Создание бд и таблиц в ms Access 2007
1.Создание новой пустой бд
1. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access щелкните мышью пиктограмму Новая база данных. Справа появится боковая панель Новая база данных (рис. 1).
2. Введите имя файла.
Программа Access хранит всю информацию о БД в одном файле с расширением «accdb» (что означает БД Access). Желательно заменить имя, которое Access выбирает автоматически (например, Databasel.accdb). Вместо него выберите, например, краткое название задачи индивидуального задания.
Рис. 1- Окно Новая БД
3. Выберите папку.
База данных стандартно размещается в папке
C:\Documents and Settings\ИмяУчетЗаписи\My Documents.
Вы можете изменить имя файла, щелкнув кнопкой мыши в поле Имя файла, и в открывшемся диалоговом окне выбрать другую папку для размещения, щелкнув кнопкой мыши пиктограмму папки (рис.2).
Рис. 2. Диалоговое окно Файл новой базы данных
Щелкните мышью кнопку Создать в правом нижнем углу окна Access. Программа создаст файл БД и затем выведет на экран лист данных, на котором вы сможете создать свою первую таблицу БД (рис.3).
Лента
Область переходов
Рабочая область
Рис. 3. Основное окно программы
Как только вы создаете или открываете БД, окно Access немного меняется. В верхней части экрана появляется панель инструментов (лента), а слева - область переходов (navigation pane).
2. Добавление таблиц
В окне БД откройте созданную вами базу данных в Access. Щелкните по вкладке Создание. Щелкните кнопку Конструктор таблиц, чтобы запустить создание новой таблицы в режиме Конструктора. (см. рис. 4).
Рис.4 Переход в режим добавления таблиц
На экране появится пустая форма Конструктора таблиц (см. рис. 5).
Рис. 5 Окно конструктора таблиц
В колонке Имя поля вводятся имена атрибутов.
В колонке Тип данных задается тип значений, которые можно сохранять в этом поле.
Для установки ключевого поля необходимо, находясь в поле на панели инструментов во вкладке конструктор, нажать кнопку Ключевое поле.
В колонке Описание можно ввести комментарий к полю (поясняющий текст)
После задания всех полей необходимо сохранить таблицу. Для этого на панели быстрого пуска нажать кнопку Сохранить (рис. 6). В окне сохранения (рис.7) в поле Имя таблицы ввести название таблицы и нажать кнопку ОК.
Рис.6 Сохранение таблицы
Рис.7 Окно сохранения таблицы
Пример. Создадим в БД таблицы Сотрудник и Отдел:
Таблица «Сотрудник», содержит 7 полей, наименование полей и их тип:
ТабНом – Текстовое;
НомПасп – Текстовое;
Фамилия – Текстовое;
Имя – Текстовое;
Отчество – Текстовое;
Должность – Текстовое;
Оклад - Числовое
ДатаРожд –Дата/время;
КодОтд – Числовой.
Установить поле ТабНом – ключевым
Таблица «Отдел», содержит 3 поля, наименование полей и их тип:
КодОтд – Счетчик;
НаимОтд – Текстовый;
Телефон – Текстовый;
Установить поле КодОтд – ключевым
3.Изменение структуры таблицы.
В процессе использования БД может возникнуть необходимость изменения структуры таблицы. Изменение структуры может включать следующие операции:
- добавить новую колонку,
- изменить свойства существующей колонки
- удалить существующую колонку
Для изменения структуры необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор. Далее последовательность действий зависит от требуемых изменений. Например, для добавления колонки ДатаЗачисления в таблицу Сотрудник необходимо:
- Установить курсор на поле КодОтд:
- На вкладке Конструктор в разделе Сервис нажать кн. Добавить строки (или клав. Insert).
- Добавить поле ДатаЗачисления с типом данных Дата/Время. Сохранить таблицу.