Учет расчетов с подотчетными лицами
В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость выдачи и кассы наличности работникам предприятия под отчет на хозяйственные расходы и служебные командировки. В этом случае возникают расчетные отношения с подотчетными лицами.
Под отчет выдаются наличные на операционные, хозяйственные расходы и расходы, связанные с командировками, на установленные сроки и цель.
Нормативными документами о служебных командировках и возмещении расходов являются:
ТК РФ
НК РФ
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
остановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"»
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки (утв. постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107)
Основные понятия по учету расчетов с подотчетными лицами раскрыты в таблице 5.
Таблица 5
Основные понятия по учету расчетов с подотчетными лицами
Термин |
Определение термина |
Подотчетные лица |
|
Служебная командировка |
|
День выезда в командировку |
|
День прибытия из командировки |
|
Командировочное удостоверение |
|
Авансовый отчет |
|
Срок командировки устанавливается руководителем, фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Максимальный срок командировки на территории Российской Федерации не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней - при командировке за границу. Для лиц, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.
Суточные, выплаченные в соответствии с локальными нормативными актами организации, учитываются в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль в полном объеме (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/41 от 06.02.2009 г.
При этом при исчислении налога на доходы физических лиц в налогооблагаемый доход работника не включаются суточные в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и в пределах 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п.3 ст. 217 НК РФ).
Основные требования к организации расчетов с подотчетными лицами по командировкам изображены на рис.3
Рис.3
Требования к организации расчетов с подотчетными лицами по командировкам
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:
_______________________________________________;
_______________________________________________;
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________;
________________________________________________________________________.
В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездных билетов, квитанций об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т. п.).
Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами представлено на рис.4.