5. Установка фиксированного набора значений для полей.
Заключительным этапом создания таблиц баз данных является задание для некоторых полей набора фиксированных значений. Это используется для того, чтобы ускорить заполнение данных, а также для дополнительного контроля вводимых значений.
Рассмотрим создание списка фиксированных значений на примере поля Должность в таблице Сотрудник
Для настройки списка необходимо:
- открыть таблицу Сотрудник в режиме Конструктор (для этого в контекстном меню таблицы выбрать пункт Конструктор)
- выделить требуемое поле Должность
- в колонке свойств открыть список Тип данных и выбрать Мастер подстановок... .
- В окне Создание подстановки выбрать режим –Будет введен фиксированный набор значений, нажать кнопку Далее.
- В следующем окне в Столбец 1 последовательно в строки столбца ввести все возможные должности. Нажать кнопку Далее,
затем кнопку Готово. После этого надо сохранить и закрыть таблицу Сотрудник.
6.Создание связей между таблицами
Связи между таблицами в реляционных БД обеспечивают ссылочную целостность, т.е. обеспечивают дополнительный контроль ввода данных. Значения в ссылающемся поле подчиненной таблицы должны однозначно указывать на конкретную запись главной таблицы (точнее на значение в поле первичного ключа этой таблицы). В рассматриваемом примере подчиненной является таблица Сотрудник, а главной – таблица Отдел. Ссылающееся поле - КодОтд. У каждого сотрудника в поле КодОтд можно указать только значение кода отдела, совпадающее со значением одной из записей первичного ключа в таблице Отдел. Между такими таблицами в БД необходимо установить связь.
Для установки связи необходимо выполнить следующие действия:
Закрыть все таблицы.
На ленточной панели инструментов выбрать вкладку Работа с базами данных и в группе Показать или скрыть щелкнуть кнопку Схема данных.
В окне Добавления таблицы необходимо выбрать нужные таблицы (можно выделить несколько таблиц, удерживая клавишу Ctrl) и нажать кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.
Выбранные таблицы отобразятся в окне Схема данных.
Для установки связи необходимо навести курсор мыши на имя ключевого поля в главной таблицы (поле КодОтд в таблице Отдел), нажать левую клавишу мыши и удерживая ее провести указатель к полю связи подчиненной таблицы (поле КодОтд в таблице Сотрудник). Откроется окно Изменение связи.
Следует включить флаг Обеспечение целостности данных для осуществления контроля вводимых данных в поле связи. Будет контролироваться, чтобы у сотрудника вводился только существующий код отдела.
При нажатии в окне Изменение связей кнопки Объединение можно определить тип соединения таблиц:
Следуя общепринятой терминологии баз данных:
- Первый переключатель задает внутреннее соединение
- Второй переключатель задает внешнее левое соединение для таблицы Отдел (строка таблицы Отдел будет отображаться, даже если с ней не связана ни одна из записей таблицы Сотрудник)
- Третий переключатель задает внешнее левое соединение для таблицы Сотрудники
В окне определения связи в завершение необходимо нажать кнопку Создать. Созданная связь отобразится на схеме данных
Для выполнения корректировки некоторой связи необходимо дважды щелкнуть по этой связи или в контекстном меню на линии связи выбрать пункт Изменить связь, а для ее удаления в контекстном меню выбрать пункт Удалить.
