1.2. Место бюджетирования в финансовом управлении
В последнее время происходящие перемены и необходимость эффективно функционировать на рынке приводят к тому, что предприятия стремятся использовать наиболее совершенные и передовые технологии организации планирования и производства. Одно из таких направлений – бюджетирование, которое представляет собой специфический подход к организации хозяйственно-финансовой деятельности организации.
Под бюджетным управлением (бюджетированием) понимается современная технология финансового планирования, позволяющая осуществлять планирование, контроль и анализ деятельности предприятия через систему утверждаемых бюджетов. Основным инструментом здесь является бюджет. Именно благодаря бюджетированию удается достичь максимального участия всех подразделений в планировании деятельности, которая реализуется на основе получаемой достоверной информации.
Термин «бюджетирование» имеет множество различных трактовок. В самом общем виде назначение бюджетирования в компании заключается в том, что это основа:
планирования и принятия управленческих решений в компании;
оценки всех аспектов финансовой состоятельности компании;
укрепления финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом и собственникам ее капитала.10
Наиболее точной и полной формулировкой термина «бюджетирование» является следующая: «Бюджетирование - это процесс составления и принятия бюджетов, с одной стороны, а с другой - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений».11
Следует отметить, что каждое предприятие под бюджетированием понимает определенный набор функций, которые зависят от целее планирования и объекта планирования. В связи с этим, назначение бюджетирования в каждой компании свое, что приводит к необходимости использования собственного инструментария.
Бюджетирование – сложная система, которая включает:
плановые документы, отражающие планируемую деятельность посредством системы показателей;
те воздействия, которые применяются финансовым центром для минимизации расхождений;
отчетность финансового центра, которая позволяет оперативной анализировать и контролировать процесс бюджетирования.
Система бюджетирования представляет собой совокупность таких элементов, как структура бюджетов, процедура формирования, согласования и утверждения бюджетов и контроль над их фактическим исполнением, нормативная база (нормы, нормативы, лимиты), типовые процедуры и механизмы принятия управленческих решений.
Главные цели бюджетирования – это планирование и контроль. Цели бюджетирования представлены на рис. 1.3.
Рис. 1.3 – Цели бюджетирования12
Согласно определению, бюджет – это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и (или) расходы, которые должны быть понижены в течение этого периода, и капитал, который необходимо привлечь для достижения цели13.
Другими словами, бюджет представляет собой долгосрочный план деятельности организации. Основные характеристики бюджета организации:
Формализация, которая выражается в количественном выражении показателей;
Системность, которая подразумевает наличие определенной системы бюджетов на предприятии.
Важный момент в составлении бюджета – установление основных показателей на уровне управляющего аппарата и спуск их вниз для обеспечения достижения центрами ответственности. Бюджетные показатели всегда спускаются «сверху вниз», что обеспечивает соответствие разрабатываемых бюджетов тем стратегическим целям, которые ставит руководство перед каждым отдельным подразделением и организацией в целом.
Контроль результатов деятельности осуществляется путем сопоставления бюджетных показателей плана и фактически полученных результатов. Затем производится оценка и выявление основных причин несоответствия.
Системность бюджетирования подразумевает, что каждый центр ответственности составляет свой собственный бюджет, который в свою очередь становится структурной частью бюджета организации в целом. Другими словами, «бюджет» это количественное выражение плана предприятия. Это формализация тех затрат и того эффекта, который организация стремится получить как в целом, так и по каждому направлению. Бюджет всегда связан с планом предприятия.
С другой стороны, планирование на предприятии может осуществляться без составления сводного бюджета как разработка целевых показателей для отдельных подразделений и по отдельным сегментам производственно – финансового цикла, но тогда не будет «сквозного» охвата бизнеса.14
Применение бюджетирования эффективно во многих областях управления:
Финансовый менеджмент – применение бюджетирования позволяет сформировать ясное представление о структуре бизнеса организации, урегулировать объемы доходов и расходов, обеспечить необходимое финансирование;
Коммерческая деятельность – применение бюджетирования позволяет уделять необходимое внимание маркетингу, чтобы получить более точные прогнозы ситуации на рынке, информацию о ценах конкурентов и разработать наиболее эффективные коммерческие мероприятия для продвижения продукции на рынке;
Общее управление – применение бюджетирования позволяет определить место и цель каждой функции и каждого подразделения, оценить вклад всех служб в деятельность компании;
Управление затратами – применение бюджетирования позволяет выявить резервы для экономии материалов, средств производства и более оптимально организовать производственный процесс;
Общая стратегия развития компании – применение бюджетирования позволяет количественно оценить эффективность деятельности предприятия по достижению поставленных стратегических целей, а также оперативно устранить причины отклонения от плановых показателей.15
Бюджет, выступая в качестве инструмента управления, выполняет ряд функций, представленных на рис. 1.4.16
Рис. 1.4 – Функции бюджета
Подробно рассмотрим каждую из перечисленных функций.
Планирование. Плановые решения являются результатом подготовки программ, а сам процесс разработки бюджета становится этапом уточнения этих планов. Это детализированный вид планирования, который позволяет наиболее точно оценить разделение основных операций по всем подразделениям предприятия.17
Координация и связь. Для эффективной деятельности на рынке предприятию необходимо обеспечить слаженное взаимодействие всех его структурных подразделений. Составление бюджетов позволяет скоординировать действия всех подразделений на достижение поставленной цели в виде определенного набора количественных показателей. Количество планируемой для выпуска продукции увязывается с объемами закупок, реализация направлена на максимальное обеспечение сбыта произведенной продукции и т.д. Планы, которые спускает руководство компании не будут выполняться, пока все участники процесса не поймут их важность, а бюджет позволяет на основе количественных показателей донести необходимую информацию до всех.
Стимулирование. Стимулирующая функция бюджета проявляется посредством участия всех менеджеров и руководителей подразделений в разработке ключевых показателей, которые отражают цели организации в целом.18
Контроль. Бюджет – это свод тех показателей, которых должно достигнуть предприятие. Если бюджет проработан тщательно, то он является самым лучшим стандартом для сравнения полученных фактически результатов с теми, что были запланированы изначально. На основе анализа отклонений можно выявить недостатки в организации производственного процесса, выявить новые возможности развития организации, выделить проблемные области и внести корректировки в их деятельность.19
Оценка. Сравнение плановых и фактических показателей производится периодически и позволяет оценить деятельность каждого подразделения. Данная оценка является одним из важнейших ориентиров для руководителей центров ответственности.
Обучение. Бюджет можно рассматривать и как средство обучения менеджеров. Составление бюджета позволяет в деталях рассмотреть деятельность подразделения и его взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.
Таким образом, механизм бюджетирования является эффективным инструментом, который позволяет обеспечить экономию денежных средств, повысить оперативность принятия решений, снизить расходы, повысить прибыльность компании.
Во-первых, это возможность достаточно точно оценить объем и структуру затрат по каждому подразделению, уточнить размер прибыли. Во-вторых, разработка бюджетов самими подразделениями позволяет получить определенную степень свободы и самостоятельности, что позволяет мотивировать работников. В-третьих, применение бюджетов позволяет уменьшить расход рабочего времени экономических служб. В-четвертых, в рамках режима экономии, бюджетирование позволяет выявить резервы недополучения прибыли и проблемные места возникновения дополнительных затрат.
Чтобы система бюджетирования предприятия максимально эффективно реализовывала свои функции, необходимо обеспечить выполнение ряда условий, представленных на рис. 1.5.
Рис. 1.5 – Условия эффективности системы бюджетирования20
Как видно из приведенного выше рисунка, в первую очередь, необходимо обеспечить наличие соответствующей методологической и методической базы для реализации процесса бюджетирования. Менеджеры и работники, связанные с финансовой службой должны обладать необходимой компетенцией в решении вопросов бюджетирования и владеть методикой его реализации.
Процесс бюджетирования предполагает управление предприятием на основе разрабатываемых бюджетов, которые в количественном выражении позволяют оценить положение предприятия. Но для составления планов и бюджетов необходимо первичная количественная информация о финансовых потоках, производственных операциях, движении товара и продукции и т.д. Другими словами, на предприятии должна действовать отлаженная система управленческого учета, контроля и анализа, что является необходимой компонентой бюджетирования. Управленческий учет выступает в качестве основы бюджетного процесса на предприятии.
Третья составляющая – наличие организационной структуры, посредством которой реализуется процесс бюджетирования. Организационная структура включает в себя:
Количество и функции служб управления, которые непосредственно отвечают за разработку, контроль и анализ бюджета;
Совокупность структурных подразделений, которые являются объектом бюджетного процесса и выступают основными центрами затрат или прибыли.
Система управления бюджетированием представляет собой регламент взаимодействия отдельных служб, которые закреплены в соответствующих внутренних документах: положениях, инструкциях и т.д. исходя из того, что бюджетный процесс является непрерывным, все подразделения и службы должны своевременно получать необходимую информацию. В то же время, они должны своевременно предоставлять информацию для других подразделений в рамках своих полномочий и обязанностей.
Руководство предприятия обязано своевременно предоставлять задания и коррективы в бюджетный процесс, что обеспечит его эффективность. Основная составляющая регламента бюджетирования – внутренний документооборот предприятия.
Четвертая необходимая составляющая – наличие автоматизированной системы, которая позволит обработать большие массивы информации. Разработка бюджетов и проведение расчетов вручную способствуют усложнению процесса и повышению вероятности ошибок. Автоматизация процесса способствует его оптимизации и повышению эффективности. Программно-технические средства, используемые структурами предприятия, задействованными в бюджетном процессе, составляют программно-технический блок системы бюджетирования.21
Все описанные выше компоненты бюджетного процесса тесно связаны между собой и представляют собой инфраструктуру бюджетирования (рис. 1.6.).
Рис. 1.6 – Инфраструктура бюджетного процесса
Внутренний документооборот находится на стыке учетного и организационного блоков, так как, с одной стороны, он охватывает совокупность информационных потоков, напрямую определяемых действующей системой управленческого учета, с другой же стороны, он жестко закреплен внутренним регламентом в виде ряда внутренних нормативных актов, а это уже является частью системы управления.
Бюджетирование выступает одним из эффективных способов финансового планирования. Именно бюджетирование позволяет обеспечить ту платформу, которая определяет эффективность всего процесса финансового управления предприятием.
Более наглядно взаимосвязь финансового управления и бюджетирования представлена на рис. 1.7.
Рис. 1.7 – Бюджетирование в системе финансового управления предприятием22
Как видно из представленного выше рисунка, бюджетирование выступает одним из инструментов финансового планирования, на основе которого реализуется финансовое управление предприятием. Тем не менее, следует отметить, что бюджетирование пронизывает все стадии управления предприятием.