію господарських операцій, які мають відношення до таких звітів.
У комп'ютеризованих системах програми забезпечують створення окремих документів без виконання таких робіт вручну. З використанням комп'ютера можуть бути, наприклад, проведені наступні дії: перенесення у журнал наступного місяця записів, зроблених у поточному місяці; анулювання попередньо оплачених рахунків на наступний місяць; оплата операційних витрат (орендна плата і т. ін.).
Для забезпечення контролю, дані, що занесені у пам'ять комп'ютера та підлягають обробці, мають бути: повними, достовірними, обґрунтованими законодавчо та нормативно; параметри, умови і програми, що використовуються відображення господарських операцій, повинні оптимізуватися та підтримуватися на відповідному рівні.
Підприємства розробляють і використовують контроль для того, щоб бути впевненими у законності здійснюваних господарських операцій, у тому, що:
інформація в них зареєстрована повністю і достовірно;
всі помилки які були допущені в процесі здійснення господарських операцій і реєстрації даних по них виявляються з максимальною швидкістю (незалежно від того, чи відбулася помилка при обробці даних по несанкціонованих господарських операціях, чи вона полягає в неможливості провести обробку даних по законних операціях);
цілісність зареєстрованих даних щодо ведення діяльності забезпечена файлами комп'ютера або записами бухгалтерських книг, а доступ до активів і пов'язаних з ними документами обмежений.
Зазначене вище означає, що процедури системи внутрішньогосподарського контролю забезпечують впевненість у тому, що мета контролю полягає у забезпеченні повноти, достовірності, законності операцій, у захисті файлів і активів, були досягнуті і що системою обліку формується об’єктивна інформація.
Підприємства використовують різні способи досягнення зазначених цілей.
Поєднання різних варіантів зазначених п'яти методів контролю (зазначено на рис. 3.1) для здійснення контролю системи бухгалтерського обліку спрямовано на усунення і/або зменшення ймовірності шахрайства. Застосування належних процедур та методів контролю задає параметри прийому на роботу найбільш чесних співробітників, сприяє моделюванню і заохоченню їх належної поведінки, розумінню важливості виконуваної роботи і забезпечує документооборот, який ускладнює приховування шахрайства. Наведені вище п'ять методів системи внутрішньогосподарського контролю значно зменшують потенційним шахраям доступ до активів, можливості приховати сліди злочину та безкарно користуватися його результатами.
Кожний вид діяльності завжди краще контролюється при доцільно організованому розподілі обов'язків між працівниками або за допомогою сформованої системи подвійного контролю. Ці форми контролю, як і більшість профілактичних заходів, найчастіше застосовуються там, де здійснюються розрахунки грошовими коштами. Для прикладу: одержання готівки відбувається під подвійним контролем.
Система подвійного контролю є варіантом організації системи контролю, за якого вся господарська операція не може виконуватися одним працівником. При подвійному контролі одну й ту ж господарську операцію виконують мінімум дві особи, причому обов'язки між ними розподіляються таким чином, щоб жоден з них не міг виконати всі дії по даній господарській операції. Обидва різновиди контролю мають одну й ту ж саму мету: не допущення одному працівнику мати неконтрольований доступ до коштів.
Впровадити систему подвійного контролю у виробництво досить важко. В умовах коли співробітники працюють під подвійним контролем, вони не можуть відволікатися від своїх обов'язків, наприклад, відповісти на яке-небудь питання, що не стосується до справи.