12 Сурет. Конструктор режимінде көрінген есеп құрылымы

1. тақырып енгізілген төртбұрышты рамканы таңдап, Del пернесін басу. Тақырып оны қоршаған төртбұрышпен бірге алынып тасталады;

2. элементтер панелінің Аа батырмасын пайдаланып, облыста тік төртбұрыш сызу. Оның ішіне курсор орналастырылып қойылады;

3. пернетақтадан тақырыпты теріп, Еnter пернесін басу.

4. Жоғарғы колонтитулға енгізілген басқару элементтері – өріс атаулары, деректер облысына енгізілетіндер — олардың қолтаңбалары. Олар сәйкес түрде бір баған бойында және тік төртбұрыштар ішінде жазулы. Қолтаңбада - басқару элементі. Принтерде басып шығу кезінде оларға кестеден деректер мәндері беріледі. Басқару элементі енгізілген төртбұрышты таңдау, өлшемін өзгерту, жылжыту әдістері жоғарыда баяндалған форманы қолдан құру әдістерімен бірдей.

5. Редакциялау жұмыстарынан соң Сыртқы түр — Алдын ала көріп шығу командасын беріп, есептің экранда орналасу форматын көріп шығу және ESC пернесін басып, конструктор режимі терезесін экранға қайта шығару.

6. Есеп форматы ұнамаса, оны қайта редакциялау.

7. Терезенің Жабу батырмасын шерту. Есеп макетінің не құрылымының өзгертілгенін растау сұралатын сұхбаттық терезе көрінеді. Оның Иә батырмасын шерту. Есепке Access тағайындаған атау жазылған терезе көрінеді. Қажет болса, оған жаңа атау беру.

Төменгі колонтитул облысына программа алғашқы рет Now() функциясы мен Page жүйелік айнымалысын пайдаланып жазылған өрнектер енгізіп қояды. Now (Қазір) функциясы ағымдық датаны, Page (бет) айнымалысы ағымдық бет нөмірін шығарады. Тырнақша ішінде жазылғандар — литералдар (әріптер), & — біріктіру (конкатенация) операторы.

Ескертпе бөлімі қосымша мәліметтер енгізу үшін пайдаланылады.

Басқа тәсілдер арқылы құрылған есептің элементтерін конструктор режимі арқылы реттеп орналастыру тәсілі де жоғарыдағы сияқты.

Диаграмма құру

Кестенің сандық өріс мәндерін көрнекі түрде салыстыру үшін оларды диаграмма түрінде көрсеткен дұрыс. Диаграмма құру төрт қадамдық сұхбаттық терезесі бар Диаграмма шебері программасы арқылы орындалады.. Диаграмма құру жолы:

1. ДҚ терезесінде Есептер – Құру командасын беріп, Жаңа есеп терезесін ашу.

2. Терезенің Диаграмма шебері қатарын және тізімнен керекті кесте атауын тандап, ОК батырмасын шерту. Шебер іске қосылады.

3. Бірінші қадам терезесінде көрінген өріс атауларының қажеттілерін Диаграмма өрістері панеліне көшіру.

4. Екінші қадам терезесінде диаграмманың 20 типі көрсетілген. Олардың қажеттісін таңдау.

5. Үшінші қадам терезесінде диаграмманың үлгісі көрсетілген. Керекті батырмаларды Үлгі облысына, терезенің оң жағында көрінген өpic атауларын диаграммада жаңадан көрінген сәйкес Данные, Оси өрістерінің үстіне жылжытып әкелу. Егер көлденең осьте атауларды, тік осьте сандық мәндерді орналастырғыңыз келсе, өзгерістер енгізудің қажеті де жоқ.

6. Төртінші қадам терезесінде, қажет болса, диаграммаға атау енгізу. Ол салынған диаграмманың үстіне ірі әріптермен тақырып ретінде жазылып қойылады.

Құрылған диаграмманың кейбір бағандары көзге түсерліктей көрінбеуі де мүмкін. Бұл кезде диаграмманы төмендегі түрде редакциялап шығуға болады:

1. Кестенің қажетті өрістерін буферге көшіру.

2. Диаграмманы конструктор режимінде ашып, көрінген үлгісін екі рет шерту. Microsoft Graph қосымша программасы іске қосылып, Access тағайындаған кесте және әрбір элементі объект болатын диаграмма терезесі көрінеді.

3. Кестенің алғашқы өрістеріне буферге енгізілген өрістерді кірістіріп (қолдан енгізуге де болады), қалған өрістерін өшіру.

4. Диаграмма терезесін таңдап, мүмкіндігінше үлкейту.

5. Диаграмманың құрылу облысын таңдап, оны да терезе ішінде мүмкіндігінше үлкейту. Легенда қажет емес, оны алып тастау.

6. Қажет болса, диаграмма тақырыбын өзгерту және диаграмма мен оның астына жазылған өріс мәндерін редакциялау (шрифтін кішірейту және оларды көлбеу орналастыру). Мәндерді редакциялау үшін осьтің бірін екі рет шерту. Ось форматы сұхбаттық терезесі көрінеді. Редакциялауды терезенің Шрифтер және Туралау қондырмалары арқылы орындау қиын емес.

Диаграмма түрін өзгерту үшін диаграмманы екі рет шерту керек. Көрінген Деректер қатары форматы терезесінен оның жиек сызық-тарын, диаграмма бағанының боялу түсін, қалыңдығын және баған-дардың аралықтар қашықтығын орнатуға болады.

7. Деректер мәзірін ашып, оның Қатарлар бағандар құрайды қатарын ерекшелеу (диаграмманың бір бағанын шертуге де болады).

8. Файл — Шығу және диаграммага қайту командасын беру. Graph жұмысын аяқтап, Конструктор терезесі қайта көрінеді. Терезеде диаграмма толық көрінетіндей түрде деректер облысын кеңейтіп қойған жөн.

9. Конструктор терезесін жабу.

Деректерді басып шығару

Есепті басып шығару үшін орындалуы мүмкін әрекеттер:

1. ДҚ терезесін ашып, басылып шығарылатын есеп атауын таңдау.

2. Файл – Бет параметрлері командасын беру. Стандартты параметрлер орнатылған Бет параметрлері сұхбаттық терезесі көрінеді. Параметрлерді езгерту тәсілі Word-тағы сияқты:

1. Өрістер қондырмасын ашып, қағаз бетінің жиек өрісі өлшемдерін енгізу;

2. Бет қондырмасынан қағаз нұсқасы мен өлшемін таңдау;

3. Бағандар қондырмасында бағандар санын, бағандар мен жол аралықтарын, баған ені мен биіктігін орнату;

4. ОК батырмасын шерту.

   3. Файл — Алдын ала көріп шығу командасын беру.

Объект қандай түрде басылып шығатын болса, көріп шығу терезесінде соңдай түрде көрінеді.

Көріп шығу терезесінің өз аспаптар панелі бар. Терезе ашылғанда панель де орнатылып қойылады. Оның батырмаларының қызметі: объек-тінің экрандағы көрінісін кішірейту не үлкейту; пайыз бойынша масштабтау (75%, 150%, 200%, ...); экранға бірден бір не екі бет шығару; терезені жабу, т.б.

3. Көріп шығу терезесін жабу (ESC пернесін басу не аспаптар панелінің Жабу батырмасын шерту). Экранда көрінген объект көрінісі ұнамаса, есеп құрылымын конструктор режимі арқылы редакциялауға болады.

4. Аспаптар панелінің Басып шығару батырмасын шерту не Файл – Басып шығару командасын беру. Аттас сұхбаттық терезе көрінеді.

5. Терезеден қажетті параметрлерді таңдап, ОК батырмасын шерту. Осы әдіс бойынша сұранысты не форманы басып шығаруда мүмкін.

Кесте мен сұраныс үшін параметрлер арасынан қажетті өлшемдерді енгізу жеткілікті.