4.2. Табличный процессор ms Excel. Анализ данных с помощью сводных таблиц.
Электронные таблицы могут содержать большие группы данных, которые требуют некоторого обобщения и анализа. Для этих целей применяются сводные таблицы, которые позволяют обобщить данные и просмотреть срезы данных по некоторым категориям: по товарным группам, по наименованиям товаров, по поставщикам, по датам, по потребителям, по Ф. И. О., по производителям и т. п.
Большие группы данных, обобщенные по некоторым критериям и преобразованные в удобный для просмотра и анализа табличный вид, называют сводной таблицей. Начальными данными для сводных таблиц могут быть как группы ячеек Excel, так и другие сводные таблицы и базы данных из других файлов. На основе сводных таблиц легко строятся диаграммы. При смене начальных данных, сводные таблицы и соответствующие диаграммы не обновляются. В самой сводной таблице нельзя менять (вводить) данные.
Задание 1. Подготовьте начальные данные для построения сводной таблицы, или загрузите готовый файл общие_сводные.xls. Создайте сводную таблицу объема продаж по товарам и регионам (используя мастер сводных таблиц).
В таблице приведены данные об объемах продажи телевизоров разных производителей по регионам за три месяца 2012 года.
Внимание!!! Все столбцы имеют заголовки - наименования, которые активно будут использоваться в сводной таблице. Заголовки таблицы не должны содержать объединенных ячеек. При наборе этой таблицы активно пользуйтесь буфером обмена для копирования идентичных названий товаров, регионов, периодов.
Методические указания.
1. Выберите пункт меню Данные – Сводная таблица…. Будет запущен мастер.
2. На первом шаге запрашивается начало данных для сводной таблицы - выберите переключатель в списке или базе данных Microsoft Excel и нажмите кнопку Далее>.
3. На второму шаге выделите диапазон ячеек A2:D29. Нажмите Далее>.
Внимание!!! При выделении диапазона, захватываем заголовок таблицы, а нижнюю строку с итогами не берем.
4. На третьем шаге, непосредственно создается сводная таблица - на макет, показанный на рис. 1, перетягиваем заголовки таблицы в нужны области. ОК.
Рисунок 1. Макет для создания сводных таблиц
Внимание!!! Если необходимо выбрать операцию для вычисляемого поля, щелкните на нем дважды. Откроется диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы. Выберите нужную операцию (рис.2).
Рис.2. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы.
Внимание!!! Можно перетягивать кнопки (названий столбцов) как на макет, так и с макета на Панель инструментов Сводная таблица. Таким образом, сводная таблица всегда может быть реорганизована. Поля со списками в сводной таблице позволяют получать срезы данных.
На третьем шаге выбираем местоположение таблицы.
Сводная таблица может иметь вид, как на рис. 3. По всей видимости, в ней столбец Объем продажи подсчитан и обобщен по столбцам Регион и Товар по всем месяцам. Поля Период, Регионы и Товары есть списки, которые позволяют выбирать и просматривать срезы данных по некоторым критериям. В поле Сумма по полю Объем продажи можно задавать другие операции.
Рисунок
3. - Сводная таблица по товарам и регионам.
Готовая сводная таблица легко реорганизуется простым перетягиванием названий столбцов. Например, поля Период и Регион можно поменять местами и т.п.
Задание 2. Проанализируйте срезы данных по месяцам, раскрыв поле со списком Период. Рассмотрите основные кнопки: панели инструментов Сводная таблица.
Вместе со сводной таблицей на экран выводится Панель инструментов Сводная таблица. Рассмотрим ее основные кнопки:
Формат отчета позволяет добавить сводной таблице "презентабельный" для печати вид;
Мастер диаграмм позволяет автоматически построить диаграмму по сводной таблице;
Отобразить детали позволяет детализировать сводную таблицу по некоторому параметру. Например, выделите поле Товар, нажмите кнопку, дальше в отдельном окне Показать детали выберите Период и нажмите ОК - товары будут детализированы по всем периодам;
Отключить детали отменяет детализацию;
Восстановить данные позволяет восстановить обобщенные данные в сводной таблице в случае изменения начальных данных. Измените числовые данные в столбце Объемы продаж начальной таблицы. В сводной таблице и на диаграмме изменения состоятся только после обновления данных, то есть нажатие кнопки;
Параметры поля позволяет установить обобщенную операцию по выбранному полю. Например, выделите на сводной таблице поле Сумма по полю Объем продаж и щелкните по кнопке. В окне, которое появилось, вместо операции Сумма задайте операцию Минимум (или другую). Нажмите ОК, проанализируйте результат, а потом отмените результат кнопкой.
Задание 3. Для полученной сводной таблицы постройте объемную диаграмму.